Email có thể là một phương pháp truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp và thể hiện dấu ấn phong cách làm việc cá nhân. Nhưng điều này chỉ đúng khi người ta thực sự đọc và phản hồi những thông điệp đó.
Nếu tiếp cận qua email là một phần quan trọng trong công việc của bạn, bạn biết rằng nhận được phản hồi (hoặc không) có thể có tác động đáng kể đến năng suất và lợi nhuận của bạn. Dưới đây là 5 cách để mọi người phản hồi email của bạn hiệu quả nhất:
1. Viết email ngắn hơn:
Gửi email dài – thậm chí viết tốt vẫn có thể làm giảm cơ hội nhận được câu trả lời.
Có hai lý do chính: Hoặc người nhận không có thời gian hoặc mong muốn đọc qua một email dài; hoặc người đó cảm thấy khó khăn để phản hồi email phù hợp với email quá dài và tỉ mỉ như vậy.
Trong một nghiên cứu, các nhà nghiên cứu thuộc Đại học Boston và MIT đã kết luận rằng các email ngắn hơn thực sự làm tăng thời gian phản hồi cũng như năng suất lao động. Họ cho rằng “người gửi các tin nhắn ngắn, tập trung nhận được phản ứng nhanh hơn, rõ ràng hơn so với người dùng gửi tin nhắn dài.”
2. Tìm hiểu thời gian người khác thường mở mail:
Để nhận được phản hồi, trước tiên hãy đảm bảo rằng người nhận của bạn thực sự nhìn thấy và mở chúng. Một cách để tăng cơ hội xảy ra điều này là gửi email của bạn trong khung thời gian mọi người thường kiểm tra mail.
Theo nghiên cứu của GetResponse, thời kỳ cao điểm này là từ 8 đến 10 giờ sáng, và 3 và 4 giờ chiều. Đây là khi hầu hết mọi người có xu hướng ở bàn làm việc của họ, kiểm tra hộp thư đến của họ – có nghĩa là việc gửi trong thời gian này sẽ đảm bảo email của bạn ở đầu hộp thư đến của họ.
Mặc dù dữ liệu này áp dụng cụ thể cho các chiến dịch email nhóm, kết quả vẫn có liên quan đến email cá nhân.
BÀI HỌC: Biết được khi nào mọi người có nhiều khả năng kiểm tra email sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho bạn đến đúng thời điểm hoàn hảo.
3. Cho mọi người một lý do để phản hồi:
Nhận được phản hồi có thể đơn giản như đề cập đến lý do bạn cần câu trả lời từ họ. Các nghiên cứu được tiến hành vào những năm 1970 đã xác định những loại yêu cầu nào có thể dẫn đến sự tuân thủ. Nghiên cứu đã được tiếp cận trong một thư viện với một số người đang chuẩn bị photocopy một số giấy tờ. Người thử nghiệm sau đó sẽ yêu cầu sử dụng máy photocopy và dùng một trong ba loại câu hỏi sau:
“Xin lỗi, tôi có x trang. Tôi có thể sử dụng máy Xerox không? ”
“Xin lỗi, tôi có x trang. Tôi có thể sử dụng máy Xerox, vì tôi phải làm bản sao? ”
“Xin lỗi, tôi có x trang. Tôi có thể sử dụng máy Xerox, vì tôi đang vội vàng? ”
Kết quả thật hấp dẫn. Mặc dù yêu cầu đầu tiên chỉ đạt được tỷ lệ tuân thủ 60%, yêu cầu thứ hai và thứ ba tương ứng đạt được tỷ lệ tuân thủ 93% và 94%
4. Đưa ra sự ủng hộ không có dây:
Bạn đã có thể đã nghe nói về nguyên lý tâm lý của sự tương hỗ. Robert Cialdini đã mô tả sự hoán đổi lẫn nhau như một khát vọng bẩm sinh của chúng ta để cảm thấy mắc nợ những người đã làm điều gì đó cho chúng ta hoặc cho chúng ta một món quà.
Nguyên tắc tương hỗ được sử dụng thường xuyên trong tiếp thị: ví dụ như cung cấp một mẫu miễn phí để ai đó mua sản phẩm của bạn. Nguyên tắc tương tự cũng có thể được áp dụng cho việc nhận được phản hồi bằng email.
Ví dụ: trong hai email sau đây, bạn sẽ có xu hướng email nào hơn?
“Tôi chỉ muốn bạn biết tôi đã giới thiệu bạn với một trong những khách hàng của tôi hôm nay. Ngoài ra, xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn quan tâm đến việc theo đuổi hợp tác đã đề cập ở trên. ”
“Hãy cho tôi biết nếu bạn quan tâm đến việc theo đuổi hợp tác đã đề cập ở trên.”
5. Sử dụng khiếu hài hước (một cách thích hợp):
Khi mọi thứ không thành công, bạn có thể thêm vào một chút hài hước. Một bình luận nhẹ nhàng hay một lời nhắc nhở hài hước rằng bạn đang chờ đợi phản hồi có thể là sự thúc đẩy nhẹ nhàng mà hiệu quả.
Bạn phải cẩn thận ở đây. Nếu bạn không có tiếp xúc trước với một người, đôi khi sự hài hước có tác dụng ngược.
Leave us a Reply