Kỹ năng soạn thảo văn bản là rất quan trọng trong hầu hết các ngành nghề tại Việt Nam. Bạn không cần phải là một nhà văn mới được soạn thảo văn bản. Soạn thảo văn bản được ứng dụng trong rất nhiều việc như: viết CV xin việc, email gửi đến nhà tuyển dụng, đăng bài trên các trang mạng xã hội,… Ngoài ra, bạn còn phải làm báo cáo, thuyết trình,…
Vậy làm thế nào để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính được chuyên nghiệp hơn? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây.
Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Đi theo mục tiêu chính của văn bản
Bạn không thể soạn thảo văn bản mà không biết mục tiêu của văn bản đó là gì. Mục tiêu của một văn bản có thể là: một báo cáo, là một thư ngỏ gửi đến khách hàng, một email trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, một bức thư trả lời ứng viên tìm việc… Mỗi loại văn bản khác nhau đều sẽ có những quy định và điều kiện khác nhau đi kèm. Chẳng hạn, đối với các báo cáo thì nên đi thẳng vào vấn đề và cốt lõi của cuộc thảo luận. Còn đối với một thư ngỏ gửi đến khách hàng bạn có thể để một vài câu chuyện tương tác. Khi biết được mục đích của văn bản sắp soạn thảo, bạn sẽ biết sắp tới mình viết những gì và đi theo hướng đi đấy.
Phác thảo trước khi viết
Không phải văn bản nào cũng đơn giản, sẽ có một số văn bản rất phức tạp. Một vài văn bản sẽ đòi hỏi nhiều yêu cầu, đối với những loại văn bản này, bạn hãy hãy phác thảo trước khi viết. Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tình tiết nào.
Không nên cho vào quá nhiều thông tin
Hãy cung cấp cho người đọc những thông tin liên quan, đi vào trọng tâm, tránh bị lạc đề, đây đều là những kỹ năng quan trọng và cần có khi soạn thảo một văn bản. Nếu bạn đang thấy mình đang soạn một văn bản với quá nhiều chi tiết phức tạp, hãy xem lại từng thông tin và hỏi xem nó có cần thiết để giúp người đọc hiểu thông điệp của bạn không. Nếu không, hãy xóa bỏ ngay các thông tin dư thừa đó.
Chọn lọc những từ ngữ đơn giản
Nếu văn bản của bạn có quá nhiều từ ngữ chuyên môn hay cường điệu, làm cho văn bản của bạn giống như một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường thì bạn nên giải thích một chút về các từ ngữ này để người đọc dễ hiểu hơn. Do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được đón nhận hơn.
Hãy giữ cho các câu ngắn gọn có thể. Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.
Đọc to thành tiếng
Hãy thử đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảy không thì bạn sẽ kiểm tra được độ mạch lạc của văn bản. Khi phát hiện ra những chỗ không hài lòng, hãy thêm một vài câu dài hơn để phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đó.
UniTrain tổng hợp
