Hướng dẫn sử dụng Data Validation để tạo list nhập nhanh dữ liệu

Data Validation là 1 công cụ trong Excel giúp bạn cố định những dữ liệu ở 1 ô và người sử dụng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác vào. Data Validation thường hay được sử dụng trong các tờ phiếu, đơn giá, kiểm kê để tránh bị nhầm lẫn.

Ứng dụng của Data Validation trong Excel

– Giúp bạn tạo được những ô dữ liệu xổ xuống.
– Giúp bạn đặt cố định các dữ liệu trong ô Excel.
– Giúp bạn thực hiện chỉnh sửa, nhập dữ liệu nhanh mà không bị sai xót.

  1. Cách sử dụng Data Validation trong Excel

Bước 1: Mở file Excel > Nhấn vào thẻ Data.

Picture1

 

Bước 2: Ở mục Data Tools > Chọn Data Validation.

Picture2

Bước 3: Ở mục Settings chọn điều kiện và nhập dữ liệu nhanh cho ô được chọn.

Picture3

Trong đó:

Any Value: Không có điều kiện.

Nếu bạn chọn định dạng này thì ô được chọn sẽ giống như bình thường và bạn có thể nhập mọi dữ liệu vào ô đó.

Picture4

Bước 4: Thẻ Input Message thiết lập các dòng tin khi người xem chọn vào ô có định dạng Data Validation.

Picture5

Để hiện được dòng tin thì đầu tiên bạn phải tích vào ô Show input message when cell is selected.

Title: Nhập tiêu đề sẽ hiện lên khi nhấn vào ô được định dạng Data Validation.
Input Messeges: Nhập nội dung sẽ hiện lên cho ô được định dạng Data Validation (Thường sẽ là gợi ý cho người xem nhập dữ liệu vào ô đó).

Thẻ Input Message thiết lập các dòng tin khi người xem chọn vào ô có định dạng Data Validation

Bước 6: Thẻ Error Alert thêm cảnh báo khi nhập không đúng dữ liệu có sẵn trong ô.

Để hiện được cảnh báo thì đầu tiên bạn phải tích vào ô Show error alert after invalid data is entered.

Style: Ở phần này bạn chọn icon sẽ hiện lên khi báo lỗi
Title: Bạn đặt tên cho lỗi, cảnh báo này.
Error message: Nội dung của lỗi.

Picture6

Bước 7: Sau khi thiết lập xong nhấn OK.

Để có thể áp dụng định dạng Data Validation đã tạo cho những ô cùng cột thì bạn chỉ cần nhấn chọn hình vuông nhỏ ở góc của ô đó và kéo xuống.

Kết Luận

Đây là hướng dẫn sử dụng Data Validation để tạo list nhập nhanh dữ liệu. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. Unitrain luôn sẵn sàng hỗ trợ và chia sẻ thêm kiến thức với bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc và nâng cao kỹ năng làm việc với Excel. Chúc bạn thành công!

Xem Thêm

Khóa học Combo Excel for Professionals

Cách tự động chia tỉ lệ trục biểu đồ trong Excel

Tính năng Excel mới toanh bạn không nên bỏ lỡ

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

1 + 1 = ? (Nhập Haii để trả lời đúng)

Bài viết liên quan
[HOẠT ĐỘNG CỘNG ĐỒNG] Cuộc thi myInsight – MDS Datathon Challenge 2025 – CLB Toán ứng dụng & Khoa học dữ liệu (MDS) – CSII Đại học Ngoại Thương TP. HCM (FTU2)

Chiều ngày 08/06/2025 vừa qua, cuộc thi myInsight – MDS Datarthon Challenge 2025 đã chính thức tiến đến vòng chung kết dưới sự góp mặt của top 5 đội thi xuất

Xem thêm
Cảm nhận học viên khóa Excel for Analysts

“Mình rất hài lòng về tính ứng dụng thực tế và khả năng nâng cao hiệu quả công việc của khóa học.” Anh Nguyễn Trung Hòa – nhân sự ngành Kế

Xem thêm
Một số hàm sắp xếp (Sort) phổ biến trong Numpy

Sắp xếp (Sort) là một thao tác phổ biến trong phân tích dữ liệu và lập trình. Nó liên quan đến việc sắp xếp các phần tử trong một tập hợp theo

Xem thêm
[ƯU ĐÃI THÁNG 06/2025] Hè năng động – Giảm 166.000 đồng

Chào hè tháng 06 năng động, UniTrain mang đến ưu đãi kép cho học viên: Giảm ngay 166.000đ trên mức ưu đãi đóng sớm khi học viên đăng ký bất kỳ khóa học nào trong tháng

Xem thêm