Excel (và thậm chí cả Windows) rất khó đoán. Nó có thể gặp sự cố bất cứ lúc nào. Đó là một tình huống tồi tệ. Nhưng có nhiều cách để giải quyết vấn đề này.
Excel có một số chức năng giúp bạn khôi phục các tệp hoặc dữ liệu Excel chưa được lưu trong một số trường hợp.
Dưới đây là ba trường hợp mà bạn có thể khôi phục tệp/dữ liệu:
-
- Bạn đang làm việc trên một tệp mới (tệp mà bạn chưa lưu) và hệ thống/Excel của bạn bị lỗi.
- Bạn đã cập nhật một tệp đã được lưu trước đó và Excel bị treo trước khi bạn có thể lưu nó.
- Bạn đã làm sai và lưu các thay đổi, nhưng bây giờ muốn quay lại phiên bản trước.
Hãy xem cách giải quyết từng vấn đề này.
Khôi phục tệp Excel mới chưa được lưu (chưa từng được lưu)
Nếu đang làm việc và chẳng may Excel bị lỗi, bị treo (hoặc hệ thống gặp sự cố), chúng ta vẫn có thể khôi phục các file Excel chưa kịp lưu này.
Lưu ý: Excel được tích hợp sẵn các chức năng AutoSave và AutoRecover. Mặc định các chức năng này được kích hoạt, vì vậy chúng ta có thể sử dụng để khôi phục các file.
Thực hiện theo các bước dưới đây để khôi phục các file Excel chưa lưu, chưa save:
Bước 1: Mở một workbook Excel mới.
Bước 2: Click chọn tab File.
Bước 3: Click chọn Open.
Bước 4: Click chọn tùy chọn Recent Workbook (nằm góc trên cùng bên trái).
Bước 5: Tiếp theo click chọn nút Recover Unsaved Workbooks nằm góc dưới cùng.
Bước 6: Trong hộp hội thoại hiển thị trên màn hình, cuộn qua danh sách các workbook chưa lưu và mở một workbook mà bạn muốn.
Bước 7: Lưu file bằng cách sử dụng tùy chọn Save As và đặt một tên khác cho file.
Mặc định Excel lưu bản sao tất cả các file chưa được lưu tại đường dẫn:
C:Users[YourSystemName]AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles
Trong đường dẫn trên, chỉ cần thay thế [YourSystemName] bằng tên hệ thống của bạn.
Ngoài ra bạn cũng có thể truy cập trực tiếp thư mục này (nơi lưu trữ bản sao các file Excel chưa lưu) bằng cách mở trình duyệt bất kỳ, sao chép và dán địa chỉ vào thanh URL trình duyệt.
Khi mở một file bất kỳ từ thư mục này, chúng ta sẽ thấy thanh thông báo hiển thị nhắc nhở lưu file. Click chọn và lưu file Excel vào vị trí bất kỳ.
Lưu ý: Mặc định tất cả các file chưa lưu đều ở định dạng XLSB. Khi lưu file, bạn có thể lựa chọn định dạng lưu file bất kỳ.
Khôi phục tệp Excel đã cập nhật (phiên bản trước đã được lưu)
Phương pháp này được sử dụng để khôi phục các file mà chúng ta đã lưu trước đó, và Excel hoặc hệ thống bị lỗi, bị treo hoặc sập nguồn đột ngột khi bạn chúng ta đang làm việc trên các file này. Mặc dù các file trước đó vẫn còn, nhưng các thay đổi mà chúng ta thực hiện gần đây sẽ bị mất.
Thực hiện theo các bước dưới đây để khôi phục file Excel cập nhật chưa kịp lưu:
Bước 1: Mở workbook Excel bất kỳ hiện có.
Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị bảng Document Recovery, liệt kê tất cả các file chưa kịp lưu, chưa save. Click vào tên file bất kỳ để tải dữ liệu.
Bước 3: Lưu file và đặt một tên bất kỳ.
Ngoài ra chúng ta cũng có thể mở ứng dụng Excel, tìm và click chọn tùy chọn Show Recovered Files để mở bảng Document Recovery.
Bạn có thể nhấp vào nó và nó sẽ mở cùng một ngăn Document Recovery.
