Có một sự thật là Microsoft Office được sử dụng rộng rãi trên tất cả các lĩnh vực của ngành tài chính ngân hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách Microsoft Office được sử dụng trong lĩnh vực tài chính.
Cách các chuyên gia tài chính sử dụng bộ Office
Các chuyên gia tài chính và ngân hàng dành nhiều thời gian cho bộ Office – 30% người được hỏi cho biết họ dành hơn 4 giờ mỗi ngày cho Excel, 17% dành hơn 4 giờ cho Word và 10% dành khoảng thời gian đó để sử dụng PowerPoint. Tất nhiên, khả năng những gì có thể được tạo ra bằng cách sử dụng phần mềm là vô tận, từ đơn giản đến phức tạp hơn: Bảng báo cáo, đồ thị và mô hình tài chính, bình luận của khách hàng,…
Điểm chung của tất cả các loại tài liệu này là gì?
Tất cả chúng đều có thể là những tác vụ tốn thời gian, nhưng dưới đây là những tác vụ chiếm nhiều thời gian nhất khi làm việc trên các tài liệu này:
Formatting (định dạng) là một trong những tác vụ được thực hiện nhiều nhất trên Excel. Cứ bốn người được khảo sát thì có một người coi đây là công việc tốn nhiều thời gian nhất.
Vị trí thứ hai và thứ ba là proof-reading documents and adding comments (đọc rà soát và thêm bình luận); với lĩnh vực tài chính ngày càng được quản lý chặt chẽ, compliance (tuân thủ) hiện là một phần thiết yếu của quản lý tài liệu. Hơn 80% các chuyên gia được khảo sát đọc lại tài liệu mỗi ngày để loại bỏ các lỗi tiềm ẩn.
Phân tích việc sử dụng Excel
Không thể phủ nhận rằng bảng tính rất quan trọng đối với các chuyên gia tài chính, dưới đây là một số số liệu chính:
Phân tích việc sử dụng PowerPoint
Nhiều tài liệu như bản trình bày thương mại hoặc báo cáo được tạo bằng PowerPoint là một trong những nguyên nhân chính gây ra sự kém hiệu quả cho các chuyên gia tài chính:
Cách tối ưu hóa thời gian cho team của bạn
Theo nghiên cứu, gần 70% những người làm việc trong lĩnh vực tài chính ngân hàng cho rằng mình không đủ tiêu chuẩn để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian mà họ thực hiện hàng ngày. Giá trị gia tăng và kiến thức chuyên môn của mỗi cá nhân thường không được sử dụng khi họ tập trung vào các nhiệm vụ có thể được tự động hóa.
Để cung cấp cho nhóm của bạn nhiều thời gian và tính linh hoạt hơn, hãy giảm thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp. Dưới đây là một vài ý tưởng:
1. Tối ưu hóa
Tối ưu hóa các tác vụ hiện có, chẳng hạn như hiệu đính tệp. 81% chuyên gia tài chính đọc lại tài liệu mỗi ngày để tránh những sai sót có thể xảy ra! Tại sao không duy trì một thư viện các trang chiếu PowerPoint hoặc văn bản Word đã được ban quản lý phê duyệt và bộ phận tuân thủ xác nhận? Bổ nhiệm một người quản lý thư viện, người có thể kiểm soát các tài liệu mới và cập nhật do nhân viên và các phòng ban gửi đến. Loại dự án này cũng có thể là cơ hội để hài hòa các phương pháp làm việc giữa các nhóm và do đó để xem xét các công cụ cộng tác để tăng năng suất.
2. Tự động hóa
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và lặp lại bất cứ khi nào có thể. Sao chép và dán từ Excel sang PowerPoint hoặc Word là tác vụ được thực hiện thường xuyên xếp thứ ba theo kết quả khảo sát. Nếu bạn đã khám phá tất cả các khả năng của VBA thì còn có rất nhiều những giải pháp khác. Làm thế nào về việc kiểm kê các báo cáo định kỳ sử dụng nhiều lao động nhất và phối hợp với các bộ phận khác để tìm ra các giải pháp chung? Hoặc tổ chức một cuộc thi Hackathon để tập trung thông tin và tự động hóa việc tạo báo cáo. Đôi khi câu trả lời ở ngay trước mắt chúng ta; có thể một trong những đồng nghiệp của bạn là một bậc thầy thực sự của Excel!
Kết luận
Bằng cách tối ưu hóa, tự động hóa và loại bỏ các nhiệm vụ kém ưu tiên hơn, nhóm của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như phân tích. Bằng cách tập trung vào “thời gian” thay vì “khối lượng công việc”, người dùng Office có thể tăng năng suất của họ lên gấp 10 lần, đồng thời tận dụng tối đa thời gian làm việc cho các nhiệm vụ khó khăn hơn. Hơn nữa, những nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp này là một nguồn cơn của stress vì theo nghiên cứu của chúng tôi, 70% chuyên gia tài chính cảm thấy căng thẳng hàng ngày. Loại bỏ những hành động lặp đi lặp lại và tốn thời gian này sẽ khiến nhân viên cảm thấy hoàn thành tốt hơn trong công việc và mang lại cho họ sự an tâm.
Nguồn: upslide.net