Bất cứ ngành nghề nào ngày nay đều cần những kĩ năng dữ liệu, ví dụ như nhập, tổng hợp rồi phân tích dữ liệu. Cho dù bạn là một chuyên viên đầu tư, một HR tiềm năng, hay thậm chí một Marketer vượt trội, bạn đều cần kĩ năng dữ liệu – trừ khi bạn không muốn có sự thăng tiến nào…
Và Excel, là công cụ giúp bạn xử lí hầu hết những đầu công việc đó. Tuy nhiên, với những tính năng thông thường, thì Excel không phải là vạn năng.
Giả dụ như bạn cần gom nhiều file Excel vào chung 1 file và làm sạch tất thảy bảng dữ liệu lên đến hàng GB đó… Bạn không thể sử dụng những tính năng thông thường để “giải phẫu” trọn vẹn chúng được. Bạn cần một công cụ ưu việt hơn. Và Power Query – chính là công cụ đáp ứng được những mong muốn của bạn
Vậy thì Power Query là gì? Tại sao nhân viên văn phòng nên học Power Query?
Trong bài viết viết này, UniTrain sẽ giải đáp toàn vẹn 2 câu hỏi trên cho bạn
Power Query là gì?
Power Query là một công cụ chuẩn bị và chuyển đổi dữ liệu giúp tạo ra 1 quy trình tự động cho việc tổ chức, xử lý và tái cấu trúc lại bảng dữ liệu.
Trước đây, tính năng Power Query là một add-in miễn phí trong Microsoft excel 2010 và excel 2013. Tính năng Power Query hữu ích đến mức nó đã được tích hợp sẵn vào nhóm Data của Microsoft đời sau (2016, 2019, 365), cụ thể là nằm trong nhóm Get & Transform Data
Tại sao nhân viên văn phòng nên học Power Query?
Điều quan trọng nhất khi xử lý dữ liệu là bạn cần phải chắc chắn rằng dữ liệu đã được làm sạch và tinh gọn nhất. Để khi đồng nghiệp hoặc sếp của bạn khi nhìn vào bảng dữ liệu, thì họ có thể theo dõi được tình hình tiến triển của dự án.
Bởi vậy, việc học Power Query trở nên hết sức trọng yếu trong quá trình bạn trở thành một nhà phân tích dữ liệu giỏi. Sau đây, là một số lí do chính mà bạn nên học Power Query
Dễ làm hơn so với sự kết hợp phức tạp của mã VBA, công thức SQL và Excel. Do đó, tiết kiệm được thời gian
Ở đây, UniTrain không nói Power Query có thể thay thế nhu cầu viết mã VBA, công thức SQL và Excel. Tuy nhiên, Power Query làm cho việc phân tích dữ liệu ít phức tạp hơn đáng kể.
Tiện lợi hơn cho Power pivot, Power view và biểu đồ excel
Khi xây dựng một quy trình Power Query, bạn chỉ cần làm mới mô hình Power pivot hoặc biểu đồ Excel và không cần thực hiện thêm công việc nào.
Làm mới và lặp lại các bước đã tạo
Power Query lưu lại các bước bạn đã sử dụng trong quá trình làm việc. Nó có thể chạy lại các bước tương tự bằng cách nhấp vào nút làm mới và Power Query tự động thực hiện lại tất cả các bước mà không yêu cầu bạn phải thực hiện lại từ đầu.
Ví dụ: Bạn có dữ liệu bán hàng trong tháng 1 và bạn xây dựng một Power Query để tập hợp và chuyển đổi toàn bộ dữ liệu theo cách bạn muốn. Đến tháng 2, bạn chỉ cần thay thế dữ liệu tháng 1 bằng dữ liệu tháng 2 và nhấp vào nút refresh. Power Query sẽ chạy lại tất cả các bước và cung cấp kết quả cuối cùng. Có thể thấy, bạn không cần làm lại một quy trình Power Query như ở tháng 1, mà bạn chỉ cần thay thế dữ liệu thôi – và quy trình này chỉ mất 5-10 phút. Rất tiện lợi và nhanh chóng đúng hông?
Các giá trị được nhập vào được thống nhất về loại dữ liệu
Khi bạn nhập dữ liệu từ các nguồn không phải từ Excel, tỷ như Web, SQL các phần mềm khác,… thì bạn sẽ khó có thể đảm bảo về loại dữ liệu nhận được.
Ví dụ: Các dữ liệu dạng Number, Date thường bị nhầm lẫn sang dạng Text, khiến cho việc tính toán không ra kết quả đúng. Thường khi gặp những trường hợp như vậy, bạn sẽ phải sửa lại dữ liệu, định dạng lại. Rồi mỗi khi muốn cập nhật thêm dữ liệu, bạn sẽ phải thực hiện lại các thao tác đó một lần nữa – rất mất thời gian
Có thể tập hợp dữ liệu từ nhiều Sheet, nhiều Workbook vào 1 bảng chung
Nhiều khi bạn sẽ gặp những file dữ liệu rất lớn và phải tập hợp từ nhiều nguồn & file Excel khác nhau. Để hoàn thiện bản báo cáo này, bạn phải tổng hợp tất cả các dữ liệu này vào 1 bảng chung. Nhưng vấn đề là các Sheet, Workbook sẽ thường phát sinh thêm những ngoại lệ.
Nếu không rành Power Query, chắc chắn bạn sẽ cần dùng tới VBA. Nhưng trong trường hợp này, VBA không đơn thuần là thực hiện những thao tác đơn giản. Nó khá khó, phức tạp và không dễ để học và làm được trong 1 khoảng thời gian ngắn hạn
Khi biết sử dụng Power Query, bạn sẽ phải kinh ngạc vì nó có thể giải quyết tình huống này 1 cách đơn giản và trọn vẹn.
Kết lại
Power Query là một công cụ ưu việt mà Microsoft đã tạo ra và tích hợp vào Excel để giúp cho bạn – người dùng có thể xử lý dữ liệu một cách triệt để. Nó hữu ích đến mức mà dường như có thể xử lý hầu hết dữ liệu xuyên suốt công việc của bạn.
Đặc biệt là, Power Query không hề khó và phức tạp như cách bạn kết hợp mã VBA, công thức SQL và Excel. Nó hoàn toàn đơn giản và tiện lợi.
Vì vậy, để tối ưu quy trình và kết quả làm việc của bạn, hãy trang bị cho UniTrain một nền tảng tốt bằng cách học Power Query thật kĩ nhé!
Xem thêm
Power BI – công cụ kinh doanh thông minh bậc nhất
