1. TẠO MAIL
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này.
Để thực hiện ta vào: Mailings --> Start Mail Merge --> Step by StepMail Merge Wizard, gồm 6 bước:
Bước 1: Chọn kiểu tài liệu sẽ làm việc (Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, Directory)
Bước 2: Chọn tài liệu mẫu sẽ trộn (sử dụng tài liệu hiện tại, chọn từ mẫu template, chọn từ tài liệu đã có sẵn)
Bước 3: Chọn người nhận thư (sử dụng từ một danh sách có sẵn, chọn từ danh bạ của chương trình gửi nhận E-mail Outlook, nhập vào một danh sách mới. Trường hợp nhập vào danh sách mới chọn Create
Bước 4: Viết thư, điều chỉnh lại trang tài liệu mẫu ban đầu.
Bước 5: Xem trước thư trộn.
Bước 6: Hoàn tất, trộn và xem tất cả tài liệu đã được tạo ra.
2. TẠO PHONG BÌ
Chọn chức năng: Mailings --> Create --> Envelopes.
– Delivery address: Địa chỉ người nhận.
– Return address: Địa chỉ người gửi.
– Print: In trực tiếp ra máy in.
– Add to Document: Chèn phong bì vào tài liệu, xem và hiệu chỉnh.
3. WATERMARK
Watermark là chức năng tạo nội dung mờ phía sau văn bản.
Để thực hiện chọn chức năng: Page layout --> Watermark
– Chọn các mẫu có sẵn từ danh sách.
– Hoặc mở Custom Watermark để thiết kế lại nội dung theo ý mình bằng cách chọn hình ảnh, hoặc nhập vào nội dung chuỗi văn bản trong hộp thoại này.
– Remove Watermark: xóa Watermark hiện có.
4. AUTOCORRECT
Trong quá trình soạn thảo văn bản, ta thường định nghĩa các từ viết tắt. Quá trình này giúp soạn thảo nhanh và chính xác hơn.
Chọn chức năng: File --> Options --> Proofing --> AutoCorrect Options
Chọn Tab AutoCorrect định nghĩa từ viết tắt trong mục Replace và từ viết đầy đủ trong mục With và sau đó chọn Add; để xóa chọn Delete. Kể từ lúc này người soạn thảo chỉ cần gõ từ viết tắt và gõ them nút Space từ đầy đủ sẽ được thay thế.
5. BẢO VỆ TÀI LIỆU
Sau khi soạn thảo xong tài liệu, muốn tài liệu được mở phải có mật khẩu, ta sử dụng chức năng File --> Info --> Protect Document --> Encrypt with Password, sau đó nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu và chọn OK.
Để hủy chức năng trên, ta làm tương tự nhưng mật khẩu để trống và chọn lại OK.
6. TÍNH NĂNG ĐẾM TỪ
Chức năng đếm từ, cho phép thống kê về tài liệu đang làm. Như tổng số trang (pages), số từ (words), số ký tự không tính khoảng trắng (Charaters (no space)), số ký tự tính cả khoảng trắng (Charater (with space)) số đoạn (paragraphs), số dòng (lines). Ngoài ra, để xem nhanh số từ ta có thể nhìn dưới thanh Status bar của cửa sổ Word.
7. THIẾT LẬP CHẾĐỘ HIỂN THỊ
Để thiết lập chế độ hiển thị trong Word ta chọn Tab View.
-Nhóm Document View: hiển thị theo các kiểu (Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Outline, Draft).
– Nhóm Show gồm: Ruler (cho phép hiển thị thước canh hay không), Gridlines (cho phép hiển thị lưới), Navigation Pane (hiển thị cấu trúc của tài liệu đang soạn thảo.
– Nhóm Zoom: Phóng to thu nhỏ tài liệu.
– Nhóm Window: Thay đổi cách hiển thị của cửa số Word.
Xem thêm
Khóa học thực hành Excel trong Kiểm toán
Khóa học ứng dụng VBA trong Excel
Khóa học Dashboard Reporting
Khóa học Tổ chức và Quản lý dữ liệu báo cáo trong Excel
