Tổng hợp dữ liệu nhanh cùng hàm GROUPBY trong Office 365

Hàm GROUPBY giúp bạn nhóm dữ liệu theo một hoặc nhiều cột và thực hiện các phép tính tổng hợp như SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX,.. Hàm GROUPBY hoạt động tương tự như khi bạn tạo Pivot Table và có thể cập nhật kết quả khi dữ liệu đầu vào thay đổi.

Công thức hàm GROUPBY

GROUPBY(row_fields,values,function,[field_headers],[total_depth],[sort_order],[filter_array],[field_relationship])

  • row_fields: vùng dữ liệu bạn muốn nhóm.
  • values: các giá trị để tổng hợp.
  • function: hàm tổng hợp dữ liệu được nhóm (như: SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX,…)
  • field_headers: chỉ định bảng tổng hợp có tiêu đề hay không

0 – Không có tiêu đề

1 – Có, nhưng không hiển thị tiêu đề (mặc định)

2 – Không có tiêu đề, Excel sẽ tự tạo

3 – Có, hiện tiêu đề

  • total_depth: xác định xem có hiện Grandtotals hay Subtotals không

0 – Không totals

1 – Grand totals ở phía dưới (mặc định)

2 – Grand totals và Subtotals ở phía dưới

-1 – Grand totals ở phía trên

-2 – Grand totals và Subtotals ở phía trên

  • sort_order: Theo mặc định sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần dựa trên dữ liệu row_fields. Để sắp xếp các hàng theo nhóm khác nhau, bạn có thể điều chỉnh:

Sắp xếp tăng dần – Sử dụng số cột dương

Sắp xếp giảm dần – Sử dụng số cột âm

  • filter_array: lọc ra các hàng cụ thể bằng điều kiện Logic
  • field_relationship: chỉ định các trường quan hệ khi row_fields chứa nhiều cột:

0 – sắp xếp các trường quan hệ theo thứ bậc (mặc định)

1 – sắp xếp từng cột độc lập

Hàm GROUPBY cơ bản

Giả sử bạn có bộ dữ liệu với các cột: A-Năm, B-Sản phẩm, C-Kênh bán hàng, D-Kênh bán hàng, E-Loại sản phẩm, F- Doanh thu.

Bạn sẽ dùng hàm GROUPBY để tổng hợp doanh thu theo năm (Year).

Bước 1. Chọn ô chứa dữ liệu tổng hợp (các ô liền kề có đủ khoảng trống để trả giá trị).

Bước 2. Nhập công thức GROUPBY

=GROUPBY(A1:A996,F1:F996,SUM)

hàm GROUPBY cơ bản

Các tham số:

  • A1:A996 :Vùng dữ liệu cần nhóm (Năm)
  • E1:E996 : Giá trị cần tổng hợp (Doanh thu)
  • SUM: Hàm tính tổng
  • Mặc định: Có tiêu đề và không hiển thị, Hiện Grand Totals, Không sắp xếp

Sắp xếp các hàng được nhóm

Vẫn sử dụng dữ liệu trên, giả sử bạn cần tổng hợp doanh thu theo các loại sản phẩm (Category) và sắp xếp giảm dần theo doanh thu (Sales).

Nhập công thức:

=GROUPBY(D1:D996,E1:E996,SUM,3,1,-2)

hàm GROUPBU sort

Các tham số:

  • D1:D996 :Vùng dữ liệu cần nhóm (Loại sản phẩm)
  • E1:E996 : Giá trị cần tổng hợp (Doanh thu)
  • SUM: Hàm tính tổng
  • 3: Dữ liệu có tiêu đề, hiện tiêu đề
  • 1: Hiện Grandtotals ở phía dưới
  • -2: Sắp xếp giảm dần theo Doanh thu (cột thứ 2)

Nhóm các hàng theo nhiều cột

Bạn sẽ tạo bảng tổng hợp thông tin về số lượng các loại sản phẩm (Category) được bán ở các kênh bán hàng (Sales Channel)

Nhập công thức:

=GROUPBY(D1:E996,F1:F996,COUNT)

hàm GROUPBY nhóm nhiều cột

Các tham số:

  • D1:E996 :Vùng dữ liệu cần nhóm (Kênh bán hàng, Loại sản phẩm)
  • F1:F996 : Giá trị cần tổng hợp (Doanh thu)
  • COUNT: Hàm đếm các giá trị số

Lọc các hàng dữ liệu cụ thể

Vẫn sử dụng bộ dữ liệu trên, bạn sẽ loại trừ kênh bán hàng Direct khỏi bảng tổng hợp doanh thu của các kênh bán hàng (Sales Channel)

Nhập công thức:

=GROUPBY(D1:D996,F1:F996,SUM,,,,D1:D996<>”Direct”)

hàm GROUPBY lọc

*Lưu ý:

  • Khi cần chỉnh sửa công thức, chọn đúng vào ô đã nhập công thức ban đầu để chỉnh sửa.
  • Cần đảm bảo những ô liền kề của ô nhập công thức trống.

Xem thêm:

Khóa học Data Analysis For Business

Khóa học Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu

Lọc dữ liệu với hàm FILTER

Bài viết liên quan
Học và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho người mới trong năm 2025

Hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu học và ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI, từ nền tảng học miễn phí đến công cụ AI không cần code.  

Xem thêm
[ƯU ĐÃI THÁNG 07/2025] Đóng sớm tháng Bảy – Giá hời hết sảy

Chào hè tháng 07, UniTrain mang đến ưu đãi kép cho học viên: Giảm ngay 177.000đ trên mức ưu đãi đóng sớm khi học viên đăng ký bất kỳ khóa học nào trong tháng này. Khóa

Xem thêm
Trực Quan Hóa Chỉ Số Hiệu Suất (KPI) Trong Power BI

Khi cần trình bày một chỉ số quan trọng trong báo cáo và so sánh với mục tiêu đề ra, KPI Visual trong Power BI là công cụ trực quan và

Xem thêm
Xu hướng mới của trí tuệ nhân tạo (AI) trong năm 2025

Cập nhật các xu hướng mới nhất về trí tuệ nhân tạo AI năm 2025 như GPT-5, video AI, giáo dục thông minh và chiến lược AI tại Việt Nam. Trí

Xem thêm