Bạn hiểu thế nào về làm việc thông minh hơn?
Định nghĩa về “làm việc thông minh” là tùy thuộc vào quan điểm của mỗi người về sự thành công. Một chuyên gia trong lĩnh vực phát triển bản thân cho rằng, làm việc thông minh hơn có nghĩa là bạn xác định được những thế mạnh của mình và nhận thức rõ ràng về điều mình muốn. Khi có được sự tự nhận thức, bạn biết ưu tiên cho điều gì, biết tận dụng nguồn lực xung quanh, biết từ bỏ những gì không cần thiết và dựa trên những thế mạnh của mình một cách có chủ định.
Đây là 6 cách giúp bạn làm việc thông minh hơn từ các chuyên gia được tạp chí Forbes giới thiệu.
1. Bạn cần quản lý tốt thời gian của mình
Jami Novak, một chuyên gia huấn luyện về quản lý thời gian chỉ ra rằng có rất ít người thật sự phân bổ thời gian một cách chi tiết cho những công việc của mình. Theo ông, to-do-list sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn rất nhiều, vì thế bạn cần phân loại, sắp xếp và đánh giá độ ưu tiên tương ứng cho từng công việc. Tuy nhiên, đừng nên quá mất thời gian vào việc sắp xếp công việc và bạn cũng đừng quá cứng nhắc với việc nhất định hoàn thành đúng thời gian trong kế hoạch. Một khi bạn làm chủ lịch làm việc của mình, bạn nhận biết rõ ràng thời gian cần thiết cho những việc bạn làm, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đã làm việc thông minh hơn.
2. Bạn cần có mục tiêu, mục đích và phạm vi của công việc
Mục tiêu, mục đích và phạm vi của công việc được xem là hệ thống định vị giúp chúng ta bắt đầu công việc và hoàn thành công việc. Theo quan điểm của Mitzi Weinman, người sáng lập công ty TimeFinder: “Để xác định mục tiêu, cần phải hình dung được khi đã hoàn thành công việc thì mọi thứ sẽ như thế nào. Tiếp đến là mục đích, bạn cần thực sự biết được lý do của công việc mình làm. Vì sao bạn cần làm việc này, nó có ý nghĩa như thế nào đối với dự án, đối với sứ mệnh của bạn và của công ty. Cuối cùng bạn cần có phạm vi rõ ràng của công việc bao gồm thời gian hoàn thành, nguồn lực để thực hiện, ngân sách…”
3. Phân bổ thời gian rõ ràng
Phân bổ thời gian rõ ràng là việc giải phóng đầu óc để có thể tập trung hoàn thành những việc có độ ưu tiên cao hơn, giúp chúng ta đạt được những kết quả như mong muốn trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Đó chính là định nghĩa về phân bổ thời gian của Mike Vardy, người sáng lập công ty Productivityist – chuyên gia huấn luyện về năng suất làm việc. Phân bổ thời gian là cách tuyệt vời giúp bạn tránh được sự khó khăn khi đưa ra các quyết định bởi khi phân bổ thời gian rõ ràng cho từng tháng, từng tuần và từng ngày, bạn không phải suy nghĩ về việc tiếp theo sẽ làm, việc cân bằng được công việc và cuộc sống cũng trở nên dễ dàng hơn. Bạn có nghĩ đây là cách làm việc thông minh hơn?
4. Cần có chiến lược mới cho việc sử dụng email
Email là một tác nhân lớn gây mất tập trung và giảm năng suất làm việc. Dễ thấy rằng, khi có email mới, bạn sẽ dừng công việc đang làm để xem nó mà không cần suy nghĩ. Sau đó lại mất thời gian cho việc có nên trả lời email này ngay hay là để trả lời sau. Khi quay lại công việc đang làm, bạn quên mình đã làm tới đâu. Đó là lí do khiến bạn cảm thấy bạn đang làm việc rất chăm chỉ, luôn luôn bận rộn nhưng năng suất làm việc cực kỳ thấp. Theo chuyên gia Vardy, cần có chiến lược mới cho việc sử dụng email: chỉ cần kiểm tra email một vài lần nhất định trong ngày; đọc, trả lời và sắp xếp email để trả lời vào những thời điểm đã lên kế hoạch trước.
5. Đừng bao giờ bắt đầu từ con số 0
Chuyên gia Novak khuyên chúng ta “đừng bao giờ đi phát minh lại chiếc bánh xe…bắt đầu từ con số 0 sẽ lãng phí rất nhiều thời gian”. Thay vào đó hãy sử dụng lại những bài học kinh nghiệm, các dự án đã thành công trong quá khứ để tận dụng được những nguồn lực có sẵn. Bằng cách này, bạn sẽ đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất có thể.
6. Ghi lại lời nhắn cho chính mình
Việc bị gián đoạn khi làm việc là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, trước khi ngừng công việc đang dở dang để làm một việc khác, bạn cần ghi lại lời nhắn cho chính mình. Nó sẽ nhắc bạn đã ngừng công việc ở chỗ nào và bắt đầu công việc tiếp theo như thế nào. Như vậy khi quay lại công việc, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Theo Forbes.com
