Tổng hợp dữ liệu nhanh cùng hàm GROUPBY trong Office 365

Hàm GROUPBY giúp bạn nhóm dữ liệu theo một hoặc nhiều cột và thực hiện các phép tính tổng hợp như SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX,.. Hàm GROUPBY hoạt động tương tự như khi bạn tạo Pivot Table và có thể cập nhật kết quả khi dữ liệu đầu vào thay đổi.

Công thức hàm GROUPBY

GROUPBY(row_fields,values,function,[field_headers],[total_depth],[sort_order],[filter_array],[field_relationship])

  • row_fields: vùng dữ liệu bạn muốn nhóm.
  • values: các giá trị để tổng hợp.
  • function: hàm tổng hợp dữ liệu được nhóm (như: SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX,…)
  • field_headers: chỉ định bảng tổng hợp có tiêu đề hay không

0 – Không có tiêu đề

1 – Có, nhưng không hiển thị tiêu đề (mặc định)

2 – Không có tiêu đề, Excel sẽ tự tạo

3 – Có, hiện tiêu đề

  • total_depth: xác định xem có hiện Grandtotals hay Subtotals không

0 – Không totals

1 – Grand totals ở phía dưới (mặc định)

2 – Grand totals và Subtotals ở phía dưới

-1 – Grand totals ở phía trên

-2 – Grand totals và Subtotals ở phía trên

  • sort_order: Theo mặc định sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần dựa trên dữ liệu row_fields. Để sắp xếp các hàng theo nhóm khác nhau, bạn có thể điều chỉnh:

Sắp xếp tăng dần – Sử dụng số cột dương

Sắp xếp giảm dần – Sử dụng số cột âm

  • filter_array: lọc ra các hàng cụ thể bằng điều kiện Logic
  • field_relationship: chỉ định các trường quan hệ khi row_fields chứa nhiều cột:

0 – sắp xếp các trường quan hệ theo thứ bậc (mặc định)

1 – sắp xếp từng cột độc lập

Hàm GROUPBY cơ bản

Giả sử bạn có bộ dữ liệu với các cột: A-Năm, B-Sản phẩm, C-Kênh bán hàng, D-Kênh bán hàng, E-Loại sản phẩm, F- Doanh thu.

Bạn sẽ dùng hàm GROUPBY để tổng hợp doanh thu theo năm (Year).

Bước 1. Chọn ô chứa dữ liệu tổng hợp (các ô liền kề có đủ khoảng trống để trả giá trị).

Bước 2. Nhập công thức GROUPBY

=GROUPBY(A1:A996,F1:F996,SUM)

hàm GROUPBY cơ bản

Các tham số:

  • A1:A996 :Vùng dữ liệu cần nhóm (Năm)
  • E1:E996 : Giá trị cần tổng hợp (Doanh thu)
  • SUM: Hàm tính tổng
  • Mặc định: Có tiêu đề và không hiển thị, Hiện Grand Totals, Không sắp xếp

Sắp xếp các hàng được nhóm

Vẫn sử dụng dữ liệu trên, giả sử bạn cần tổng hợp doanh thu theo các loại sản phẩm (Category) và sắp xếp giảm dần theo doanh thu (Sales).

Nhập công thức:

=GROUPBY(D1:D996,E1:E996,SUM,3,1,-2)

hàm GROUPBU sort

Các tham số:

  • D1:D996 :Vùng dữ liệu cần nhóm (Loại sản phẩm)
  • E1:E996 : Giá trị cần tổng hợp (Doanh thu)
  • SUM: Hàm tính tổng
  • 3: Dữ liệu có tiêu đề, hiện tiêu đề
  • 1: Hiện Grandtotals ở phía dưới
  • -2: Sắp xếp giảm dần theo Doanh thu (cột thứ 2)

Nhóm các hàng theo nhiều cột

Bạn sẽ tạo bảng tổng hợp thông tin về số lượng các loại sản phẩm (Category) được bán ở các kênh bán hàng (Sales Channel)

Nhập công thức:

=GROUPBY(D1:E996,F1:F996,COUNT)

hàm GROUPBY nhóm nhiều cột

Các tham số:

  • D1:E996 :Vùng dữ liệu cần nhóm (Kênh bán hàng, Loại sản phẩm)
  • F1:F996 : Giá trị cần tổng hợp (Doanh thu)
  • COUNT: Hàm đếm các giá trị số

Lọc các hàng dữ liệu cụ thể

Vẫn sử dụng bộ dữ liệu trên, bạn sẽ loại trừ kênh bán hàng Direct khỏi bảng tổng hợp doanh thu của các kênh bán hàng (Sales Channel)

Nhập công thức:

=GROUPBY(D1:D996,F1:F996,SUM,,,,D1:D996<>”Direct”)

hàm GROUPBY lọc

*Lưu ý:

  • Khi cần chỉnh sửa công thức, chọn đúng vào ô đã nhập công thức ban đầu để chỉnh sửa.
  • Cần đảm bảo những ô liền kề của ô nhập công thức trống.

Xem thêm:

Khóa học Data Analysis For Business

Khóa học Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu

Lọc dữ liệu với hàm FILTER

Bài viết liên quan
Focus Cell trong Excel – Tính năng giúp tăng khả năng điều hướng

Đã bao giờ bạn lạc trôi giữa hàng trăm dòng, hàng ngàn cột trên Excel… mà không biết mình đang ở đâu? Nếu “mất phương hướng” là cảm giác quen thuộc

Xem thêm
Trí tuệ nhân tạo AI là gì? Khái niệm, phân loại và vai trò trong cuộc sống

Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, trí tuệ nhân tạo AI đang trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Từ các trợ

Xem thêm
Truy vấn lồng (Subquery) trong SQL – Bí kíp giúp xử lý và truy xuất dữ liệu với mức độ phức tạp cao

Truy vấn lồng (Subquery) là một trong những công cụ hiệu quả trong SQL, giúp xử lý và truy xuất dữ liệu với mức độ phức tạp cao hơn so với

Xem thêm
Hàm TRIMRANGE() – Hàm xóa giá trị trống “đỉnh” hơn cả TRIM.

Như bạn đã biết hàm TRIM() trong Excel giúp loại bỏ các ký tự trống (khoảng trắng). Tương tự vậy hàm TRIMRANGE() được sử dụng để xóa các giá trị trống khỏi một phạm vi

Xem thêm