“Good habits are worth being fanatical about“
– John Irving
Excel là một kỹ năng quan trọng đối với người làm văn phòng, đặc biệt ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính. Với 5 thói quen sau đây bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều giờ làm việc thủ công, tăng hiệu quả làm việc cả về tốc độ lẫn chất lượng.
Thói quen 1: Sử dụng bàn phím thay cho chuột
Khi số lượng công thức mà bạn xử lý và số dòng cột trong bảng tính trở nên quá “khủng”, việc sử dụng chuột để tính toán và di chuyển trong bảng tính sẽ khiến tốc độ xử lý giảm đi rất nhiều. Nếu bạn có thể nắm chắc các công thức, kết hợp với sử dụng tổ hợp các phím tắt trên Excel các thao tác sẽ nhanh và tiện lợi hơn rất nhiều.
Thói quen 2: Không đặt công thức với số tuyệt đối
Mặc dù đôi lúc chúng ta cảm thấy rất tiện lợi khi làm cách này, tuy nhiên trong trường hợp muốn tùy chỉnh hoặc thay đổi biến (đặc biệt trong Financial Modelling), chúng ta có thể gặp khó khăn khi phải làm nhiều thao tác và mất thời gian tìm kiếm nguồn gốc các số tuyệt đối này.
Thói quen 3: Không đọc công thức trong thanh hiện công thức (Formula Tab)
Thay vào đó, bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi nhấn phím F2 và xem công thức ngay trên ô chọn:
Thói quen 4: Không kéo toàn cột khi thiết lập vùng tham chiếu cho hàm VLOOKUP
Khi sử dụng hàm VLOOKUP, việc kéo toàn bộ các cột làm vùng tham chiếu có thể dẫn đến sai sót do không kiểm soát được phần bên dưới của vùng chọn. Đồng thời, việc này cũng làm giảm tốc độ xử lý của Excel.
Việc cố định bảng dữ liệu xác định bằng cách nhấn F4 sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề này.
Thói quen 5: Ghi thêm phiên bản khi đặt tên cho file
Việc chỉnh sửa và cập nhật nhiều lần có thể tạo ra nhiều file khác nhau và dễ gây nhầm lẫn. Do đó, việc ghi thêm phiên bản mỗi file dễ giúp bạn dễ quản lý hơn và biết được đâu là phiên bản cuối cùng.
