Theo một nghiên cứu rằng, 80% công việc yêu cầu kỹ năng xử lý văn bản và phần mềm bảng tính. Excel là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất trong nhiều ngành công nghiệp và nó hỗ trợ bạn thao tác, sắp xếp một lượng lớn dữ liệu khó sắp xếp và tốn thời gian. Bạn sẽ có thể tăng tốc sự nghiệp của mình và cải thiện cơ hội kiếm được việc làm bằng cách học sử dụng Excel hiệu quả.
Hãy cùng xem xét một số kỹ năng Excel kiểm tra độ hiểu biết của bạn với công cụ thông minh này nhé.
Nhập dữ liệu
Bảng tính rất hữu ích để sắp xếp một lượng lớn thông tin. Ví dụ: Nếu bạn có một danh sách 500 tên, Excel sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp trong danh sách và sắp xếp mọi thứ vào một bảng tính dễ dàng và sạch sẽ.
Các phím tắt bàn phím
Có rất nhiều phím tắt có sẵn cho Microsoft Excel mà bạn có thể sử dụng để làm cho mọi thứ thuận tiện hơn và tiết kiệm thời gian cho công việc của mình. Một mẹo để học chúng là in ra và giữ nó bên cạnh khi làm việc trên tài liệu của mình.
Định dạng ô
Bạn có thể định dạng các ô riêng lẻ trong trang tính của mình, cho phép bạn thay đổi những thứ như màu ô, đường viền, lề ô,… Excel cung cấp các công cụ giúp quá trình định dạng nhanh chóng và dễ dàng.
Tham chiếu ô
Tham chiếu ô đề cập đến một ô hoặc một dải ô trên bảng tính có thể được sử dụng trong một công thức cho phép Excel tìm các giá trị hoặc dữ liệu mà bạn muốn công thức đó tính toán. Bạn có thể sử dụng tham chiếu ô trong một hoặc một số công thức để tham chiếu đến dữ liệu trên các trang tính khác trong cùng một sổ làm việc, dữ liệu từ một hoặc nhiều ô trên trang tính và dữ liệu chứa trong các vùng khác nhau của trang tính.
Chuyển đổi giữa các kiểu dữ liệu Excel
Kiểu dữ liệu trong Excel có thể được thay đổi. Chọn trường hoặc cột bạn muốn thay đổi. Trên tab trường trong Properties, hãy bấm vào mũi tên trong danh sách thả xuống bên cạnh Data type và chọn một kiểu dữ liệu rồi lưu các thay đổi của bạn.
Tùy chọn chế độ xem Excel
Có bốn loại chế độ xem sổ làm việc Excel: Xem trước ngắt trang, Chế độ xem bình thường, Chế độ xem tùy chỉnh và Bố cục trang.
Siêu liên kết
Chức năng này tạo một lối tắt chuyển đến một tệp hoặc một địa chỉ Internet. Đây là một hàm tích hợp sẵn trong Excel, dùng như một hàm Tham chiếu/Tra cứu.
Lọc
Còn được gọi là Bộ lọc tự động Excel, tính năng này cho phép hiển thị dữ liệu cụ thể. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn cần tập trung vào thông tin cụ thể trong một bảng lớn hoặc tập dữ liệu. Lọc không sửa đổi hoặc xóa dữ liệu, nó chỉ thay đổi bản ghi nào xuất hiện trên màn hình của bạn.
Mật khẩu bảo vệ
Bảo vệ bằng mật khẩu là một tính năng bảo mật dùng để bảo vệ các tài liệu MS Word, Excel, PowerPoint của bạn. Microsoft Office 2007 sử dụng mã hóa hiện đại nên bảo mật rất hiệu quả.
Các kỹ năng và công thức Excel nâng cao
Sau đây là một số kỹ năng Excel sẽ giúp bạn đủ điều kiện trở thành người dùng Excel nâng cao:
Bảng tính Excel, Thanh công cụ, Biểu đồ nâng cao, Công thức nâng cao, Hàm, INDEX + MATCH, VLOOKUP, Bảng dữ liệu, Mô phỏng & Bộ giải, Định dạng có điều kiện, VBA & Macro và Bảng PIVOT & Báo cáo PIVOT.
Power Query, Bảng và Định dạng
Power Query là một công cụ có sẵn trong Excel cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và chuyển đổi, làm sạch và định hình lại dữ liệu của bạn theo yêu cầu. Nó có thể nhập và làm sạch hàng triệu hàng vào mô hình dữ liệu để phân tích.
Các bảng được định dạng có ưu điểm như: bộ lọc được tự động thêm vào hàng tiêu đề, tiêu đề luôn hiển thị khi bạn cuộn xuống bảng và phạm vi bảng tự động mở rộng (bao gồm cả định dạng) khi bạn thêm cột hoặc hàng mới vào bảng.
