Tìm hiểu lý do tại sao Microsoft Power BI là công ty dẫn đầu trong các nền tảng công nghệ phân tích và bạn nên thực hiện những bước nào để biến Power BI trở thành công cụ khai thác sức mạnh của dữ liệu mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
Power BI đang là xu hướng trong số các nền tảng công nghệ phân tích BI mới nhất và tốt nhất trong ngành.
- Điều gì tạo nên sự khác biệt của Power BI với các công cụ khác?
- Làm thế nào bạn có thể khai thác tốt nhất sức mạnh phân tích nâng cao của Power BI?
- Làm thế nào bạn có thể đảm bảo sự chấp nhận của người dùng trong quá trình triển khai của bạn?
- Bạn bắt đầu từ đâu? Bạn nên tránh những gì?
Khi đầu tư vào bất kỳ công nghệ phân tích mới nào, có một số bước quan trọng mà tổ chức nên lập kế hoạch trước, trong và sau khi triển khai. Power BI không phải là ngoại lệ – nhưng những hiểu biết sâu sắc về phân tích, các quyết định dựa trên dữ liệu và tự động hóa có sẵn của ứng dụng Power BI sẽ mang lại lợi nhuận gấp mười lần.
Tại sao chọn Power BI?
Power BI được định vị là người dẫn đầu trong Nền tảng phân tích & kinh doanh thông minh theo bảng xếp hạng của Gartner Magic Quadrant năm 2021. Microsoft cho thấy tầm nhìn và khả năng thực thi đầy đủ nhất trong số các công ty dẫn đầu thị trường khác. Trên thực tế, 97% trong số 500 công ty trong danh sách Fortune sử dụng Power BI ngày nay. Dưới đây là một số lợi ích mà khách hàng đã đạt được từ Power BI:
- Tích hợp hệ thống linh hoạt: Power BI được xây dựng trên nền tảng đám mây Azure của Microsoft – một trong những hệ thống đám mây lớn nhất, phát triển nhanh nhất và đáng tin cậy nhất trên thị trường hiện nay. Bạn có thể đã biết về lợi ích của việc ghép nối Power BI với Excel và Microsoft Teams, nhưng tính linh hoạt còn vượt xa hơn nhiều. Báo cáo Power BI có thể được xây dựng dựa trên hầu hết các hệ thống lưu trữ dữ liệu đám mây điện tử hiện đại (không chỉ Azure), trên cơ sở dữ liệu tiền đề và hàng trăm tùy chọn kết nối khác. Các tổ chức có thể sử dụng các API Power BI REST để hỗ trợ triển khai doanh nghiệp trên quy mô lớn. Ghép nối Power BI với Microsoft Power Platform, bao gồm PowerAutomate có thể giúp biến hệ thống báo cáo của bạn thành một hệ thống tích hợp đầy đủ cho cả thông tin chi tiết và hành động.
- Trực quan hóa & AI:Nhiệm vụ của nhóm sản phẩm Power BI là giúp mọi người có thể truy cập phân tích dữ liệu – cung cấp trải nghiệm ít sử dụng code (low code) hoặc không sử dụng câu lệnh code (no code) cho mọi thao tác phân tích dữ liệu. Power BI phát triển các tính năng phân tích và các dạng biểu đồ mới mỗi tháng – ngoài ra, các công ty bên thứ ba cũng đang phát triển thêm nhiều dạng trực quan hóa để tích hợp vào Power BI. Kết hợp trực quan hóa dữ liệu tốt nhất với tính năng tạo thông tin chi tiết AI tự động do Azure cung cấp, khách hàng mở khóa các tính năng bao gồm tạo ngôn ngữ tự nhiên, tính điểm cảm xúc, gắn thẻ hình ảnh, tổng hợp tự động, v.v.
- Gói phí đăng ký hiệu quả và kinh tế:Các rào cản để một tổ chức tích hợp phân tích vào quy trình kinh doanh của họ thường là phí đầu tư cao, gói phí hoặc bản quyền chưa bao giờ thấp hơn. Tuy nhiên, với ứng dụng Power BI Desktop, Microsoft miễn phí cho mọi người tải xuống và bắt đầu sử dụng. Gói Power BI Pro hàng tháng để chia sẻ thông tin chi tiết trong một tổ chức bắt đầu từ $10/user/tháng. Gói Premium giúp bạn mở khóa tất cả các tính năng chuẩn bị cho dữ liệu lớn và AI nâng cao có giá bắt đầu từ $20/user/tháng. Tất cả tính năng được Microsoft Power BI cung cấp để mở rộng hệ thống kinh doanh thông minh với lượng dữ liệu khổng lồ.
- Phân tích tự phục vụ (Self-service Analytics):Power BI nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho những người ra quyết định ở dạng thông tin cô đọng, sâu sắc nhất. Power BI đã tạo mô hình văn hóa dữ liệu cho các doanh nghiệp tiếp cận và khai thác thuận tiện hơn. Enterprise BI không chỉ có sẵn cho nhân viên CNTT, nhà khoa học dữ liệu, nhà phân tích kinh doanh và người dùng không chuyên về kỹ thuật. Power BI cho phép kiểm soát nhiều hơn cách người dùng truy cập và sử dụng dữ liệu – ở định dạng Office quen thuộc, số liệu tức thì và trực quan; do đó, đôi khi được gọi là “PowerPoint for Data”.
Chúng ta bắt đầu chuyển đổi Power BI từ đâu?
Tìm khách hàng dựa trên lợi ích của Power BI thật dễ dàng – nhưng mọi khách hàng đều ở một giai đoạn trưởng thành về dữ liệu và phân tích khác nhau. Có thể họ sẽ khó hiểu khi hình dung ra con đường phía trước. Có ba điều sau có thể giúp bạn đảm bảo triển khai thành công:
1.) Thiết lập kiến trúc hiện đại:
Hãy đi bộ trước khi bạn chạy – phân tích nâng cao của bạn sẽ chỉ tốt khi bạn có nền tảng dữ liệu tốt. Cần có cái nhìn thực tế về kiến trúc hiện có của hệ thống doanh nghiệp bạn để tối đa hóa khả năng của Power BI. Hãy xem xét để đảm bảo rằng kiến trúc của bạn là:
- Đám mây dữ liệu:Mặc dù Power BI có thể được xây dựng dựa trên các hệ thống tại chỗ (on-premise system), nhưng kho dữ liệu dựa trên đám mây sẽ hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí, an toàn và có thể mở rộng hơn bất kỳ hệ thống tại chỗ nào. Power BI đóng vai trò như một lớp phân tích trên nền tảng đám mây này.
- Tiêu chuẩn hóa:Hãy nghĩ về số lượng nguồn dữ liệu của doanh nghiệp bạn – nơi mà một nhà phân tích có thể truy cập vào để trích xuất dữ liệu. Mỗi đơn vị kinh doanh có một nguồn data trung tâm thật sự không? Hãy bắt đầu xây dựng và tạo kiến trúc dữ liệu ba tầng tiêu chuẩn để từ đó có thể vận dụng dữ liệu một cách hiệu quả với Master data.
- Tự động:Giảm mọi chi phí truy xuất, xử lý và tải dữ liệu (ETL – Extract Transform Load) từ kho dữ liệu của bạn vào các ứng dụng phân tích. Việc tự động hóa giúp bạn dành ít thời gian hơn để chuẩn hóa dữ liệu của bạn và có nhiều thời gian hơn cho việc tạo mẫu prototype các khả năng phân tích nâng cao.
2.) Lộ trình chuyển đổi Power BI:
- Đăng ký (subscription):Xác định các yêu cầu của kiến trúc dựa trên cơ sở người dùng dự kiến của bạn và các chi phí phát sinh. Xem xét các kiến trúc Power BI Pro, Power BI Premium hoặc AAS. Bắt đầu từ quy mô nhỏ trước hết. Khối lượng dữ liệu, tốc độ dữ liệu và độ biến động dữ liệu của bạn đều phải được xem xét.
- Định nghĩa vai trò:Với một gói Power BI đăng ký được chọn, các tác vụ tích hợp dữ liệu, mô hình hóa và báo cáo trở nên rõ ràng. Khi đó, bạn cần xác định rõ ràng trách nhiệm của đội triển khai Power BI bao gồm các kỹ sư dữ liệu, kỹ sư lập mô hình dữ liệu, kỹ sư front-end và nhà phân tích. Đảm bảo rằng mỗi vai trò được biên chế và xác định phù hợp để hoàn thành quá trình chuyển đổi của bạn trong suốt dự án. Tạo các truy cập dựa trên vai trò và quản trị các quyền truy cập này ngay từ ban đầu.
- Các ưu tiên chính:Xác định các báo cáo có giá trị cao nhất trong tổ chức của bạn – các báo cáo đưa ra quyết định thay đổi hoặc tạo ra các đột phá từ đó. Bắt đầu hành trình chuyển đổi Power BI của bạn tại đây. Cải thiện cách thức đưa ra những quyết định và tạo ra sự sự hứng thú, thèm muốn sử dụng cách thức mới để họp và đưa ra các quyết định từ những người lãnh đạo và người ra quyết định để có một cuộc chuyển đổi hiệu quả. Chiến lược triển khai Top-Down sẽ hiệu quả khi những người ra quyết định kiểm tra người dùng thường xuyên và theo lịch cụ thể trong suốt quá trình chuyển đổi.
3.) Đào tạo và tập huấn:
Bạn đang xây dựng hệ thống báo cáo hỗ trợ các quyết định quan trọng hôm nay và những năm sau cho doanh nghiệp. Các nhà phát triển và người dùng cuối của các công cụ phải tham gia vào một cuộc đối thoại đang diễn ra để hiểu rõ quá trình mua hàng và hiểu biết về công cụ, ứng dụng.
- Nhà phát triển (Developers):Các nhà phát triển Power BI nên hiểu các nguyên tắc cơ bản của các phương pháp hay nhất về lập mô hình dữ liệu (Kỹ thuật Kimball Dimensional Modeling), ngôn ngữ Biểu thức phân tích dữ liệu (DAX), các quy trình kiểm soát để tích hợp liên tục và phân phối liên tục, v.v. Đầu tư vào những nhân tài kỹ thuật nội bộ của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy văn hóa dữ liệu (data-driven culture) trong toàn tổ chức.
- Nhà phân tích dữ liệu (Data Analysts):Giúp các nhà phân tích dữ liệu sử dụng Power BI với tư cách là người dùng cuối và cũng là một nhà sáng tạo. Chia sẻ các tiêu chuẩn để lập các báo cáo và phân tích, bao gồm cách sử dụng tốt nhất các tính năng tự phục vụ như dataflows, certified datasets, v.v..
- Người dùng tại các bộ phận (Business Users):Nếu các báo cáo quá khó để hiểu và sử dụng, người dụng tại các bộ phận sẽ bỏ qua và mất cơ hội làm việc hiệu quả. Hãy triển khai Power BI đơn giản, hỗ trợ việc ra quyết định dựa vào dữ liệu không phức tạp. Việc truy cập dữ liệu cần được ưu tiên cao và tích hợp sẵn cho người dùng tại các bộ phận để trình bày các biểu đồ và phân tích.
- Tất cả mọi người:Cách tốt nhất để tăng mức độ chấp nhận của người dùng là chia sẻ những câu chuyện thành công và lợ ích có được từ việc sử dụng Power BI. Động lực này có thể nhanh chóng làm tăng lượt dùng và khuyến khích người dùng mới.
Điều gì cần tránh trong quá trình chuyển đổi Power BI?
Bất kỳ dự án phân tích dữ liệu nào cũng sẽ có một số lỗi không mong muốn, nhầm lẫn, sai lầ, – và điều đó không sao cả. Chất lượng của việc triển khai văn hóa dữ liệu không phải lúc nào cũng là một con đường tuyến tính. Với ý nghĩ đó, đây là ba cạm bẫy cần được xử lý cẩn thận hơn trong quá trình chuyển đổi của bạn:
1.) Nôn nóng triển khai toàn bộ hoặc các vấn đề khó:
Giải quyết nhu cầu báo cáo của bạn dưới dạng các phần dễ hiểu. Trước tiên, hãy tập trung vào các báo cáo chính có các chỉ số, số liệu đơn giản nhất. Đừng chuyển mọi thứ chỉ trong một bước nhảy vọt. Họp lại sau khi chuyển đổi thử nghiệm đầu tiên với một báo cáo đơn giản để hiểu những gì đã diễn ra tốt và những gì có thể được cải thiện. Tiếp tục thực hiện những điều cơ bản trước khi tìm cách triển khai các tính năng Machine Learning hoặc AI nâng cao. Hiện đại hóa toàn bộ cơ sở hạ tầng Power BI không diễn ra trong một sớm một chiều – chuyển đổi kỹ thuật số luôn là một dự án liên tục.
2.) Quá tải:
Power BI cung cấp vô số tính năng tự phục vụ có thể cực kỳ hữu ích, nhưng có thể là con dao hai lưỡi. Các vấn đề có thể phát sinh khi một số báo cáo về cùng một khu vực kinh doanh xung đột. Nguồn lực rất dễ bị nhân đôi nếu không có sự quản trị và lập kế hoạch phù hợp. Vậy tips cho bạn là gì? Hãy đảm bảo việc theo dõi mức độ chấp nhận của người dùng để xem báo cáo nào được sử dụng nhiều nhất – Hãy làm cho chúng tốt hơn và xóa bỏ các phần còn lại dần theo thời gian. Đừng lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp bạn.
3.) Sao chép cứng nhắc:
Chuyển đổi sang một nền tảng phân tích mới là cơ hội để có một cái nhìn mới về hoạt động kinh doanh của bạn. Có thể bạn sẽ bị cuốn hút để xây dựng lại các bản sao Power BI của các báo cáo hiện tại hoặc một số nhân sự sẽ chống lại sự thay đổi và không thích ứng với quá trình chuyển đổi. Hãy tận dụng lợi thế của công cụ Power BI để tạo nên những tiện ích và cách làm việc mới thu hút, tạo cảm hứng cho team của bạn. Mục tiêu cuối cùng của việc triển khai Power BI là thay đổi hành vi của doanh nghiệp – không chỉ đơn giản là tạo ra nơi để họ vào lấy dữ liệu và tạo ra thông tin. Hãy quản lý sự thay đổi, nhưng luôn nỗ lực để tạo văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm
Công cụ kinh doanh thông minh tương lai của doanh nghiệp – Power BI