Deadline là một trong những nguyên nhân chính gây stress ở nơi làm việc. Nhiều người cho rằng việc gia hạn deadline sẽ dễ bị đánh giá là thiếu chuyện nghiệp, thiếu năng lực và không có đủ động lực làm việc.
Một cuộc khảo sát ở Mỹ chỉ ra rằng 95% nhân viên hiếm khi yêu cầu gia hạn deadline, ngay cả khi deadline có thể điều chỉnh linh hoạt. Không phải deadline nào cũng nghiêm ngặt. Một số deadline thường linh hoạt theo công việc được giao và nhân viên có thể đàm phán với sếp để gia hạn thời gian xử lí công việc. Các lãnh đạo thường không thấy nhân viên mình kém năng lực khi xin dời deadline, trừ khi đó là một nhiệm vụ hay dự án khẩn cấp. Thêm vào đó, nhà lãnh đạo đạo đánh giá những người xin dời deadline làm việc có động lực hơn những người chẳng làm gì.
Dưới đây là 6 tips giúp bạn dời deadline mà vẫn giữ được uy tín:
1. Đừng đưa ra thông báo mặc định người khác tuân theo
Có những trường hợp dù bạn có thêm ngày để hoàn tất công việc hay không cũng không thật sự quan trọng. Tuy nhiên, sẽ có những lúc việc trễ hạn deadline sẽ gậy ra cho bạn rất nhiều rắc rối. Chẳng hạn như khi bạn không hoàn thành được giai đoạn đầu của dự án, chính vì vậy đồng nghiệp không thể tiếp tục được giai đoạn tiếp theo. Trong trường hợp này nếu bạn chỉ giải thích ngắn gọn “tôi không thể theo kịp dự án và vì vậy nên tôi cần thêm thời gian để hoàn thành”, điều này chắc chắn sẽ khiến đồng nghiệp vô cùng tức giận.
Thay vì đưa ra một thông báo như mặc định mọi người phải theo, bạn nên dự đoán xem mình có cần thêm thời gian hay không và hỏi một cách nhẹ nhàng “Liệu thời gian cho công việc này có thể linh hoạt thay đổi một chút không?” hoặc giả như ngày deadline của bạn vào ngày 15, bạn có thể dò hỏi “Ngày 15 là phải hoàn thành tất cả hay chúng ta chỉ cần xong trong vòng giữa tháng?”. Những cách hỏi trên sẽ khiến mọi chuyện nhẹ nhàng hơn, không quá cứng nhắc và căng thẳng.
2. Hãy đưa ra thời hạn deadline (mới) hợp lý
Bạn cần hoàn thành việc trong vòng 24 tiếng đồng hồ vì vậy bạn gửi email xin phép có thêm 24 giờ nữa để hoàn thiện. Sau khoảng thời gian trên, bạn lại cần thêm 1 ngày nữa để đạt được kết quả tốt nhất cho công việc của mình, và rồi..bạn tiếp tục email xin dời sang thêm 1 ngày. Cách tiếp cận này sẽ không hề gây thiện cảm cho người khác mà chỉ đang nhấn mạnh cho người khác rằng bạn là người thường xuyên chậm trễ. Bên cạnh đó, gửi mail liên tục với cùng nội dung sẽ khiến cho người nhận cảm thấy bạn khá phiền phức.
Vì vậy, một khi bạn cần thời hạn mới cho công việc của mình, hãy tính toán cho thật kĩ để đưa ra thời gian hợp lý và không quá gấp rút cho bản thân. Hãy xem xét khoảng thời gian đó có giúp bạn hoàn thành việc hay không, hạn chế đưa ra những deadline ngắn ngày và rồi không thể đám bảo được tiến độ công việc của mình.
3. Đừng đợi cho đến gần tới deadline mới xin được dời hạn
Việc đợi đến cận ngày mới xin được dời hạn thể hiện sự kém chuyên nghiệp của bạn đối với sếp và những đồng nghiệp xung quanh. Hãy thú nhận với những người sếp hay đồng nghiệp của bạn rằng bạn không thể theo kịp dự án đúng tiến độ ngay từ lúc bắt đầu và hỏi xem liệu họ có thể cho bạn thêm thời gian để hoàn thành hay không.
Với những người bạn mới hợp tác lần đầu, hãy thử nhờ họ qua những phần công việc mà bạn đã làm và mong nhận được phản hồi từ họ. Bằng cách này, bạn có thể có thêm thời gian cho mình hoàn thành tiếp phần còn lại mà vẫn không gây ra khó chịu từ phía người đối diện.
4. Hạn chế để tình trạng này tiếp diễn
Nếu như bạn đã được sếp hay đồng nghiệp thêm thời hạn để hoàn thành công việc hãy cố gắng hoàn thành đúng deadline. Đặt ra cho mình những công việc ưu tiên cần hoàn thành trước, theo từng bước để không phải gặp tình trạng tương tự. Bạn hãy nghiêm túc với những thời hạn đã được giao để từ đó không gặp phải căng thẳng và chủ động được trong mọi việc.
<Nguồn: http://hrinsider.vietnamworks.com>
Xem thêm
Bí kíp “cưa đổ” xếp chỉ với 3 hashtag