Định dạng có điều kiện
Tính năng này cho phép bạn áp dụng định dạng cụ thể cho các ô yêu cầu tiêu chí nhất định. Nó được sử dụng phổ biến nhất dưới dạng định dạng dựa trên màu sắc để nhấn mạnh, làm nổi bật hoặc phân biệt thông tin và dữ liệu được lưu trữ trong bảng tính.
Biểu đồ nâng cao
Biểu đồ này vượt ra ngoài các biểu đồ cơ bản được tạo bởi Excel. Ví dụ: nếu bạn có nhiều hơn một tập dữ liệu mà bạn cần so sánh trên cùng một biểu đồ, bạn có thể tạo biểu đồ cơ bản của mình với một tập dữ liệu, thêm nhiều tập dữ liệu vào đó và cũng có thể áp dụng các mục khác.
Pivot Table
Pivot Table là một công cụ để tóm tắt, sắp xếp lại, đếm, nhóm, tính tổng số lượng lớn dữ liệu trong một bảng. Nó cho phép bạn chuyển đổi hàng thành cột và cột thành hàng để trình bày báo cáo theo cách thân thiện với người dùng.
Macro VBA
Còn được gọi là Ứng dụng Visual Basic, Macro VBA được sử dụng để tạo các chức năng tùy chỉnh do người dùng tạo và tạo quy trình tự động bằng cách tăng tốc các tác vụ thủ công. Nó cũng có thể được sử dụng để truy cập Giao diện lập trình ứng dụng Windows (API).
Dữ liệu bảng, Mô phỏng và Solver
Dữ liệu bảng giúp phân tích phương sai và độ nhạy, và thậm chí cả Monte Carlo (Phân tích ngẫu nhiên của cuộc sống thực trong Excel).
Mô phỏng là sự bắt chước một quá trình hoặc một tình huống. Excel vẫn là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất để chạy mô phỏng và tạo mô hình dữ liệu.
Solver là một chương trình bổ trợ được sử dụng để phân tích những gì xảy ra. Bạn có thể sử dụng nó để tìm giá trị tối ưu cho công thức trong một ô tùy thuộc vào giới hạn hoặc ràng buộc đối với giá trị của các ô công thức khác trên trang tính.
Và dưới đây là danh sách kiểm tra kỹ năng cốt lõi của Microsoft Excel.
Hãy đánh giá trình độ kỹ năng của mình để dễ dàng chọn cách nâng cao trình độ Excel nhé.
Người bắt đầu:
- – Tạo một tài liệu mới và lưu nó.
- – Sao chép và dán.
- – Mở một tài liệu hiện có.
- – Nhập, chỉnh sửa và căn chỉnh dữ liệu.
- – Chọn và xóa khỏi một phạm vi ô.
- – Xem trước bản in và in trên một trang.
- – Header và Footer
- – Điều chỉnh hàng và cột và hướng trang.
Trình độ Trung gian:
- – Kiểm tra chính tả và thay đổi ô tô bóng.
- – Sử dụng Go to, Find, Replace
- – Thêm và xóa hàng và cột.
- – Chèn ngắt trang và Hoàn tác.
- – Đổi tên và xóa trang tính.
- – Thêm và di chuyển giữa các trang tính.
- – Tạo công thức đơn giản và đóng băng các ô.
- – Thay đổi hiển thị số và Căn giữa trên các cột.
Trình độ nâng cao
- – Sao chép và chỉnh sửa công thức.
- – Tạo Biểu đồ và thay đổi Loại Biểu đồ.
- – Đặt tên cho một dải ô và sắp xếp một dải ô.
- – Liên kết và Lọc dữ liệu.
- – Macro và liên kết sổ làm việc.
- – Tạo một kịch bản và sử dụng Function Wizard để tạo Công thức.
Trình độ đặc biệt nâng cao
- Hàm IF và VLOOKUP
- Phân nhóm các Cột hoặc Hàng và dán Trang tính hoặc Biểu đồ vào Word.
- Định hướng nâng cao của văn bản trong ô và di chuyển và sao chép Trang tính.
- Các hàm hữu ích như SUM, COUNT và COUNTIF.
- Bảo vệ các ô và trang tính khỏi những thay đổi.
- Paste Special và sử dụng Fill and Series.
- Date calculations và Khóa tham chiếu hàng hoặc cột khi dán công thức.
Microsoft Office Excel là một công cụ thiết yếu ở nơi làm việc mà mọi người nên làm quen nếu muốn làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Nó cũng sẽ giúp đảm bảo mọi công việc và thúc đẩy sự nghiệp của bạn. Vì vậy hãy học sử dụng Excel một cách chuyên nghiệp để phát triển công việc của bạn hơn nữa.
UniTrain lược dịch
Xem thêm