11 kỹ năng quản lý thời gian cơ bản

Mặc dù luôn được thúc đẩy tinh thần và có vẻ như sẵn sàng tạo nên những thay đổi cho cuộc sống của mình, nhưng đôi khi chúng ta lại cảm thấy như mình đang vật lộn với những việc đơn giản nhất. Vấn đề của chúng ta không phải là sự chần chừ lưỡng lự, cũng chẳng phải do sợ hãi hành động để đạt được ước mơ. Thật sự không phải như vậy. Đôi khi vấn đề lại rõ ràng hơn chúng ta nghĩ, đó chính là việc quản lý thời gian.

Chúng ta có 365 ngày mỗi năm (tất nhiên năm nhuận là 366 ngày), và không may là chẳng ai có nhiều thời gian hơn số đó. Trong khi nhiều người có thừa thời gian rảnh rỗi thì những người muốn thành công lại hiểu sâu sắc bản chất thực sự của thời gian. Họ thấy được giá trị thực tế của từng giờ từng phút họ sống, và một năm sẽ qua đi chỉ trong một cái chớp mắt. Kết quả là, thành công và năng suất làm việc của họ phụ thuộc vào cách quản lí thời gian hiệu quả.

Thật may là việc quản lý thời gian là điều mà mỗi chúng ta đều có thể dễ dàng thành thạo nếu chúng ta thật sự muốn. Những người muốn nâng cao hiệu suất làm việc đều biết những cách quản lý thời gian cơ bản nhất và có thể áp dụng vào thực tiễn. Sau đây tôi xin chia sẻ danh sách các kỹ năng quản lí thời gian mà tôi nhận thấy là hiệu quả nhất cho việc tăng hiệu quả làm việc của bạn. Cái hay của danh sách này là bạn có thể áp dụng được ngay khi bạn đang đọc chúng.

 

Đối với những người có thói quen ngủ dậy vào giữa trưa thì đây có lẽ là cách khó khăn nhất. Và đây cũng có thể là phương pháp quan trọng nhất với họ.

Một ngày của chúng ta chỉ có bấy nhiêu giờ thôi, và nếu chúng ta ngủ càng nhiều thì chúng ta càng có ít thời gian hơn để giải quyết công việc. Vì thế giải pháp logic nhất là khiến cho 1 ngày của bạn càng dài càng tốt.

Với nhiều người thì điều này có nghĩa là chỉ ngủ 8 giờ một ngày, với những người khác thì có nghĩa là ngủ 6 giờ một ngày. Điều này tùy thuộc vào thời lượng bạn có thể chịu đựng. Bạn cần phải thử nghiệm để tìm ra thời lượng ngủ tốt nhất cho mình mà không ảnh hưởng tới sức khỏe.

 

Vào những ngày rảnh rỗi thì nhiều người trong chúng ta thích đi ngủ trễ và thức dậy cũng trễ hơn bình thường. Điều mà tôi muốn chỉ ra lại hiệu quả vô cùng, đó là bắt đầu ngày mới sớm hơn vài giờ. Thực tế, điều này có nghĩa là đi ngủ càng sớm càng tốt và thức dậy càng sớm càng tốt.

Hầu hết chúng ta đều có suy nghĩ minh mẫn hơn vào buổi sáng và khả năng suy luận cũng tốt hơn vào thời gian này. Bạn có thể nhận thấy rằng càng về khuya thì chúng ta càng lười suy nghĩ và chúng ta càng muốn tìm sự thoải mái hơn. Để thay đổi thói quen này, hãy có gắng ngủ sớm. Có lẽ phải mất một khoảng thời gian để làm quen nhưng giá trị nó mang lại thật sự to lớn. Suốt cả tuần tôi đều dậy sớm vào khoảng 4 giờ sáng. Nếu bạn không dậy sớm như thế thì thật khó tin là bạn có thể hoàn thành cả núi việc trước khi người khác rời khỏi giường.

