Trong thời đại công nghệ hóa hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Excel phục vụ cho các công việc quản trị nhân sự như: quản lý bảng chấm công, sự vắng mặt của nhân viên, quản lý bảng lương hoặc xác định mối quan hệ nhà thầu,… Do đó, Excel dường như trở thành công cụ không còn xa lạ với Nhân sự hiện đại.
Trong bài viết này, hãy cùng UniTrain tìm hiểu các thủ thuật Excel thông dụng dành cho phòng ban Nhân sự nhằm đơn giản hóa quy trình nhân sự và tiết kiệm thời gian quản trị.
Lọc dữ liệu trong Excel
Một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất của nhân sự là xử lý và lọc thông tin chi tiết về nhân viên trong cơ sở dữ liệu nhân viên. Bạn có thể lọc dữ liệu nhân viên theo ngày bắt đầu, mức lương hoặc bộ phận tùy theo nhu cầu của bạn.
Một số trường hợp sử dụng mẫu để lọc dữ liệu:
– Báo cáo giới thiệu nhân viên mới
– Theo dõi nhân viên theo bộ phận
– Tình trạng đánh giá thực hiện công việc
– Lọc dữ liệu nhân viên có mức lương từ €4.500 trở lên
Cách thao tác:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu và nhấn Ctrl + T để định dạng dưới dạng bảng Excel.
Bước 2: Trong {Table Tools} Design > Properties > Table Name, đổi tên bảng thành “Emp”.
Bước 3: Chọn vào mũi tên bên cạnh “Salary” > chọn Number Filter > Greater Than Or Equal To > Nhập tiêu chí là 4.500 và chọn OK.
Hàm SUMIF
Hàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định. Ví dụ, bạn có thể tính tổng chi phí tiền lương của từng bộ phận trong công ty (như hình dưới).
Cú pháp: =SUMIF(<range>, <criteria>, <range_to_sum>)
Hàm COUNTIF
Hàm COUNTIF cho phép bạn đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí.
Cú pháp: =COUNTIF(<range>, <criteria>)
Giả sử, người dùng có một bảng dữ liệu nhân viên với các cột: Name, Department, và Salary.
Cách 1: Đếm số lượng thuê nhân viên mới
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu > nhấn Ctrl + T để định dạng dưới dạng bảng Excel.
Bước 2: Để đếm số lượng nhân viên của phòng Finance, hãy nhập công thức như trong hình dưới đây:
Hàm TODAY
Các Nhân sự thường được yêu cầu tính phạm vi ngày dựa trên ngày hôm nay. Ví dụ, Nhân sự cần tính tuổi của nhân viên và thời gian làm việc của họ trong công ty.
Hàm TODAY sẽ tự động điều chỉnh để bạn luôn có ngày hôm nay trong công thức (như hình dưới).
Cú pháp: =TODAY()
Xem thêm
Khóa học Excel for HR Professionals
Cách tự động chia tỉ lệ trục biểu đồ trong Excel
