Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều thứ cần làm ngay mà không biết nên tổ chức công việc như thế nào? Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể sẽ giúp bạn giải tỏa cảm giác đó.
Rèn luyện óc tổ chức
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.
Viết ra tất cả những việc sẽ phải làm thực hiện là cách để bàn rèn óc tổ chức. Sắp xếp một không gian làm việc sao cho mọi vật dụng điều có mục đích của nó. Nơi làm việc của bạn sẽ gọn gàng hơn. Bạn cũng không mất thời gian để tìm kiếm chúng.
Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính
Cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách sắp xếp rất hiệu quả. Trong từng thư mục, bạn hãy tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt. Không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents.
Sắp xếp bàn làm việc
Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Những thứ bạn thường dùng như văn phòng phẩm phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc
Có bốn phương pháp cơ bản:
– Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp (1), việc bình thường (2), việc không gấp (3).
– Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
– Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
– Dùng phương pháp sơ đồ Găng để xác định thời gian phải hoàn thành công việc.
Thứ sáu hàng tuần sẽ là thời gian bạn sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần đó.
Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc
Khi bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Người quản lý có thể đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không hẳn là số lượng công việc.
Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao
Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn không biết kiểm soát thì nó sẽ ngốn rất nhiều thời gian của bạn. Bạn sẽ chẳng làm được việc gì nếu cứ liên tục lướt facebook, xem tin tức,…
Xác định được việc gì là việc quan trọng
Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Một người quản lý tốt khi biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.
Bạn cần có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối sớm để tránh phức tạp sau này. Điều đó giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.
