Có thể là bạn đã trải qua các lớp học cách quản lý thời gian hiệu quả, đọc sách đó trong sách và cố gắng sử dụng các ứng dụng, thiết bị điện tử hoặc giấy để tổ chức, sắp xếp và lên lịch cho ngày của bạn. Nhiều bạn vẫn luôn tự hỏi “Tại sao, với kiến thức này và các thiết bị này tôi vẫn cảm thấy như tôi không thể có được mọi thứ tôi cần làm?” Có thể bạn vẫn chưa tìm thấy phương pháp thực sự phù hợp với mình hoặc những phương pháp bạn áp dụng quá phức tạp và làm mất thời gian của bạn nhiều hơn.
Bạn nên thử thực hành các kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản và hiệu quả dưới đây để đạt được mục tiêu bạn mong muốn.
1. Hãy ghi lại tất cả các suy nghĩ, cuộc trò chuyện và các hoạt động trong một tuần. Điều này sẽ giúp bạn biết rõ mình đã làm được những gì trong suốt một ngày. Bạn sẽ thấy bao nhiêu thời gian thực sự dành cho việc tạo ra kết quả và bao nhiêu thời gian để suy nghĩ và hành động vô ích.
2. Bất kỳ hoạt động hay cuộc trò chuyện nào quan trọng đều phải có thời gian định trước cho nó. Lên lịch hẹn với chính bạn và tạo các khoảng thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hành động có ưu tiên cao. Lập thời gian biểu cho thời gian bắt đầu và kết thúc. Nhớ giữ kỷ luật thời gian cho các cuộc hẹn này.
3. Lên kế hoạch sử dụng ít nhất 50 phần trăm thời gian của bạn để suy nghĩ, tham gia các hoạt động và các cuộc trò chuyện tạo ra kết quả.
4. Lên kế hoạch cho cả các khoảng thời gian gián đoạn. Kế hoạch thời gian gián đoạn sẽ dành cho những tình huống phát sinh bạn chưa dự đoán trước được.
5. Dành 30 phút đầu tiên mỗi ngày để lên kế hoạch cho ngày hôm đó của bạn. Đừng bắt đầu một ngày của bạn cho đến khi bạn hoàn thành kế hoạch thời gian này. 30 phút đầu tiên này chính là thời gian quan trọng nhất trong ngày của bạn.
6. Dừng lại năm phút trước mỗi cuộc gọi hay nhiệm vụ để quyết định kết quả bạn muốn đạt được là gì. Điều này sẽ giúp bạn biết tiêu chuẩn thành công sẽ như thế nào trước khi bạn bắt đầu. Dù điều này làm bạn chậm đi nhưng hãy dành 5 phút sau mỗi cuộc gọi và hoạt động để xác định liệu kết quả mong muốn của bạn đã đạt được hay chưa. Nếu không, bạn đã để mất điều gì? Làm thế nào để bạn đưa những gì còn thiếu trong cuộc gọi hoặc hoạt động tiếp theo.
7. Hãy đặt tấm bảng “Đừng làm phiền” khi bạn phải tập trung làm việc.
8. Tập không kiểm tra điện thoại chỉ vì chuông báo tin nhắn hoặc email. Bạn nên ngắt kết nối tin nhắn tức thời. Không ngay lập tức chú ý đến mọi người trừ khi công việc của bạn yêu cầu phản hồi nhanh với người khác. Thay vào đó, hãy cố định khoảng thời gian để trả lời email và gọi lại cuộc gọi điện thoại hằng ngày.
9. Chặn các ứng dụng gây phiền nhiễu như Facebook và các hình thức truyền thông xã hội khác trừ khi bạn sử dụng các công cụ này để tạo ra doanh nghiệp.
10. Hãy nhớ rằng không thể hoàn thành tất cả mọi thứ. Cũng nên nhớ rằng tỷ lệ thuận lợi là 20 phần trăm suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hoạt động của bạn tạo ra 80 phần trăm kết quả.
