Excel là một công cụ được mọi quản lý sử dụng rộng rãi để phân tích các loại dữ liệu khác nhau. Cho dù bạn làm việc dưới vai trò quản lý trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc thành thạo một số thủ thuật Excel cơ bản là vô cùng cần thiết bởi nó không chỉ giúp phân tích dữ liệu mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể. Hôm nay UniTrain sẽ giới thiệu đến bạn top 5 kỹ năng Excel mọi quản lý nên biết!
1. Lọc và sắp xếp nâng cao
Khi xử lý dữ liệu lớn, có thể cần phải sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cụ thể như sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của các số từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Việc này cung cấp một cách khái quát về dữ liệu đã được cấu trúc và sắp xếp.
Một chức năng quan trọng khác là bộ lọc. Nhiều người có thể không biết các tính năng có sẵn trong chức năng lọc này. Tại đây, bạn có thể nhanh chóng nhận được dữ liệu top 10 hoặc trên trung bình và dưới trung bình cho cột cụ thể đó. Không chỉ vậy, bạn có thể nhận được một số tùy chọn hữu ích để lọc một tập hợp dữ liệu.
2. Những hàm cơ bản
Trong khi phân tích dữ liệu, chúng ta có thể cần lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau hoặc áp dụng các công thức cơ bản để có được kết quả mong muốn trong thời gian ngắn hơn. Dưới đây là một vài công thức như vậy.
- – IF và SUMIF: Để lấy kết quả dựa trên các điều kiện được xác định trước.
- – VLOOKUP and HLOOKUP: Để kéo dữ liệu tương ứng từ tập dữ liệu khác của tệp. Đây là công thức phải biết để so sánh hai tập dữ liệu.
- – COUNT và COUNT IF: Để tìm ra số lượng và để biết dữ liệu nào xuất hiện nhiều lần
- – SUM & AUTO SUM, INDEX MATCH cũng là những công thức quan trọng khác.
3. Tạo bảng và biểu đồ
Biểu diễn dữ liệu trực quan tạo ra nhiều tác động hơn là chỉ biểu diễn dữ liệu bằng số. Excel cung cấp các tùy chọn khác nhau để tạo biểu đồ nhưng chúng ta cần phải cẩn thận khi sử dụng loại biểu đồ và tỷ lệ. Ví dụ: khi chỉ có hai bộ dữ liệu thì biểu đồ hình tròn sẽ tốt trong khi nếu bạn muốn hiển thị xu hướng theo khoảng thời gian thì nên sử dụng biểu đồ đường và thanh.
4. Pivot Tables và bảng
Nếu bạn muốn tóm tắt dữ liệu khổng lồ chỉ trong vài phút thì hãy nắm vững chức năng Pivot Tables. Nhiều người dùng không biết rằng trong Pivot, bạn có thể tạo tóm tắt không chỉ tổng mà còn về số lượng và tỷ lệ phần trăm đóng góp. Pivot Tables giúp bạn thể hiện bản tóm tắt một cách trực quan.
5. Bảo vệ dữ liệu
Điều rất quan trọng là bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi những đối tượng không mong muốn. Bạn có thể áp dụng một số cài đặt đối với dữ liệu như hạn chế người truy cập, cài đặt người xem, cài mật khẩu, …
- – Bảo vệ sheet: bảo vệ một sheet cụ thể. Nếu bạn không muốn ai đó thực hiện thay đổi trong sheet này, bạn có thể sử dụng tùy chọn này. Có thể có một số công thức hoặc mã hóa được thực hiện trong sheet này.
- – Bảo vệ sổ làm việc: không cho phép người dùng thêm hoặc đổi tên bất kỳ sheet nào.
- – Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi: bảo vệ trang tính nhưng chỉ cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong một vài ô mà bạn xác định.
- – Đặt mật khẩu bảo vệ tệp hoặc “chỉ đọc”: bạn muốn người dùng mở tệp nhưng không được phép thực hiện bất kỳ thay đổi nào, sau đó chỉ cần nhập mật khẩu trong ‘password to modify’.
Nguồn: Sandeep Jadhav
Xem thêm
Cách so sánh 2 bảng bằng Power Query trong Excel (có ví dụ)
Các hàm DAX mới trong Excel Data Models và Power Pivot