Công việc sẽ trở nên hiệu quả gấp trăm lần nếu kế toán viên biết cách tận dụng tối đa Excel – một công cụ đắc lực giúp xử lý các tập dữ liệu phức tạp và lượng thông tin khổng lồ cho khách hàng và đồng nghiệp. Cho dù bạn vững chắc các hàm cơ bản trong Excel, nhưng cũng chỉ có thể dùng 10% những gì Excel cung cấp thôi. Trong bài viết này, UniTrain sẽ giới thiệu 10 phím tắt Excel cực đỉnh khiến dân kế toán trở nên ngỡ ngàng với các tính năng trong công cụ này.
Sao chép định dạng bằng tính năng Painter
Phím tắt: F4
Với thao tác thủ công, nhân sự phải tốn thòi gian để định dạng 3 – 4 bước rườm rà. Nhưng nhân sự hiện đại có thể dùng phím tắt F4 để thực hiện tính năng Format Painter – sao chép định dạng của bất kỳ ô nào.
Chỉnh sửa ô bằng phím tắt Excel
Phím tắt: F2 hoặc Control + U (dành cho thiết bị Mac)
Nhân sự mệt mỏi với việc nhấp đúp vào một ô để thực hiện chỉnh sửa, bởi thường dẫn đến nhập toàn bộ ô thay vì thực hiện chỉnh sửa như mong muốn. Do đó, hãy dùng F2 hoặc Control + U để giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn.
Chọn hàng và cột
Phím tắt:
– Chọn hàng: Shift + Spacebar
– Chọn cột: Ctrl + Spacebar
Từ nay, sử dụng 2 phím tắt chọn hàng và cột tiết kiệm hàng giờ quý báu, thay vì dùng menu thả xuống trong Excel.
Dán giá trị
Phím tắt: Crtl + Alt + V (dành cho PC) hoặc Control + Option + V (dành cho Mac)
Tính năng Paste Values cho phép người dùng xóa bỏ công thức nhưng vẫn lưu giữ lại kết quả. Để thực hiện thao tác này, dùng Ctrl + Alt + V hoặc Control + Option + V.
Định dạng đơn vị tiền tệ
Phím tắt: Ctrl + $ (Shift + 4)
Có rất nhiều phím tắt định dạng hữu ích để thao tác, nhưng nếu bạn đang giải quyết vấn đề tiền bạc, Ctrl + $ là sự lựa chọn tốt nhất.
Chuyển từ Tab này sang Tab khác
Phím tắt: Ctrl + Tab (dành cho PC) hoặc Option + Tab (dành cho MAC)
Khi mở nhiều tập dữ liệu cùng một lúc, thay vì dùng chuột để chuyển đổi từng làm tốn thời gian và công sức thì phím tắt Ctrl + Tab sẽ giúp bạn chuyển đổi tab nhanh chóng trong sổ làm việc.
Chèn công thức tự động
Phím tắt: Alt + = (dành cho PC) hoặc Command + Shift + T (dành cho MAC)
Đây là một tính năng khá cơ bản nhưng không phải ai cũng biết. Công thức AutoSum có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách dùng phím tắt Alt + = hoặc Command + Shift + T.
Dùng hàm COUNTIF
Hàm COUNTIF có thể giúp đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí cụ thể. Trong biểu mẫu đơn giản nhất, hàm COUNTIF cho biết:
=COUNTIF(Bạn muốn tìm ở đâu?, Bạn muốn tìm giá trị nào?)
Ví dụ: Giả sử, bạn muốn biết tần suất tổng doanh thu hàng ngày của công ty vượt quá 5.000 đô la. Nếu bạn có danh sách các ngày trong cột A và tổng số trong cột B, thì công thức sẽ là:
= COUNTIF (B1: B31, “> 5000”).
Chèn dòng ngắt trong ô
Phím tắt: Alt + Enter (dành cho PC) hoặc Option + Enter (dành cho MAC)
Khi trình bày dữ liệu với sếp hay đồng nghiệp, cũng đòi hỏi nhân sự phải thể hiện dữ liệu rõ ràng. Do đó, sử dụng chức năng như chèn dấu ngắt dòng trong ô để tạo không gian cho dữ liệu dễ nhìn và thu hút người đọc hơn.
Gắn kết giữa công thức và giá trị
Phím tắt: CTRL + ~
Bạn sẽ không còn phải căng mắt để tìm lỗi sai trong công thức nữa, vì từ nay đã có phím tắt Ctrl + ~ giúp bạn làm điều đó rồi.
Xem thêm
Combo khóa học Excel for Professionals
Tổng hợp các hàm Excel thường dùng nhất