 

Bạn có bao giờ bị hàng tá cuộc gọi, thư điện tử hay các tin nhắn làm phiền khi phải giải quyết công việc quan trọng không? Tôi can đoan là có! Kiểu làm xao nhãng này đặc biệt nguy hiểm khi chúng ta đang phải dồn tâm trí vào điều gì đó, khi chúng ta đang chạy theo tiến độ công việc. Kiểu phân tâm như vậy sẽ cắt ngang mạch tư tưởng của chúng ta khiến chúng ta khó mà bắt đầu lại công việc được. Điều này không những phiền toái mà còn khiến bạn mất cơ hội viết một bài luận hoàn hảo, sáng tạo nên sản phẩm nghệ thuật đặc sắc hay một bài diễn văn, v.v.

Hãy chắc rằng bạn đã tắt hết các thiết bị điện tử. Nếu bạn biết rằng có ai đó sẽ cần bạn trong khi bạn đang làm việc thì hãy nói trước cho họ biết kế hoạch làm việc của bạn. Nói cho họ biết bạn đang bận và bạn sẽ gọi lại khi bạn xong việc. Cách li bản thân khỏi thế giới bên ngoài khi đang làm việc là điều cực kì quan trọng, vì vậy bạn nên tạo nó thành thói quen.

 

Khi tôi cần làm việc hiệu quả, tôi sẽ đặt đồng hồ hẹn giờ. Tôi không biết chính xác về mặt tâm lý học nó là gì nhưng mỗi khi chúng ta đặt giới hạn thời gian cho mình thì mọi thứ trở nên thực tế hơn.

Khi bạn đã cách ly mình khỏi mọi phiền toái bên ngoài thì hãy đặt hẹn giờ cho mình. Cách hiệu quả nhất mà tôi thấy đó là làm việc 50 phút và sau đó nghỉ giải lao 10 phút. Bạn có thể lặp lại việc này bao nhiêu lần tùy ý nhưng phải đảm bảo là bạn đang làm đúng việc cần làm, có nghĩa là 50 phút này hoàn toàn tập trung sau đó cứ nghỉ ngơi 10 phút. Hãy thử và bạn sẽ thấy chất lượng công việc sẽ tăng lên đáng kể.

 

Một cách quản lí thời gian hiệu quả khác nữa là lên kế hoạch cho một tuần của bạn và đặt ra những mục tiêu thực tế.

Những gì tôi làm là: ngồi xuống, xem xét qua kế hoạch làm việc trong 7 ngày của tuần tiếp theo và sắp xếp những việc quan trọng nhất cho 7 ngày này. Thêm vào đó tôi cũng đặt ra những mục tiêu tôi muốn đạt được vào cuối tuần. Lợi ích tuyệt vời của kĩ thuật này đó là bằng việc lập trước kế hoạch tôi có thể thấy trước sự bận rộn trong lịch trình của mình. Điều này cho phép tôi phải đặt thứ tự ưu tiên cho công việc, và đưa ra mục tiêu thực tế và thích hợp hơn. Bạn không muốn đặt ra những mục tiêu không thể đạt được vì chúng sẽ khiến bạn nghi ngờ về toàn bộ quá trình làm việc của mình. Ngược lại, đây là một phương pháp thú vị giúp bạn tiến lên và bạn sẽ thấy được sự trưởng thành cũng như thành công của mình.

Mặc dù sẽ không hẳn là khả thi và kích thích cho lắm khi bạn thấy trước cả một tuần mới sẽ như thế nào, nhưng ít nhất bạn cũng nên lên kế hoạch cho ngày hôm sau của mình. Và tất nhiên, đặt ra những mục tiêu nhỏ cho ngày hôm sau. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ có một ngày làm việc thật sự hiệu quả.

 

Cách này có liên quan tới phương pháp trước tuy nhiên nó cũng khá quan trọng nên tôi dành một mục cho nó.

Đặt thứ tự ưu tiên không những giúp bạn giải quyết những việc quan trọng nhất mà còn giúp bạn biết bạn đang đi tới đâu rồi. Khả năng thiết lập thứ tự ưu tiên cho các công việc là điều bạn buộc phải làm được nếu bạn muốn thực hiện kế hoạch lớn. Bạn không thể thành công khi không chắc chắn mình muốn gì từ cuộc sống này.

