Hãy cùng UniTrain tìm hiểu các mẹo hữu ích sau để nhập công thức Excel một cách dễ dàng nhé!
1. Sử dụng AutoComplete và Tab để nhập các chức năng
Khi bạn nhập dấu bằng (=) và sau đó bắt đầu nhập tên hàm, Excel sẽ bắt đầu khớp văn bản bạn nhập với danh sách các hàm có sẵn bằng tính năng AutoComplete. Danh sách các hàm phù hợp sẽ xuất hiện trong menu bên dưới ô. Danh sách các chức năng khả dụng sẽ giảm dần theo từng chữ cái bạn nhập.
Bạn có thể bấm đúp vào một chức năng hoặc sử dụng phím mũi tên xuống để chọn một chức năng rồi nhấn Enter. Sau khi hàm đã được nhập, nhấn Tab để thêm dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc mở.
2. Thêm các dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc nhọn
Khi bạn đang nhập một công thức đơn giản, bạn không cần phải nhập dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc đơn cuối cùng. Ví dụ: nếu bạn nhập công thức sau và sau đó nhấn Enter, Excel sẽ tự động thêm dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc vuông (và sẽ viết hoa các tham chiếu ô):
=AVERAGE(b1:b20
Lưu ý rằng điều này sẽ không hiệu quả nếu công thức của bạn chứa nhiều hơn một tập hợp các dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc vuông.
3. Sao chép công thức xuống bằng cách nhấp đúp vào ô điều khiển Fill
Việc sao chép công thức từ ô đầu tiên trong cột xuống ô cuối cùng là điều thường thấy. Thông thường, người dùng sẽ kéo ô điều khiển Fill (hình chữ nhật ở góc dưới bên phải của ô) xuống ô cuối cùng. Tuy nhiên, nếu công thức nằm trong cột mà cột bên trái chứa toàn bộ dữ liệu, chỉ cần bấm đúp vào ô điều khiển Fill để sao chép công thức xuống ô cuối cùng trong cột.
4. Nhanh chóng thay đổi tham chiếu ô tương đối thành tham chiếu tuyệt đối
Loại tham chiếu ô mặc định trong Excel là tương đối (nếu một công thức được sao chép, nó sẽ thay đổi so với vị trí mà nó được sao chép). Ví dụ, A1 là một tham chiếu tương đối. Nếu bạn không muốn tham chiếu ô trong công thức thay đổi khi bạn sao chép nó, bạn có thể đặt nó là tuyệt đối bằng cách thêm dấu đô la ($) vào trước số cột và hàng. Ví dụ: $A$1 là một tham chiếu tuyệt đối và sẽ không thay đổi khi được sao chép. Để nhanh chóng thay đổi các ô đã chọn trong công thức bạn đang chỉnh sửa thành tham chiếu tuyệt đối, hãy nhấn F4.
5. Sao chép công thức bằng cách sử dụng Kéo và thả và giữ cho các tham chiếu không thay đổi
Nếu bạn sao chép và dán một công thức vào một vị trí mới, thông thường tất cả các địa chỉ ô tương đối (chẳng hạn như B1) sẽ thay đổi so với vị trí mà công thức được sao chép. Một tùy chọn là thay đổi các tham chiếu tương đối thành tham chiếu tuyệt đối. Ngoài ra, nếu bạn không muốn công thức sử dụng địa chỉ ô tương đối thay đổi, bạn có thể tạm thời thay đổi công thức thành văn bản và sau đó sao chép bằng con trỏ Kéo và Thả để giữ nguyên địa chỉ ô.
Để tạm thời thay đổi công thức thành văn bản, trong ô hoặc Thanh công thức, hãy nhập dấu nháy đơn (‘) ở đầu công thức và nhấn Enter. Để sử dụng tính năng kéo và thả để sao chép, hãy định vị con trỏ trên đường viền của ô có công thức (con trỏ sẽ thay đổi thành bốn mũi tên là Con trỏ Kéo và Thả), nhấn Control và nút chuột trái và kéo đường viền của ô chứa công thức đến một vị trí mới, sau đó thả Control và nút chuột. Thay đổi công thức trở lại bình thường bằng cách bỏ dấu nháy đơn (‘) và nhấn Enter.
6. Sử dụng cửa sổ bật lên mẹo công thức để chọn các đối số
Bất cứ khi nào bạn nhập công thức có chứa hàm Excel, bạn có thể sử dụng cửa sổ bật lên mẹo công thức để chọn đối số.
Bắt đầu bằng cách nhập công thức với hàm. Một cửa sổ bật lên xuất hiện bên dưới Thanh công thức hoặc bên dưới ô. Để dễ dàng chọn đối số, hãy bấm vào hàm trong Thanh công thức hoặc ô có đối số bạn muốn chọn. Sau đó, Excel sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên gợi ý cho hàm đó hiển thị tất cả các đối số. Trong cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào đối số bạn muốn chọn. Excel sẽ chọn toàn bộ đối số, ngay cả khi nó chứa các hàm hoặc công thức khác. Thay thế đối số bằng (các) giá trị, (các) ô hoặc dải ô thích hợp.
7. Chèn nhanh trình giữ chỗ đối số hàm
Khi bạn nhập một hàm vào công thức, Excel sẽ trình bày các mẹo về từng đối số khi bạn thêm dấu phẩy. Tuy nhiên, có một thủ thuật ít được biết đến mà bạn có thể sử dụng để Excel thêm trình giữ chỗ cho tất cả các đối số của hàm cùng một lúc.
Khi bạn đã bắt đầu nhập công thức và nhập hoặc chọn một hàm Excel hợp lệ, hãy nhấn Control + Shift + A. Excel sẽ nhập tất cả các đối số cần thiết cho hàm. Sau đó, bạn có thể bấm đúp vào từng đối số và thay đổi thành (các) giá trị, (các) ô hoặc phạm vi ô thích hợp.
Ví dụ: nếu bạn nhập:
=vlookup
Và sau đó nhấn Control + Shift + A, Excel sẽ chèn vào:
=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Thay thế mỗi đối số bằng (các) giá trị, (các) ô hoặc phạm vi ô thích hợp.
8. Di chuyển cửa sổ bật lên mẹo công thức
Khi bạn đang nhập một công thức, cửa sổ bật lên mẹo công thức có thể chặn chế độ xem các ô mà bạn có thể muốn xem trên trang tính của mình. Bạn có thể di chuyển cửa sổ bật lên này bằng cách di chuyển chuột qua cạnh của cửa sổ bật lên cho đến khi con trỏ chuyển thành bốn mũi tên. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo cửa sổ bật lên đến một vị trí mới.
Đây là một vài cách tuyệt vời để nhập công thức Excel hiệu quả hơn.
Theo avantixlearning.
Xem thêm
[Excel Tips] Hướng dẫn cơ bản để tìm và loại bỏ các giá trị trùng trong Excel
[Excel tips] Cách gửi email trực tiếp từ Excel bằng hàm Hyperlink