“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.
Chúng ta hãy tìm hiểu xem làm thế nào để có thể làm việc năng suất hơn và Eisenhower Box hoạt động ra sao.
Ma trận Eisenhower: Làm thế nào để làm việc năng suất hơn
Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Sử dụng ma trận dưới đây, bạn sẽ phân tách các hành động của mình theo 4 khả năng.
1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).
Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn. Ví dụ, “Tôi nên sử dụng thời gian như thế nào mỗi tuần?” và những kế hoạch nhỏ hơn, “Tôi nên làm gì trong ngày hôm nay?”.
Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box áp dụng cho một ngày:
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng
“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower
Việc khẩn cấp là những việc mà bạn cảm thấy cần phải giải quyết ngay lập tức như: email, điện thoại, tin nhắn, tin tức mới. Trong khi đó, theo lời Brett McKay nói thì “Những việc quan trọng là những việc làm đóng góp vào nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn”.
Phương pháp này có này sẽ giúp tôi hoàn thành mục tiêu chứ?
Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó khăn để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.
Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:
1. Tôi đang làm việc vì cái gì?
2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?
Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.
Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
