Việc lựa chọn một công cụ BI thích hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể rất khó khăn và tốn thời gian. Để tránh những hạn chế như vậy, chúng tôi đã nêu ra một số điểm quan trọng cần xem xét khi quyết định công cụ BI phù hợp.
Các trường hợp sử dụng BI
Trước khi chọn một công cụ BI, hãy tự hỏi bản thân một số câu hỏi quan trọng như, bạn đang xem những báo cáo chính nào?
- – Bạn có yêu cầu mức độ cao, hình thức, hoặc trích xuất dữ liệu toàn diện hay cả hai?
- – Báo cáo của bạn là bản tóm tắt phức tạp hay đơn giản?
- – Một số tính năng bạn yêu cầu là gì: báo cáo email hàng ngày, cảnh báo qua email, trang tổng quan được nhúng, tự phục vụ, bảng tổng hợp?
Dưới đây là một số tính năng phổ biến hiện có trên thị trường. Kiểm tra xem có bất kỳ tính năng nào trong số này phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn không:
- – Trực quan hóa dữ liệu:
- – Lọc & xem chi tiết: khả năng lọc báo cáo theo giá trị tùy chỉnh khác nhau hoặc đi sâu vào báo cáo chi tiết từ báo cáo cấp cao
- – Bảng tổng hợp: khả năng tạo báo cáo từ danh sách các thứ nguyên và chỉ số
- – Email theo lịch trình: khả năng lập lịch báo cáo và gửi báo cáo qua email cho một nhóm người nhận. Hữu ích cho việc gửi email trạng thái hàng ngày cho ban quản lý.
- – Thông báo qua email: khả năng gửi cảnh báo qua email, sự cố hoặc tin nhắn khi có những thay đổi đột ngột hoặc hành vi không bình thường trong dữ liệu của bạn (ví dụ: doanh số hàng ngày đã giảm 20%).
Một số nhà cung cấp có thể tốt hơn những nhà cung cấp khác ở một số khía cạnh. Ví dụ Tableau là hình ảnh trực quan hàng đầu trong ngành, trong khi Holistics là công cụ tuyệt vời cho dữ liệu hoạt động ở cấp độ chi tiết.
Email được lên lịch là một tính năng quan trọng, đặc biệt khi một số người dùng doanh nghiệp thích nhận dữ liệu của họ hàng ngày thay vì phải đăng nhập vào một hệ thống khác.
Cửa hàng dữ liệu & Quyền sở hữu dữ liệu
Bạn đã có cơ sở dữ liệu cho mục đích báo cáo hoặc nhập kho chưa, hay bạn muốn phần mềm làm việc đó cho bạn?
Một số công cụ BI tải dữ liệu cơ sở dữ liệu hiện có của bạn vào phần mềm của họ và tạo báo cáo từ đó, do đó, điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập cơ sở hạ tầng dữ liệu của riêng mình.
Điều này hoạt động tốt nếu dữ liệu của bạn nhỏ và bị phân mảnh. Nhưng khi dữ liệu của bạn không ngừng tăng lên, chi phí phát sinh cũng sẽ tăng theo. Vì dữ liệu của bạn được lưu trữ trong công cụ BI, do đó bạn bị giới hạn chức năng do công cụ cung cấp.
Những điều trên có ý nghĩa từ nhiều năm trước khi kho dữ liệu tốn kém để thiết lập (một giấy phép kho dữ liệu có thể lên tới $ 100k/ ăm cho mỗi lõi). Nhưng theo thời gian, chi phí xây dựng kho dữ liệu này đã giảm xuống khi có sự xuất hiện của Amazon Redshift, Google BigQuery hay hệ sinh thái Hadoop. Các công ty cũng đang thiết lập cơ sở hạ tầng dữ liệu của riêng họ khi họ phát triển.
Di chuyển đến kho dữ liệu của riêng bạn có những lợi ích của nó. Bạn không còn cam kết với một nhà cung cấp BI cụ thể nữa và bạn có thể thiết lập nhiều công cụ khác nhau cùng lúc để phù hợp với nhu cầu của mình (xem điểm 1 ở trên). Nhà khoa học dữ liệu của bạn cũng có thể viết mã trực tiếp vào kho dữ liệu của bạn để xây dựng mô hình.
Bảng so sánh 2 cách tiếp cận khác nhau:
| Công cụ BI tải dữ liệu của bạn vào hệ thống của họ | Công cụ BI hoạt động với DB của bạn |
| Thiết lập nhanh hơn, không yêu cầu cơ sở hạ tầng từ phía khách hàng
Thường mang lại hiệu suất vượt trội (vì nhà cung cấp sẽ tối ưu hóa dữ liệu được tải) Chi phí cao khi dữ liệu của khách hàng tăng lên Ví dụ: Klipfolio, Sisense, IBM Cognos |
Mất nhiều thời gian hơn để khách hàng thiết lập cơ sở hạ tầng dữ liệu, phù hợp với khách hàng đang phát triển
khách hàng kiểm soát nhiều hơn nhu cầu dữ liệu của họ Riêng biệt báo cáo dữ liệu với xử lý dữ liệu Ví dụ: Holistics, Redash, Chartio |
Quy trình tạo báo cáo
Ai sẽ là người chuẩn bị các báo cáo này? Họ có khả năng kỹ thuật (tức là có thể viết macro Excel/truy vấn SQL) hay không kỹ thuật (tức là thích giao diện kéo và thả hơn)?
Một số người dùng thích giao diện kéo và thả để tạo báo cáo. Đây là cách nhanh chóng và thuận tiện, đặc biệt là khi dữ liệu của bạn được trích xuất và định dạng đúng cách. Tuy nhiên, nó sẽ trở nên khó khăn khi dữ liệu của bạn không sạch, và không được định dạng đúng.
Đây là lý do tại sao một số người dùng kỹ thuật khác thích cách chuẩn bị báo cáo chi tiết hơn, nơi họ có thể viết truy vấn SQL để trích xuất dữ liệu.
SQL là ngôn ngữ thực tế khi nói đến làm việc với dữ liệu. Với máy chủ SQL, bạn có thể xuất báo cáo ở bất kỳ định dạng nào và từ đó, bạn có thể làm những gì bạn muốn với nó (bảng tổng hợp, phân tích biểu đồ, v.v.).
Những người dùng kỹ thuật khác thích kiểm soát nhiều hơn dữ liệu mà họ trích xuất.
Bảng so sánh giữa người dùng kỹ thuật và người dùng không kỹ thuật:
| Sở thích người dùng kỹ thuật | Sở thích người dùng không kỹ thuật |
| Advances SQL Editor – cho phép người dùng định dạng SQL, trình theo dõi lịch sử truy vấn và có khả năng kiểm soát tốt hơn
kết nối với nguồn dữ liệu của bạn từ các tệp CSV khác nhau hoặc kho dữ liệu khác Bảo mật và bảo vệ dữ liệu: Sử dụng SSH để tạo một đường hầm an toàn cho phép bạn kiểm soát toàn bộ quyền truy cập đối với dữ liệu quý giá của mình |
Giao diện kéo thả: dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi
Bộ lọc và xem chi tiết – chia nhỏ, tìm hiểu sâu hơn hoặc lọc các bộ dữ liệu cụ thể, để tìm chính xác thông tin bạn đang xem chia sẻ báo cáo trong nhóm của bạn – chia sẻ báo cáo bằng email / slack hoặc thậm chí tin nhắn trong vòng vài cú nhấp chuột |
Nguồn: Holistics
Xem thêm