Excel Table là một trong những công cụ phổ biến nhất cho dân văn phòng đặc biệt trong ngành dữ liệu. Đây là tính năng cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với danh sách hoặc tập hợp dữ liệu. Sẽ như thế nào nếu có thể kết hợp được sức mạnh của cả Pivot Table và Excel trong quá trình xử lý dữ liệu. Sau đây, hãy cùng UniTrain khám phá ngay 4 lý do sử dụng Excel làm nguồn của Pivot Table nhé!
Thêm dữ liệu mới & ngăn chặn sự cố rối loạn dữ liệu
Bạn đã bao giờ thêm dữ liệu mới vào dữ liệu nguồn của mình và sau đó quên cập nhật bảng tổng hợp để bao gồm các hàng dữ liệu mới chưa? Điều này đã xảy ra với bạn bao nhiêu lần?
Sử dụng Excel Table làm phạm vi dữ liệu nguồn của bảng tổng hợp ngăn ngừa lỗi này. Khi dán dữ liệu bên dưới, Table sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới. Vì bảng tổng hợp tham chiếu tên Table dưới dạng phạm vi dữ liệu nguồn, thay vì tham chiếu phạm vi, dữ liệu mới sẽ tự động được đưa vào bảng tổng hợp. Bước duy nhất bạn phải nhớ là làm mới bảng tổng hợp.
Loại bỏ bảo trì trên nhiều bảng tổng hợp
Thông thường, bạn sẽ tạo nhiều báo cáo bảng tổng hợp trên một phạm vi dữ liệu nguồn. Nếu bạn sử dụng một phạm vi thông thường cho nguồn, bạn phải cập nhật từng bảng tổng hợp khi thêm dữ liệu mới (hàng hoặc cột) vào nguồn. Điều này có thể rất tốn thời gian nếu sổ làm việc có hàng chục bảng tổng hợp. Bạn hoàn toàn có thể bỏ sót dữ liệu và mắc sai lầm.
Bảng tổng hợp sử dụng phạm vi thông thường phải được cập nhật riêng lẻ. Khi sử dụng Excel Table làm nguồn, bạn không cần thay đổi phạm vi dữ liệu nguồn khi thêm hàng hoặc cột mới vào cuối bảng. Tất cả các bảng tổng hợp sử dụng Excel Table làm phạm vi dữ liệu nguồn sẽ được làm mới và chia sẻ cùng một bộ đệm tổng hợp. Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể làm mới một bảng tổng hợp và tất cả các bảng khác sử dụng cùng một Bảng làm nguồn cũng sẽ được cập nhật.
Ngăn ngừa lỗi khi tạo bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp yêu cầu dữ liệu nguồn phải có định dạng và bố cục phù hợp. Một trong những bước bạn cần thực hiện là xóa các cột trống. Bạn không thể tạo bảng tổng hợp từ phạm vi dữ liệu nguồn có chứa các cột trống.
Excel sẽ thông báo các lỗi thường gặp như: The PivotTable field name is not valid (Tên của PivotTable không hợp lệ). Để tạo báo cáo PivotTable, bạn phải sử dụng dữ liệu được tổ chức trong danh sách với các cột được gắn nhãn. Nếu bạn đang thay đổi tên của trường PivotTable, bạn phải nhập tên mới cho trường.
Ưu điểm của việc sử dụng Excel Table là nó không cho phép có các ô trống trong hàng tiêu đề (trên cùng). Tất cả các ô trong hàng tiêu đề phải chứa một giá trị. Nếu không, một giá trị sẽ được chèn vào ô. Giá trị sẽ là “Cột” với một số sau nó: Cột1, Cột2, v.v… Ngay cả khi dữ liệu nguồn của bạn có các cột trống, các cột đó sẽ có tên tiêu đề khi bạn chèn Bảng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không nhận được thông báo lỗi đó khi tạo bảng tổng hợp.
Tránh tham chiếu toàn bộ cột
Một “mẹo” khác được sử dụng rất nhiều là sử dụng tham chiếu toàn bộ cột cho phạm vi dữ liệu nguồn. Bạn chỉ có thể tham chiếu toàn bộ các cột của phạm vi dữ liệu nguồn trong bảng tổng hợp, nên bạn không phải thay đổi số hàng cuối cùng khi dữ liệu mới được thêm vào.
Nếu dữ liệu vô tình được thêm vào cuối trang tính, dữ liệu đó cũng sẽ được đưa vào bảng tổng hợp. Bảng tổng hợp bị cồng kềnh, kết quả không chính xác và sự cố với tính năng nhóm không hoạt động do các ô trống trong cột. Bạn không thể thêm công thức bên dưới phạm vi dữ liệu thực tế để giúp ràng buộc các con số. Tham chiếu toàn bộ cột không bao gồm các cột mới được thêm vào bên phải của phạm vi dữ liệu. Điều này vẫn yêu cầu bảo trì để cập nhật phạm vi nguồn.
Nếu sử dụng Excel Table để thay thế, bạn sẽ không phải lo lắng về những vấn đề này. Bạn có thể thêm công thức bên dưới phạm vi dữ liệu và sử dụng tính năng Totals Row của Bảng để tóm tắt các cột. Totals Row KHÔNG bao gồm trong bảng tổng hợp.
UniTrain lược dịch
Xem thêm
Người đi làm hiện đại cần những kỹ năng Microsoft Office nào?
Những điều cần biết khi triển khai báo cáo trên Microsoft Power BI