Khôi phục các tệp Excel bị ghi đè/Phiên bản đã lưu trước đó (từ trong Excel)
Mặc dù trong hai phương pháp trên, bạn có thể đổ lỗi cho Excel hoặc Windows gây ra sự cố hoặc mất điện, nhưng phương pháp này hoàn toàn là do bạn.
Trường hợp này xảy ra khi bạn có một tệp Excel đã lưu và bạn cập nhật dữ liệu và lưu lại.
Nhưng cuối cùng bạn thực hiện một số thay đổi mà bạn không muốn bây giờ. Điều bạn thực sự muốn là lấy lại phiên bản trước.
Trong Excel 2010 và các phiên bản sau đó, Excel có một tính năng tích hợp sẵn để giúp bạn tải các phiên bản trước đó.
Dưới đây là các bước để hoàn nguyên về phiên bản Excel trước (ngay cả khi bạn đã cập nhật và lưu nó):
Bước 1: Click chọn tab File.
Bước 2: Trên trang Info page, click chọn Manage Workbook, tại đây sẽ hiển thị tất cả các phiên bản file Excel trước đó.
Bước 3: Click chọn phiên bản mà bạn muốn khôi phục.
Bước 4: Lưu file và đặt một tên mới bất kỳ.
Khi chọn và mở phiên bản file đã lưu trước đó, Excel sẽ hiển thị thông báo như hình dưới đây. Click chọn Restore để khôi phục phiên bản trước đó hoặc chọn lưu file dưới dạng file mới và đặt một tên khác.
Lưu ý rằng để điều này hoạt động, bạn cần đảm bảo rằng tùy chọn AutoRecover được bật. Mặc dù tính năng này thường được bật theo mặc định, nhưng bạn có thể kiểm tra và đảm bảo điều đó.
Khi nói đến việc khôi phục các tệp hoặc dữ liệu Excel chưa lưu, đây là ba tùy chọn tích hợp sẵn trong Excel có thể được sử dụng.
Ngoài ra còn có một số cách khác là lưu trữ các file Excel trên các dịch vụ đám mây như OneDrive hoặc DropBox. Tham khảo tiếp nội dung dưới đây để biết chi tiết cách thực hiện.
Khôi Phục Các File Excel Bị Ghi Đè/Phiên Bản Trước Đó Đã Lưu Từ OneDrive / DropBox
Nếu có thói quen lưu các file Excel trên các dịch vụ lưu trữ đám mây chẳng hạn như OneDrive hay DropBox, chúng ta cũng có thể khôi phục các file Excel chưa kịp lưu hoặc khôi phục các file Excel bị ghi đè.
Khôi Phục Phiên Bản File Excel Trước Đó Từ OneDrive
Để khôi phục phiên bản Excel trước đó, kích chuột phải vào phiên bản file Excel hiện tại trên OneDrive, click chọn Version History.
Thao tác này để mở file, ở khung bên trái chúng ta sẽ thấy tất cả các phiên bản file Excel trước đó.
Click chọn phiên bản mà bạn muốn để xem nội dung của file và hiển thị các tùy chọn để tải xuống hoặc khôi phục file đó.
Khôi Phục Phiên Bản File Excel Trước Đó Từ Dropbox
Cũng giống như OneDrive, Dropbox cũng lưu trữ các phiên bản trước đó của file Excel, mà chúng ta có thể xem lại hoặc tải xuống.
Để lấy phiên bản trước đó của file Excel, truy cập trang web Dropbox, sau đó click chọn biểu tượng 3 dấu chấm trên file mà bạn muốn xem trước các phiên bản trước đó.
Click chọn tùy chọn Version History.
Thao tác này sẽ hiển thị tất cả các phiên bản của file Excel. Chúng ta có thể mở và tải xuống các phiên bản này trên Dropbox.
Trong trường hợp nếu cài đặt thư mục DropBox trên hệ thống và lưu trữ các file tại đây, bạn chỉ cần kích chuột phải vào file bất kỳ chọn Version History.
Thao tác này sẽ chuyển hướng bạn đến phiên bản web Dropbox, tại đây bạn có thể xem và tải xuống tất cả các phiên bản của file.
Theo TrumpExcel
Xem thêm
7 câu chuyện “kinh dị” về lỗi Excel có thể bạn chưa biết
[Excel tips] Cách tạo biểu đồ dự kiến và biểu đồ thực tế trong Excel
[Excel tips] Cách sử dụng hàm LEN – hàm đo độ dài của chuỗi ký tự
