Là người dẫn dắt công ty, các giám đốc điều hành (CEO) thường phải dành thời gian cho các nhóm lãnh đạo, quản lý cấp cao, thành viên hội đồng quản trị, nhà đầu tư, truyền thông… Do đó, họ phải biết cách sử dụng thời gian hợp lý để đảm bảo hiệu quả làm việc cho cả bản thân và hoạt động của công ty. Bài viết sau đây bật mí 5 thay đổi giúp các nhà quản trị xử lý công việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
Kết quả cuộc khảo sát được thực hiện bởi Michael Porter (Giáo sư của Đại học Harvard) và Nitin Nohria (Giám đốc hiện tại của Trường Kinh doanh Harvard) về cách sử dụng thời gian từ 27 CEO ở các công ty lớn cho thấy rằng: Thời gian làm việc trung bình của một CEO là 62,5 giờ/tuần.
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng chính cách họ sử dụng thời gian đã phản ánh sự thành công trong công việc điều hành của họ. Cụ thể, đa số CEO dành khoảng 4 giờ/ngày để làm việc vào hầu hết thời gian cuối tuần và khoảng 2,5 giờ/ ngày trong các kỳ nghỉ.
Porter và Nohria chia sẻ: “Cách các CEO phân bổ thời gian và sự hiện diện của mình là rất quan trọng, bởi nó không chỉ đối với hiệu quả làm việc của họ mà còn với cả hiệu quả hoạt động của công ty.”
Sau đây là các lời khuyên mà Michael Porter và Nitin Nohria đã đưa ra giúp những ai đang và sẽ trở thành lãnh đạo có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn:
1. Rút ngắn thời gian họp.
Theo những chia sẻ từ các lãnh đạo trên thế giới cho biết khoảng 1/3 các cuộc họp của họ trung bình kéo dài khoảng 1 giờ, trong khi đó khoảng 38% diễn ra lâu hơn.
Và theo Porter và Nohria thì “thời gian tiêu chuẩn” cho cuộc họp chỉ nên diễn ra không quá 30 phút hay thậm chí chỉ nên còn 15 phút.
2. Tăng thời gian làm việc độc lập.
Các CEO là người đưa ra định hướng, tầm nhìn, định ra các chiến lược của công ty và truyền tải những điều đó cho các đội ngũ. Và rất khó để làm được điều đó nếu không có đủ thời gian suy ngẫm và tư duy. Trung bình các CEO tham gia khảo sát dành khoảng 28% thời gian để làm việc một mình, trong đó đa số dành khoảng một giờ hoặc ít hơn.
Porter và Nohria nhận định rằng: “Các CEO cần tận dụng khoảng thời gian làm việc một mình và tránh xao nhãng khi cố gắng xử lý những vấn đề quan trọng phát sinh”.
3. Phân chia quyền lực và công việc.
Can thiệp quá sâu vào hoạt động hàng ngày của cộng sự có thể khiến các CEO không còn thời gian cho những việc quan trọng nhất.
Theo kết quả nghiên cứu đã phát hiện ra rằng, nhiều CEO gặp khó khăn trong việc tin tưởng và giao những công việc quan trọng cho cộng sự. Họ chỉ có thể yên tâm nếu bản thân mình trực tiếp đảm nhận. Vì thế lãnh đạo nên chủ động phân quyền, theo dõi và chỉ chịu trách nhiệm sau cùng.”
4. Tương tác trực tiếp nhiều hơn.
Các CEO cho biết họ dành khoảng 61% thời gian cho việc tương tác trực tiếp và khoảng 24% qua những hình thức gián tiếp (cụ thể là mạng xã hội). Dù email là một hình thức giao tiếp hiệu quả, nhưng nó cũng gây lãng phí thời gian.
Porter và Nohria cho biết: “Các CEO nên biết rằng phần lớn các email có nội dung về những vấn đề mà họ không cần phải can thiệp và chúng thường kéo họ vào luồng vận hành không có điểm dừng. Họ nên để cho trợ lý phân loại email và giao việc xử lý các vấn đề hàng ngày cho cấp dưới. Ngoài ra, việc gửi quá nhiều email cũng khiến công việc trở nên kém hiệu quả. Bởi nó có thể tạo ra một vòng tròn giao tiếp luẩn quẩn và tạo ra các quy tắc sai lầm, đặc biệt là khi chúng được gửi vào thời gian không hợp lý.”
5. Giữ tương tác với nhân viên.
Các CEO tham gia khảo sát dành khoảng 14% của mình cho các quản lý tầm trung và khoảng 6% cho các nhân viên bình thường.
Porter và Nohria khuyên rằng: “Các CEO phải ở trạng thái có thể tiếp cận được và tìm cách tương tác một cách có ý nghĩa với nhân viên ở tất cả các cấp độ. Điều này không chỉ giúp họ nắm bắt được điều gì đang diễn ra tại công ty, mà còn giúp họ định hướng cũng như truyền tải các giá trị của tổ chức tới đội ngũ nhân viên. Xây dựng mối quan hệ với nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau giúp các CEO xây dựng niềm tin, uy tín trong mắt nhân viên – điều rất quan trọng trong việc tạo động lựcvà giành được sự ủng hộ của họ.”
Theo Harvard Business Review
Xem thêm