Tất tần tật về G Suite

• BTV
• Bài viết

Giới thiệu về G Suite

Lần đầu tiênFooogle phát hành ứng dụng email của họ mang tên Gmail (vào ngày Cá tháng Tư năm 2004) là một cú đột phá đối với thị trường email doanh nghiệp. Với 1GB dung lượng lưu trữ dồi dào vào thời điểm hiện tại, chức năng tổ chức thư dựa trên nhãn và tìm kiếm nhanh khiến nó trở nên khác biệt so với các dịch vụ email khác nhưng chủ yếu là  Hotmail và các dịch vụ email cá nhân khác.

Tuy nhiên, với từng bước một, Google đã xây dựng một bộ ứng dụng dành cho doanh nghiệp. Tuy Microsoft đã xây dựng loại hình bộ ứng dụng văn phòng trước tiên, nhưng Google tiên phong trong việc đưa nó ra ngoài máy tính để bàn và vào đám mây. Năm sau đó, Google mua lại Writely, một ứng dụng viết trực tuyến đơn giản đã trở thành Google Docs. Các ứng dụng khác ngay sau đó được gộp lại với nhau và được gọi chung là Google Apps for Your Domain, sau đó được đơn giản hóa thành Google Apps for Business trước khi được đổi tên thành G Suite .

G Suite liên kết tất cả các ứng dụng của Google với nhau thành bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến. UniTrain dám cá là bạn đã từng ít nhất một lần sử dụng qua một trong số những ứng dụng của Google này. Có lẽ là từ email cá nhân trên Gmail, ảnh được sao lưu trên Google Drive hoặc có thể là lần làm việc nhóm qua Google Docs hay Google Sheets.

Gmail

Ứng dụng email phổ biến nhất – Gmail là công cụ hoàn hảo để xử lý thông tin liên lạc trong công việc và học tập. Với G Suite, bạn sẽ nhận được tất cả các tính năng của Gmail trên miền của riêng mình, với logo của công ty bạn ở góc trên cùng bên trái. Google thậm chí có thể lưu giữ nhật ký email nhóm của bạn cho các mục đích riêng nếu cần hoặc cho phép bạn xóa thiết bị của nhân viên từ xa nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp và đây cũng là một trong nhiều lợi thế của việc sử dụng G Suite so với tài khoản Gmail cá nhân.

Google Contacts

Bản Google Contacts mới được thiết kế lại là một trong những điều tốt nhất về Gmail. Rất tiếc là bạn sẽ hiếm khi sử dụng nó mà thay vào đó, bạn sẽ thêm địa chỉ liên hệ và tự động hoàn thành chúng trong email mới ngay từ Gmail. Mở một email và Google Contacts đã ở đó sẵn, hiển thị cho bạn chi tiết và thông tin liên quan trong thanh bên. Đó là một cuốn sổ địa chỉ đủ mạnh được gọi là một trong những ứng dụng CRM miễn phí tốt nhất mà bạn có thể sử dụng.

Google Calendars

Không phải tất cả công việc của bạn đều diễn ra qua màn hình, đó là lý do tại sao bạn cần Google Calendars. Nó quản lý các cuộc hẹn, giúp bạn lập kế hoạch các cuộc họp và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kì deadline nào. Nó thậm chí còn chia sẻ danh sách việc cần làm hằng ngày, Google Tasks, Gmail để quản lý các công việc của bạn một cách đơn giản.

Google Docs

Google Documents cùng với Gmail, ứng dụng gốc trong G Suite, là công cụ giúp ích trong việc thực hiện các tác vụ văn phòng. Với một bộ xử lý văn bản mạnh mẽ, mở các tệp Word đáng tin cậy hơn hầu hết các đối thủ cạnh tranh và các tính năng cộng tác khiến nó trở thành một trong những cách dễ nhất để làm việc nhóm, biên tập nội dung hiện nay.

Google Sheets

Google Slides

Google Form

Bạn có thể thêm dữ liệu vào bảng tính Google Sheet của mình theo cách thủ công, nhưng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu ai đó làm điều đó cho bạn. Google Form là công cụ cho điều đó. Chỉ cần một cú nhấp chuột từ bảng tính Google Sheets với các trường biểu mẫu kéo và thả để thu thập dữ liệu bạn cần. Khi có câu trả lời mới, chúng sẽ tự động được thêm lại vào bảng tính của bạn, sẵn sàng để bạn phân tích sau.

Google Keep

Nếu bạn cần lưu những thứ bạn tìm thấy trực tuyến một cách nhanh chóng, ghi nhanh danh sách nhiệm vụ và các ý tưởng về các dự án mới? Google Keep là ứng dụng ghi chú dành cho bạn. Một trong những bổ sung mới hơn cho G Suite, Keep là một công cụ tuyệt vời để viết ghi chú nhanh về bất cứ điều gì bạn cần nhớ.

Google Drive

Bạn cần một nơi nào đó để lưu trữ tất cả các tài liệu và bảng tính mà nhóm của bạn tạo ra, cùng với các tệp khác mà bạn tạo bên ngoài G Suite. Google Drive có thể giúp bạn. Với 30GB bộ nhớ cho mỗi người dùng (hoặc bộ nhớ không giới hạn với gói Business 10 đô la/tháng của G Suite cho mỗi người dùng), bạn có thể lưu trữ và lưu mọi tệp mà công ty của bạn cần và chia sẻ chúng trong nhóm.

Google Sites

Bạn cần chuyển báo cáo đó thành một trang web hoặc mô phỏng một landing page mới cho nhóm của bạn? Có lẽ bạn chỉ cần một mạng nội bộ đơn giản để chia sẻ các tài liệu bên trong công ty của bạn. Google Sites là hoàn hảo cho điều đó và hơn thế nữa. Chúng có thể thêm văn bản, ảnh và video vào trang của bạn và nhúng các tệp của Google để giới thiệu tác phẩm của bạn một cách nhanh chóng.

Google Hangouts

Nhóm của bạn cũng cần thảo luận về công việc của bạn và Gmail không phải là cách tốt nhất để nhanh chóng nhận được câu trả lời từ đồng nghiệp. Thay vào đó, Hangouts cho phép bạn thực hiện cuộc gọi thoại hoặc video nhanh. Hãy tập hợp cả nhóm của bạn để thảo luận về các ý tưởng hoặc bạn có thể giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra cả ngày trong các phòng trò chuyện văn bản với Google Hangouts.

Nguồn: zapier.com

Xem thêm

Khóa học Advanced Power BI

Phòng thu âm mới trong PowerPoint sẽ cho phép bạn ghi, chụp lại và chia sẻ bản trình bày

10 thương vụ M&A tiêu biểu năm 2021