Đã bao giờ bạn bắt đầu một ngày mới với một tá mail hay phải mở điện thoại liên tục mỗi khi có thông báo mail mới. Theo Havard Business Review, thường xuyên làm việc với thư điện tử sẽ khiến não của bạn ngày càng làm việc tệ hơn. Cụ thể hơn, làm việc với quá nhiều mail một lúc khiến chỉ số IQ giảm tới 10 điểm, nhiều hơn cả việc hút cần sa. Hay khi đang làm việc dở mà có mail, bạn sẽ mất thời gian để chuyển đổi giữa hai công việc, do đó mà tốc độ làm việc bị giảm tới gần 40%.
Do vậy mà bạn không nên tốn quá nhiều thời gian cho việc check mail liên tục. Thay vào đó hãy học cách quản lý mail hiệu quả với 10 Công cụ quản lý mail hoàn toàn miễn phí sau đây để nâng cao hiệu suất làm việc và học tập nhé!
1. Boomerang
Boomerang cho phép người sử dụng sắp xếp lịch gửi mail đã được soạn sẵn chỉ với một nút click vào ô Send Later và chọn ngày giờ. Công cụ này cũng xứng danh là “người nhắc nhở” tuyệt vời nhất khi chỉ cần click nút Boomerang khi mở một mail và chọn khi nào bạn cần nhìn thấy mail đó. Đến thời điểm bạn đã đặt lịch sẵn, mail sẽ tự động quay trở lại inbox, chưa đánh dấu là đã đọc ở phần lưu hoặc ngay trên đầu.
2. Mailbird
Tính đến thời điểm hiện tại, có hơn 1.5 triệu tài khoản được quản lý bởi Mailbird! Mailbird cho phép người sử dụng đồng bộ inbox với các ứng dụng khác bằng cách kéo mail và ứng dụng lịch, công việc, tin nhắn vào chung một giao diện. Công cụ này đã dành vô số danh hiệu: 2013- Mailbird là Best Free Stuff theo PC World, 2014 và 2015- Mailbird đạt danh hiệu Best Windows Mail Client theo IT World, 2016- Mailbird được vinh danh là Rising Global Star do Windows10 Download bầu chọn.
3. Google Inbox
Google Inbox chắc chắn là cái tên quá quen thuộc phải không nào. Không cần phải nói nhiều, Google Inbox gây ấn tượng nhờ các quảng cáo được sắp xếp gọn gàng, không gây khó chịu cho người sử dụng; Các giao dịch mua đều ở cùng một nơi; Các chuyến đi được sắp xếp theo thứ tự thời gian để tiện theo dõi và lên kế hoạch; …
4. Unroll.me
Unroll.me là công cụ quản lý mail trực tuyến cực kỳ hữu dụng mà lại hoàn toàn miễn phí. Chức năng căn bản nhất là Unroll.me hiển thị toàn bộ tài khoản mà bạn Subcribe, sau đó bạn chỉ việc ấn Unsubcribe những tài khoản không cần thiết nữa. Một chức năng tuyệt vời nữa của Unroll.me là bạn có thể gộp chung tất cả các nội dung yêu thích vào trong một mail duy nhất thay vì cứ nhận rải rác mọi lúc.
5. FollowUpThen
Cách hoạt động của FollowUpThen khá mới lạ. Chọn 1 mail và ghi tiêu đề: [thời gian] ]@followupthen.com ở dòng “bcc”, “cc” hay “to”. [thời gian] thì có thể linh hoạt, có thể là [email protected], “[email protected],” …
Tùy vào chỗ bạn điền tiêu để mà khi bấm nút send sẽ có tác dụng khác nhau:
- TO: chỉ bạn mới nhận được mail nhắc nhở
- BCC: chỉ bạn mới nhận được mail nhắc nhở. Người nhận sẽ không biết là bạn sử dụng công cụ nhắc nhở. Mail gốc sẽ được gửi kèm mail nhắc nhở.
- CC: bạn tất cả mọi người (tối da là 15) sẽ nhận được mail nhắc nhở.
6. Hubspot Sales Free
Với ứng dụng mở rộng Hubspot Sales Free của Chrome, bạn có thể nhận thông báo mỗi khi có ai đó mở hoặc ấn vào link trên mail của bạn. Hubspot Sales Free có đồng bộ hóa với Gmail và Outlook.
Một tính năng tuyệt vời khác của Hubspot Sales Free là thông tin về người nhận bao gồm lịch sử mail, nội dung gửi, bạn chung sẽ hiện ra khi bạn ấn vào mail bất kỳ. Do đó mà người dùng có thể dễ dàng đặt lịch để gửi mail trong tương lai.
7. IFTTT
Công cụ này có rất nhiều tình năng đơn giản mà hữu ích. Ví dụ như một event khi được thêm vào Google Calendar thì một mail nháp sẽ được tự động tạo. Hoặc người dùng có thể tạo Applets chỉ với thao tác dễ dàng: gửi nội dung/ ảnh/ tin tức/… vào gmail inbox của chính mình. Trong quá khứ, để tự gửi mail cho mình, bạn phải thêm mail của mình vào phần người nhận. Giờ đây với IFTTT thì mọi chuyện dễ dàng hơn phải không nào! Chưa hết, bạn có thể gửi mail nhóm với số lượng lên tới 20 người. Còn rất nhiều tính năng khác của IFTTT mà chỉ khi thực sự trải nghiệm bạn mới khám phá hết được.
8. Sortd
Với Sortd, hòm thư của bạn không còn là một danh sách những việc phải làm. Với những mail mà bạn không cần trả lời ngay lập tức, chỉ cần đưa vào mục To Do List và giải quyết sau. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể sắp xếp thời gian biểu hàng ngày, lịch trình công việc ngay trên gmail với giao diện của Sortd cho phép hiện thị cả mail và nhiệm vụ trong cùng một màn hình.
9. Emailga.me
Với Emailga.me, bạn có thể nhận thông báo, đọc, nghe hay xóa mail mà không cần mở Gmail hay Inbox. Một trong những tính năng độc đáo của Emailga.me là thông báo bằng giọng nói. Nếu bạn có mail trong khi đang bận thì hệ thống sẽ thông báo bằng âm thanh, ví dụ như “”Jason says, dinner at my place”.Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người khiếm thính. Bằng chứng cho sự tuyệt vời của Emailga.me là ứng dụng này nhận được 5 sao đánh giá, hơn 1 triệu người dùng hài lòng trên toàn thế giới.
10. Hiver
Hiver. Cho phép người dùng quản lý các inbox chung ngay tại mail của họ, tính năng này được xây dựng cho Gmail hoặc G Suite. Hay bạn có thể theo dõi tiến độ công việc của đồng đội đang sử dụng chung inbox đó. Thêm nữa, người dùng có thể lưu nháp một phản hổi vào inbox mail, và tùy chỉnh bất cứ ai trong nhóm đó sẽ nhận được bản nháp này.
Theo YBOX.VN
Xem thêm:
Những tips tìm việc hiệu quả trên LinkedIn
Quy tắc “ZEN”: cuộc đời hạnh phúc bắt đầu từ những thay đổi nhỏ
SQL và Excel: Cuộc chiến trong phân tích dữ liệu