Giả sử, bạn đang cần nhập dữ liệu vào Excel theo mỗi kỳ (chẳng hạn như mỗi tuần hay mỗi tháng). Theo thói quen xử lý dữ liệu Excel, người dùng sẽ nhập dữ liệu tiếp theo trong một tab mới. Điều này làm số lượng tab tăng lên đáng kể. Thay vào đó, bạn nên sắp xếp dữ liệu nằm trong một danh sách dài. Do đó, hãy cố gắng giữ phần lớn dữ liệu trên một tab trong một danh sách liền kề chạy dọc trang để giúp bạn dễ dàng thao tác trên file Excel đó.
Đưa dữ liệu vào danh sách dài bằng hàm VSTACK
Có rất nhiều cách để đưa dữ liệu vào một danh sách dài. Nếu bạn gặp khó khăn khi thêm tab mới, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu đó vào cuối danh sách, thay vì nhập tab mới. Tuy nhiên, khi dữ liệu nằm trong một danh sách dài thì các thao tác (chẳng hạn như sắp xếp, kéo ra, hợp nhất, tính trung bình hoặc tóm tắt dữ liệu đó) sẽ đơn giản và rõ ràng hơn khi thực hiện trên một tab thay vì trên nhiều tab.
Bên cạnh cách sao chép và dán, còn một cách khác để đưa dữ liệu vào danh sách dài – đó là sử dụng hàm VSTACK.
Hàm VSTACK trả về mảng được hình thành bằng cách nối thêm từng đối số mảng theo hàng. Mảng nhận được sẽ có các kích thước sau đây:
– Hàng: tổng số lượng tất cả các hàng từ mỗi đối số mảng.
– Cột: Số cột tối đa từ mỗi đối số mảng.
Cú pháp: =VSTACK(array1,[array2],…)
Tất cả các tab sử dụng cùng một cấu trúc
Hãy đảm bảo rằng mỗi tab có cấu trúc giống nhau (như hình dưới). Trong trường hợp này, chúng ta có các KPI giống nhau trong cùng một cột trên mỗi tab. Ngoài ra, danh sách trong cột đầu tiên luôn ở cùng một vị trí.
Lấy dữ liệu trong một danh sách dài
Tính năng VSTACK đang lấy tất cả dữ liệu từ cả 3 tháng. Đặc biệt, công thức này sẽ tự động điều chỉnh khi đến tháng thứ 4.
Cách thao tác hàm VSTACK trong Excel
Bước 1: Nhấp vào ô A2 trên tab All data và nhập “=Vstack(” như hình dưới.
Bước 2: Nhấn SHIFT và nhấp vào tab Month 1.
Bước 3: Bấm vào tab ngoài cùng bên phải
Bước 4: Chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào (A2:AG) và nhấn Enter.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không thao tác được các bước trên, hãy nhập công thức (như hình dưới):
Khi sử dụng hàm VSTACK, chúng sẽ tự động điều chỉnh khi các tháng mới được nhập vào tập hợp các tab, tự động thêm các số mới vào cuối danh sách trong tab All data.
Xem thêm
Khai giảng Khóa học Excel for Professionals
[Tải miễn phí] 100 hàm Excel bạn nên biết
Cách dùng hàm ISERROR trong Excel
05 bước xây dựng Dashboard chuyên nghiệp
