Span of control – Tầm hạn quản trị

SPAN OF CONTROL LÀ GÌ?

Tổ chức càng lớn thì có càng nhiều các cấp quản lý. Kết quả là, hệ thống cấp bậc được sinh ra. Nhiều người trong một bộ phận phải làm việc với một cấp trên duy nhất. Một số bộ phận có thể chỉ có mười nhân viên, trong khi những bộ phận khác thì con số đó có thể lên đến hàng trăm nhân viên. Trong cả hai trường hợp đấy, Span of control (tầm hạn quản trị) tồn tại để quản lý riêng biệt toàn bộ các cấp trong tổ chức.

Span of control (tầm hạn quản trị) là số lượng nhân viên mà người quản lý có thể giám sát hiệu quả nhất có thể. Nếu bổ sung các cấp bậc mới sẽ làm cho cấu trúc tổ chức dốc hơn. Span of control lớn sẽ giúp cấu trúc của tổ chức phẳng hơn, kết quả sẽ làm chi phí thấp hơn. Một Span of control nhỏ sẽ làm cho cấu trúc tổ chức dốc, đòi hỏi nhiều quản lý hơn và sẽ tốn kém chi phí. Vì vậy người quản lý trong tổ chức nên có một Span of control lớn.

Span of control luôn bao gồm hai chiều hướng sau:

Chiều ngang

Đây là số lượng nhân viên cấp dưới mà quản lý trực tiếp giám sát. Đây cũng được gọi là Span of control.

Chiều dọc

Đây là số lượng các cấp được quản lý (trực tiếp hoặc không trực tiếp). Nó đề cập đến mức độ mà người quản lý mong muốn giảm xuống mức thấp nhất của tổ chức. Điều này còn được gọi là Độ sâu Kiểm soát (Depth of Control). Nó chủ yếu nhằm vào mức độ giao tiếp giữa người quản lý và cấp dưới mà anh ta chịu trách nhiệm. Nếu không có một nhà lãnh đạo giỏi, việc giao tiếp xuống đến các cấp dưới sẽ rất khó khăn.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

Khả năng lãnh đạo giỏi cũng liên quan đến tài năng bẩm sinh của người quản lý. Ngoài ra, có một số yếu tố khác cũng đóng vai trò quan trọng. Có một ví dụ về kích thước của Span of control (tầm hạn quản trị) và số lượng các cấp dưới.

Nó cũng liên quan đến:

• Kinh nghiệm và chuyên môn của nhà quản lý.
• Hiểu biết về tính cách và con người của nhà quản lý.
• Kinh nghiệm, chuyên môn và hành vi của nhân viên đối với nhau.
• Bản chất của công việc và sự phức tạp của các nhiệm vụ được giao.
• Bản chất của tổ chức và mức độ giao tiếp, phân quyền và chất lượng tương tác trong môi trường làm việc.

NHIỆM VỤ VÀ CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO

Ban đầu, điểm trọng yếu là phân công nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm. Một nhân viên càng có nhiều thẩm quyền và trách nhiệm, vị trí của anh ta trong hệ thống của tổ chức càng cao. Tuy nhiên, số lượng công việc của một nhân viên không có ảnh hưởng đến vị trí thứ bậc. Cần phải phân biệt giữa các nhiệm vụ phức tạp và các nhiệm vụ đơn lẻ.

Các nhiệm vụ phức tạp chủ yếu dành cho những nhân viên thiếu kinh nghiệm mới bắt đầu. Họ vẫn cần nhiều sự giám sát, hướng dẫn và cần phải được quản lý của họ giám sát một cách thường xuyên.

Mặc dù nhân viên cố gắng đạt được một kết quả cụ thể trong thời gian quy định, nhưng trong đó lại có các nhiệm vụ phụ (phức tạp) cần được hoàn thành trong suốt quá trình thực hiện. Người giám sát cần dành rất nhiều thời gian hướng dẫn nhân viên. Càng nhiều nhân viên thiếu kinh nghiệm trong nhóm thì công việc của người giám sát càng khó khăn.

Nhiệm vụ đơn lẻ là dành cho những nhân viên có kinh nghiệm. Ví dụ, một nhân viên giỏi sẽ biết mục tiêu, khi nào thì nhiệm vụ cần hoàn thành và cũng chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình. Anh ta cần rất ít hoặc không cần sự giám sát. Quan trọng nhất là anh ta sẽ làm việc hiệu quả hơn và được đánh giá tốt hơn. Người quản lý dễ dàng hơn trong việc giám sát một nhóm lớn những nhân viên như vậy, bởi vì mọi người đều biết cấp trên mong đợi điều gì.

SỰ CÂN ĐỐI

Span of control biểu thị khả năng lãnh đạo. Mọi người đều biết rằng một người quản lý với Span of control (tầm hạn quản trị) rộng có nhiều nhân viên dưới quyền. Span of control (tầm hạn quản trị) của người quản lý càng nhỏ, thì càng có ít nhân viên cấp dưới.

Vì vậy Span of control  và phạm vi kiểm soát phải cân đối, hòa hợp với nhau. Khi một người có quyền cao hơn hoặc quyền thấp hơn người khác, sẽ phát sinh những vấn đề trong phương pháp lãnh đạo, chỉ thị cho nhân viên và làm việc nhóm.

TĂNG CƯỜNG SPAN OF CONTROL

Khi một nhà quản lý giám sát một lượng lớn nhân viên, ông ta thường có ít thời gian để sắp xếp các hoạt động và giám sát chất lượng xem các công việc đang được thực thi như thế nào.

Mỗi hoàn cảnh, tình huống cần được đánh giá độc lập dựa trên các yếu tố xác định của Span of control (tầm hạn quản trị). Nếu một tình huống phát sinh khi có nhà quản lý có quá nhiều nhân viên, có một số cách cho việc tìm giải pháp như sau:

• Đào tạo cho người quản lý, hướng dẫn họ kĩ năng quản lý như giao tiếp rõ ràng.
• Đào tạo cho nhân viên, hướng dẫn họ cách làm việc độc lập và tận dụng thật tốt thời gian của họ.
• Nhà quản lý cần giao nhiệm vụ, giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao, cải thiện khả năng phân chia công việc.
• Cải thiện các thủ tục và hệ thống. Vì khi thủ tục tốn quá nhiều thời gian, nên tìm kiếm các giải pháp hiệu quả với sự giúp đỡ của nhóm quản lý.
• Kết hợp với bộ phận nhân sự, họ sẽ giảm gánh nặng của người quản lý bằng cách tiếp nhận các nhiệm vụ chuyên môn nhất định theo chính sách của phòng nhân sự.
• Tìm một người trợ lý cá nhân, người có thể hỗ trợ bạn các công việc hằng ngày, giảm bớt đi khối lượng công việc.
• Hãy chỉ định một trợ lý quản lý, người có thể báo cáo với nhà quản lý, nhưng với cấp dưới thì cần thể hiện được đủ phẩm chất và năng lực, có thể làm việc trên cương vị của người quản lý khi cần thiết.

VÍ DỤ VỀ SPAN OF CONTROL (tầm hạn quản trị)

Ví dụ đầu tiên là tình huống với một người quản lý nhiều năm kinh nghiệm dẫn dắt một nhóm khoảng 40 người. Các vấn đề nảy sinh khi đội của anh ta giảm xuống còn 20 người do cắt giảm nhân sự. Lúc đầu, mọi thứ dường như vẫn ổn. Mọi người đều biết những gì họ mong đợi, nhưng khi thời gian trôi qua, người quản lý bắt đầu cảm thấy không thoải mái. Anh ta muốn kiểm soát nhiều hơn và làm mọi thứ theo cách của mình.

Nhân viên bắt đầu cảm thấy người quản lý liên tục kiểm soát quá kĩ những việc họ làm, và họ cảm thấy điều đấy như là một trở ngại. Rất có thể là người quản lý sẽ bắt đầu cảm thấy buồn chán và sẽ không còn có thể tìm thấy động lực trong công việc của mình. Mâu thuẫn có thể nảy sinh và những vấn đề bé sẽ dễ dàng trở thành vấn đề to tát. Trong một số trường hợp, người quản lý có thể cảm thấy anh ta không đủ động lực, điều này có thể gây ra những hậu quả rất tiêu cực.

Tình huống thứ hai liên quan đến một người quản lý được sử dụng để lãnh đạo một nhóm khoảng năm nhân viên. Anh ta sẽ thấy căng thẳng khi anh ta phải chịu trách nhiệm cho một nhóm 20 người. Nếu nhân viên có thể tự mình làm việc, mọi thứ có thể bắt đầu ngay từ đầu. Nhưng khi có vấn đề hoặc xung đột nảy sinh, người quản lý cần phải ở đó để giải quyết cho tất cả 20 người cấp dưới của mình. Anh ta sẽ rất khó khăn khi giao nhiệm vụ, bởi vì anh ta quen với việc làm với từng người một chỉ khoảng năm nhân viên.

Tình hình trở nên phức tạp hơn cho người quản lý khi phần lớn trong số 20 nhân viên không thể hoạt động độc lập. Người quản lý sẽ phải đương đầu với chính việc thiếu kỹ năng giao nhiệm vụ của mình. Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là phải xác định đúng vấn đề và đưa ra các giải pháp thực tiễn