Vì thế, hãy lên danh sách các việc cần làm. Đặt ưu tiên từ 1 tới 5, và trải đều chúng ra khắp 1 tuần của bạn như phương pháp trước. Khi bạn thực hiện điều này mỗi ngày, bạn sẽ thấy mình dần trở nên hoàn thiện hơn trong việc đưa ra những quyết định ý nghĩa đúng lúc đúng chỗ.

 

Đừng có gắng làm nhiều việc khác nhau cùng một lúc. Mục tiêu không phải là thành công trong mọi việc, mục tiêu là hoàn thành ít nhất một việc đã đề ra. Như Lý Tiểu Long từng nói: “Tôi không sợ người tập 10000 cú đá một lần, tôi sợ người tập một cú đá 10000 lần”.

Sau hết thì điều quan trọng hơn cả là bạn hoàn thành điều gì đó chứ không phải miễn cưỡng thực hiện nhiều chuyện khác nhau để rồi không thể hoàn thành hết chúng được. Hơn nữa, cách này đảm bảo rằng bạn sẽ không làm ảnh hưởng xấu tới chất lượng công việc của mình. Và trong trường hợp bạn cần dừng công việc đang làm thì cũng sẽ dễ dàng hơn khi bạn tiếp tục lại công việc đó. Phân tán năng lượng của mình cho nhiều việc sẽ làm giảm sự tập trung của bạn.

 

Sử dụng bảng trắng và bút lông viết ra những mục tiêu và ước mơ của bạn. Viết ra mục tiêu của ngày mai, của tuần này, tuần tới, năm tới, v.v. Tấm bảng này giúp bạn luôn nhận thức và hình dung ra được tiến triển công việc của mình. Khi chúng ta viết ra những mục tiêu, chúng ta sẽ có khả năng thực hiện chúng nhiều hơn là chỉ nói suông. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn vật gì đó bên mình để ghi ra ý tưởng và suy nghĩ của mình. Tôi cá là bạn sẽ không muốn bỏ lỡ những ý tưởng tuyệt vời chỉ vì quên đem theo giấy bút đâu.

 

Thoạt qua thì bạn sẽ nghĩ rằng đi bộ sẽ lấy mất thời gian làm việc hiệu quả của bạn, nhưng đừng hiểu lầm thế. Đi bộ, đặc biệt là trong thời gian giải lao, là một cách cực kỳ hữu dụng để lấy lại năng lượng. Trong khi đi bộ và hít thở không khí trong lành, bạn đã cho phép những ý tưởng và suy nghĩ mới lạ hình thành trong đầu mình. Vừa đi bộ vừa suy ngẫm về nhiều chủ đề khác nhau khiến não của bạn được giải tỏa khỏi những áp lực tồn đọng trong suốt quá trình làm việc, đồng thời cũng kích thích trí sáng tạo của bạn nhiều hơn.

 

Tận dụng thời gian đi bộ, trên xe bus, trong phòng gym hay những hoạt động khác mà không yêu cầu suy nghĩ nhiều để nghe sách nói. Tôi luôn để sẵn những quyển sách này trong điện thoại hay những trang truyền cảm hứng trên youtube và luôn sẵn sàng nghe chúng.

 

Có hàng tá những phần mềm có thể giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả. Tùy thuộc vào ý muốn của bạn, bạn có thể chọn những phần mềm miễn phí hoặc trả phí giúp cho quá trình làm việc của bạn được nâng lên một mức độ khác.

 

Nhớ rằng thời gian của chúng ta có hạn. Để thành công bạn không những phải tìm thấy đam mê, mà phải dành thời gian cho nó. Nếu bạn áp dụng những kỹ năng quản lý thời gian này, bạn sẽ thay đổi cuộc sống của bạn một cách kinh ngạc. Hãy thực hiện chúng và bạn sẽ thành công!

 → Xem thêm: