Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, có rất nhiều riêng biệt mà bạn cần phải biết để có thể đưa ra những quyết định tài chính đúng đắn nhất. Trước hết, chúng ta cần phải hiểu được cách tính toán những chỉ số tài chính quan trọng và ý nghĩa của chúng.
Trước khi đi sâu hơn vào những hệ số quan trọng này, hãy xem lướt qua ba loại báo cáo tài chính quan trọng: Bảng cân đối kế toán, bảng kết quả hoạt động kinh doanh và bảng luân chuyển tiền tệ.
NHỮNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH QUAN TRỌNG
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Bảng cân đối kế toán cho thấy một góc nhìn vào vị thế tài chính của doanh nghiệp bạn tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối kế toán này được tạo nên bởi 3 yếu tố: tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tài sản bao gồm tất cả mọi thứ mà công ty sở hữu như tiền mặt, thiết bị, tài sản hoặc hàng tồn kho. Nợ phải trả bao gồm các tài khoản phải trả hoặc các khoản phải trả tạo nên khoản nợ dài hạn.Vốn chủ sở hữu hay vốn cổ đông nghĩa là số chênh lệch sau khi khoản nợ phải trả được trừ ra khỏi tài sản.
Tài sản được liệt kê bên trái của bảng cân đôi kế toán. Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được liệt kê ở phía bên phải.
Lý do mà nó được gọi là bảng cân đối kế toán là bở vì công thức sau:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Như tên của báo cáo cho thấy, báo cáo thu nhập phác thảo khả năng sinh lời của doanh nghiệp bạn trong một khoảng thời gian như 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm. Nó còn được gọi là báo cáo lãi lỗ (P&L) và bao gồm các thành phần sau:
1)Doanh thu bán hàng được định nghĩa là tổng doanh thu được tạo ra cùng với chi phí của tất cả hàng hóa được bán.
2) Chi phí hoạt động bao gồm các hạng mục như chi phí quảng cáo và tiền thuê văn phòng.
3) Chi phí không hoạt động có thể bao gồm chi phí mua một lần và lãi suất cho bất kỳ khoản nợ nào của công ty.
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
Một báo cáo lưu chuyển tiền tệ cung cấp một bức tranh về dòng tiền vào và dòng tiền ra của một công ty. Việc phân tích tình hình tiền mặt của doanh nghiệp bạn và dự đoán nhu cầu dòng tiền cần thiết là những nhiệm vụ kế toán cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ và phải được thực hiện một cách thường xuyên.
Hãy nhớ rằng, tiền mặt là vua. Doanh nghiệp của bạn có thể ghi nhận lợi nhuận mỗi quý nhưng có thể gặp khủng hoảng về tiền mặt vì bạn đang gặp khó khăn trong việc chuyển đổi các tài sản như tài khoản phải thu thành tiền mặt. Bạn cần tiền mặt để trả những thứ như tiền lương và tiền thuê nhà. Thật không may, bạn có thể không trả được bằng lợi nhuận của mình.
TẠO MỘT BIỂU ĐỒ TÀI KHOẢN
Biểu đồ tài khoản cung cấp một cách tuyệt vời để ghi lại tất cả các giao dịch của bạn về doanh thu, chi phí hoặc nợ phải trả. Nếu bạn kiếm được tiền, nó sẽ được ghi lại trong một tài khoản thu nhập. Nếu bạn mua vật tư kinh doanh, giao dịch đó sẽ được ghi lại trong một tài khoản chi phí. Thậm chí, có cả một tài khoản cho các khoản nợ như thế chấp hoặc các khoản vay.
QuickBooks giúp đơn giản hóa công việc kế toán này cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể truy cập cửa sổ Biểu đồ tài khoản theo một trong ba cách sau:
1.Nhấn Ctrl + A (việc này có thể được thực hiện từ bất kỳ trang nào trong chương trình)
2.Trong thanh menu, chọn Danh sách → Biểu đồ tài khoản
3.Ở trên cùng bên phải của Trang chủ, trong bảng điều khiển Công ty, nhấp vào Biểu đồ tài khoản
Khi Biểu đồ tài khoản đã được mở, bạn có thể tạo tài khoản mới.
1.Nhấn Ctrl + N để mở cửa sổ Thêm tài khoản mới. Trên thanh menu ở cuối cửa sổ Biểu đồ tài khoản, nhấp vào Tài khoản → Mới. Hoặc nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trong cửa sổ Biểu đồ tài khoản, sau đó chọn Mới từ menu phím tắt. Phương thức này sẽ nhắc QuickBooks mở cửa sổ Thêm tài khoản mới.
2.Chọn loại Tài khoản bạn muốn tạo, chẳng hạn như Ngân hàng cho tài khoản ngân hàng, sau đó bấm Tiếp tục. Cửa sổ Thêm tài khoản mới liệt kê các loại tài khoản phổ biến nhất. Nếu bạn không thấy loại tài khoản bạn muốn, thì hãy chọn tùy chọn Loại tài khoản khác, sau đó chọn từ menu thả xuống hiển thị bên dưới.
HỆ SỐ TÀI CHÍNH
Bây giờ chúng ta đã hiểu rõ về những báo cáo tài chính quan trọng nhất và cách theo dõi các giao dịch, đã đến lúc phải xem xét các hệ số tài chính. Có một số loại hệ số tài chính khác nhau nhưng trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xem xét hai loại: sinh lời và thanh khoản. Hiểu những điều này sẽ cung cấp một điểm khởi đầu tốt để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bạn.
TỶ SUẤT LỢI NHUẬN
Tỷ suất lợi nhuận gộp
Tỷ suất lợi nhuận gộp là tỷ lệ phần trăm mà bạn có thể tính bằng cách xem báo cáo thu nhập của mình. Tỷ lệ phần trăm này cho bạn biết số tiền bạn nhận được từ việc bán hàng sau khi bạn trả các chi phí phát sinh để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của bạn.
Phương trình tìm tỷ suất lợi nhuận gộp của bạn là:
Tỷ lệ lợi nhuận gộp cận biên= (Doanh thu – Giá vốn hàng bán) / Doanh thu
Ví dụ: giả sử bạn đã tạo ra doanh số bán hàng là 250.000 đô la và giá vốn hàng bán của bạn là 27.500 đô la. Điều này có nghĩa là Lợi nhuận gộp của bạn là $ 222.500 ($ 250.000 – 27.500) và Tỷ suất lợi nhuận gộp cận biên của bạn là 89% ($ 222.500 / $ 250.000).
Nói cách khác, cứ 1 đô la bạn thực hiện bán sản phẩm của mình, bạn có thể giữ 89 xu để điều hành doanh nghiệp của mình.
Điểm hòa vốn
Điểm hòa vốn là số tiền bán hàng bạn cần tạo ra để tạo ra lợi nhuận bằng không. Nó là số tiền bạn cần kiếm để duy trì hoạt động kinh doanh. Dưới đây là công thức:
Điểm hòa vốn = (Chi phí sản xuất chung + Thanh toán bảng cân đối kế toán) / Tỷ suất lợi nhuận gộp biên
Chi phí đầu tư của bạn đề cập đến chi phí mà bạn phải chịu bất kể bạn bán bao nhiêu máy xay sinh tố trong một quý cụ thể (sử dụng ví dụ về công ty mẫu của chúng tôi ở trên). Ví dụ bao gồm tiền lương, tiện ích, bảo hiểm và tiền thuê nhà. Để tính điểm hòa vốn, bạn cũng cần biết tổng số thanh toán trên bảng cân đối kế toán, chẳng hạn như chi phí lãi cho các khoản vay.
Có được thông tin này, điểm hòa vốn của bạn được tính là (25.000 đô la + 7.000 đô la) / 0,89 = 35 đô la, 955.
Điều đó có nghĩa là để doanh nghiệp của bạn hoạt động, bạn phải tạo doanh thu $ 35,955. Con số này nên được sử dụng làm thước đo hoặc điểm chuẩn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh. Hãy nghĩ về nó như là mức tối thiểu bạn cần phải đạt được để giữ cho cánh cửa mở.
Lợi nhuận biên ròng
Tỷ lệ này xem xét mức thu nhập ròng kiếm được với mỗi đô la doanh số mà công ty tạo ra. Tính toán dưới đây:
Tỷ suất lợi nhuận ròng = Thu nhập ròng / Doanh thu
Gợi ý: Thu nhập ròng được tính bằng Doanh thu – Giá vốn hàng bán – Tổng chi phí hoạt động – Chi phí lãi vay – Thuế
Sử dụng dữ liệu trên, tỷ suất lợi nhuận ròng của bạn sẽ là $ 189.500 / $ 250.000 = 76%. Điều này có nghĩa là với mỗi đô la doanh số, doanh nghiệp lãi 76 xu.
Đối với hai tỷ lệ lợi nhuận còn lại, chúng tôi sẽ cần kết hợp các chi tiết đơn hàng từ bảng cân đối kế toán cũng như báo cáo thu nhập.
Lợi nhuận trên tài sản (ROA)
Phép tính này cho chúng ta biết quản lý đã sử dụng tài sản của công ty tốt như thế nào để tạo ra lợi nhuận và được tính như sau:
Lợi nhuận trên tài sản = Thu nhập ròng / Tổng tài sản
Sử dụng công thức này, ROA của bạn sẽ là $ 189.500 / $ 350.000 = 0,54 hoặc 54%.
Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE)
Chỉ số này đo lường mức lợi nhuận mà công ty tạo ra bằng cách sử dụng tiền đầu tư của các cổ đông.
Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu = Thu nhập ròng / Vốn chủ sở hữu của cổ đông
ROE cho công ty mẫu của chúng tôi sẽ là $ 189.500 / $ 210.500 = 0,90 hoặc 90%.
CHỈ SỐ THANH KHOẢN
VÔN LƯU ĐỘNG
Vốn lưu động là một biện pháp phổ biến của thanh khoản ngắn hạn. Nó được tính như sau.
Vốn lưu động = Tài sản hiện tại – Nợ ngắn hạn
Là một người bồi dưỡng, tài sản hiện tại đề cập đến các tài sản dự kiến sẽ chuyển đổi thành tiền trong vòng một năm và bao gồm những thứ như tài khoản phải thu và hàng tồn kho. Mặt khác, các khoản nợ hiện tại đề cập đến các nghĩa vụ đáo hạn trong vòng một năm như các tài khoản phải trả.
Sử dụng bảng cân đối mẫu của chúng tôi ở trên, vốn lưu động của công ty là $ 179.500 ($ 250.000 – $ 70.500).
Đây là một chỉ số tốt về sức mạnh tài chính. Nếu công ty có vốn lưu động tiêu cực, nó có thể báo hiệu những tin tức xấu như sắp phá sản.
HỆ SỐ THANH KHOẢN TỨC THỜI
Số liệu này sử dụng các thành phần tương tự như vốn lưu động nhưng trình bày thông tin dưới dạng tỷ lệ. Đây là công thức:
Tài sản lưu động / nợ ngắn hạn
Sử dụng ví dụ trên, tỷ lệ hiện tại của bạn sẽ là 3,55 ($ 250.000 / $ 70.500) có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có tài sản hiện tại gấp 3,55 lần so với nợ hiện tại. Nhìn chung, tỷ lệ 2: 1 được coi là lành mạnh vì nó cho thấy công ty có thể dễ dàng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính hiện tại hơn. Đồng thời, nếu tỷ lệ hiện tại quá cao (so với hiệu suất trong quá khứ hoặc xu hướng của ngành) thì điều đó có thể có nghĩa là bạn cần quản lý vốn lưu động tốt hơn.
HỆ SỐ THANH KHOẢN NHANH
Còn được gọi là “tỷ lệ kiểm tra axit “hoặc” tỷ lệ tài sản nhanh “, số liệu này cho chúng tôi biết công ty có thể đáp ứng các khoản nợ hiện tại của mình bằng cách sử dụng các tài sản có tính thanh khoản cao nhất của mình như thế nào. Đây là công thức khó hơn để chuyển đổi thành tiền mặt. Dưới đây là công thức:
Hệ số thanh toán nhanh = (tài sản hiện tại – hàng tồn kho) / nợ ngắn hạn
Tỷ lệ nhanh của chúng ta sẽ là (250.000 – 100.000 đô la) / 70.500 đô la = 2,13. Đây là một sự khác biệt lớn so với kết quả tỷ lệ hiện tại của chúng tôi ở trên.
KẾT HỢP TẤT CẢ CÁC CHỈ SỐ
Như bạn có thể thấy, việc tính toán các tỷ số tài chính không khó. Đây là một vấn đề về việc biết dữ liệu nào cần lấy và tính toán các công thức của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết rằng theo cách riêng của họ, tỷ lệ tài chính không nói với bạn nhiều.
Quay trở lại tính toán đầu tiên của chúng tôi ở trên, chúng tôi thấy rằng tỷ suất lợi nhuận gộp của công ty là 89%. Nhưng, điều đó tốt hay xấu? Bước đầu tiên là xem xét làm thế nào biện pháp này đã được xu hướng qua quý và qua năm.
Tuy nhiên, để có cái nhìn đầy đủ về hiệu quả kinh doanh của bạn, bạn phải nhớ rằng doanh nghiệp của bạn không hoạt động trong môi trường chân không. Do đó, điều quan trọng là phải tính đến dữ liệu ngành cũng như khi phân tích kết quả của bạn. Chẳng hạn, nếu tỷ lệ nhanh của bạn tăng từ 1,8 lên 2,13 so với năm trước, nhưng tiêu chuẩn ngành xảy ra là 3, thì điều đó có nghĩa là bạn đã có một số việc phải làm.
Một điều đáng nói nữa là người cho vay sử dụng các số liệu kế toán doanh nghiệp nhỏ này cùng với tỷ lệ thanh khoản bằng cách đánh giá khả năng doanh nghiệp sẽ mặc định cho khoản vay. Biết cách tính toán và đo lường tỷ lệ là một chuyện. Làm việc để cải thiện hiệu suất tài chính của bạn là một việc khác.
BƯỚC TIẾP THEO
Tại thời điểm này, có thể hữu ích để có được sự giúp đỡ chuyên nghiệp để hỗ trợ các nhu cầu kế toán doanh nghiệp nhỏ của bạn. Thuê kế toán tại nhà của bạn có thể rất tốn kém. Tuy nhiên, việc thuê một kế toán bên ngoài từ một công ty như Ignite Spot giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cho phép bạn tập trung vào các hoạt động cốt lõi của mình. Với kế toán thuê ngoài từ Ignite Spot, bạn sẽ không phải lo lắng về các nguyên tắc kế toán thay vào đó bạn có sẽ có thêm khoảng trống để quan tâm hơn về việc điều hành doanh nghiệp của bạn.
