Bạn là người mới sử dụng Power Automate và tự động hóa quy trình kinh doanh? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu:
1. Power Automate là gì?
2. Ứng dụng của Power Automate
3. Lợi ích của Power Automate đối với doanh nghiệp
4. Cách sử dụng Power Automate
Power Automate là gì?
Power Automate là một dịch vụ dựa trên đám mây cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ và quy trình công việc trên nhiều ứng dụng và dịch vụ. Nó là một phần của Microsoft Power Platform, bao gồm Power BI để trực quan hóa dữ liệu và PowerApps để xây dựng các ứng dụng kinh doanh.
Nhờ vào sự trợ giúp của Power Automate, giờ đây các doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng Teams, Office 365, Microsoft 365, Azure và nhiều ứng dụng khác. Power Automate là một trong những công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh phổ biến nhất được sử dụng trong đa lĩnh vực.
Ứng dụng của Power Automate
Microsoft Power Automate có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Chẳng hạn như:
– Gửi email: Power Automate có thể được dùng để tự động hóa việc gửi email. Ví dụ như gửi bản tóm tắt hàng ngày hoặc hàng tuần về các sự kiện hoặc nhiệm vụ quan trọng.
– Tạo và cập nhật bản ghi: Ví dụ như tạo bản ghi khách hàng mới trong hệ thống CRM hoặc cập nhật trạng thái dự án trong công cụ quản lý dự án.
– Đồng bộ hóa tệp: Power Automate có thể được dùng để đồng bộ hóa tệp giữa các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau. Ví dụ như sao chép tệp từ OneDrive sang Dropbox hay ngược lại.
– Tự động hóa quy trình kinh doanh: Người dùng sử dụng Power Automate để tự động hóa quy trình kinh doanh. Ví dụ như quy trình giới thiệu hoặc bán hàng bằng cách hướng dẫn người dùng thực hiện quy trình và đảm bảo rằng tất cả các bước được thực hiện theo đúng thứ tự.
– Tích hợp ứng dụng: Người dùng có thể tích hợp các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Ví dụ như tích hợp hệ thống CRM với nền tảng tiếp thị qua email hoặc công cụ quản lý dự án với nền tảng truyền thông xã hội.
Lợi ích của Power Automate đối với doanh nghiệp
Nhờ vào tính năng tự động hóa, Power Automate trở thành công cụ “quyền lực” và mang lại vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp:
– Tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách tạo và tự động hóa quy trình công việc giữa các ứng dụng và dịch vụ khác nhau nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, cũng như giảm vấn đề sai sót.
– Cải thiện hiệu quả và năng suất bằng cách tự động hóa các tác vụ và quy trình lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực để có thể tập trung sang các hoạt động có giá trị hơn.
– Tự động thu thập dữ liệu. Power Automate cho phép bạn tự động thu thập và lưu trữ kết quả bảng câu hỏi trong danh sách SharePoint. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi kết quả trong Excel và tạo báo cáo.
– Thúc đẩy cộng tác và liên lạc bằng cách cho phép người dùng tự động chia sẻ thông tin giữa các phòng ban và nhóm khác nhau.
– Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng bằng cách đặt các điều kiện và quy tắc cho quy trình làm việc để đảm bảo nhân sự chỉ được thực hiện nếu đáp ứng các điều kiện đó.
Cách sử dụng Power Automate
1. Tạo tài khoản và cài đặt Power Automate
Đầu tiên, hãy truy cập https://flow.microsoft.com/.
Khi đăng nhập vào Power Automate, trang chủ sẽ hiện ra (như hình dưới). Đây là trung tâm để quản lý quy trình công việc và trình kết nối. Tuy nhiên, bố cục của trang chủ có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản Power Automate bạn đang sử dụng hay tùy chỉnh trên tài khoản của mỗi người.
2. Khám phá giao diện người dùng và các tính năng phổ biến
Nhìn chung, trang chủ Power Automate có các tính năng khác nhau, cho phép bạn quản lý và giám sát quy trình công việc cũng như trình kết nối. Ở bên trái, bạn có thể chuyển sang các trang khác và khám phá các chức năng khác nhau của Power Automate.
Một số tính năng phổ biến:
– Navigation menu: cho phép người dùng truy cập các nơi khác nhau của cổng thông tin Power Automate, chẳng hạn như trang My Flows, trang Connectors, trang Resources.
– The canvas: Đây là trung tâm để bạn xây dựng cấu hình quy trình. Nó bao gồm sơ đồ quy trình (flow diagram) để hiển thị các bước khác nhau trong quy trình và bảng hành động (action panel) chứa các hành động và trình kích hoạt khác nhau.
– Ruy-băng: Đây là thanh menu cung cấp quyền truy cập vào các tính năng và tùy chọn khác nhau. Ví dụ như lưu và xuất quy trình của bạn, truy cập lịch sử và quản lý kết nối.
– Danh sách các quy trình công việc: hiển thị danh sách các quy trình công việc, bao gồm tên, trạng thái và bất kỳ cảnh báo hoặc thông báo nào được liên kết với chúng.
– Dashboard: hiển thị một bản tóm tắt về quy trình công việc và trình kết nối của bạn, gồm trạng thái, lịch sử chạy và bất kỳ cảnh báo hoặc thông báo nào.
– The connectors lab: hiển thị danh sách các trình kết nối khả dụng mà bạn có thể sử dụng để kết nối với các ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
3. Kết nối với các dịch vụ và nguồn dữ liệu bên ngoài
Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng Power Automate là khả năng kết nối với nhiều nguồn dữ liệu ngoài và dịch vụ. Điều này cho phép người dùng tự động hóa các quy trình công việc và tác vụ liên quan đến dữ liệu từ nhiều nguồn.
Để kết nối với nguồn dữ liệu ngoài hoặc dịch vụ trong Power Automate, bạn sẽ cần sử dụng trình kết nối (connectors). Trình kết nối là các tích hợp có sẵn, cho phép người dùng kết nối với các ứng dụng và dịch vụ khác.
Power Automate có nhiều loại trình kết nối cho các dịch vụ phổ biến, chẳng hạn như Microsoft 365, Salesforce và Google Workspace, cũng như trình kết nối cho API và các nguồn dữ liệu khác. Để kết nối với nguồn dữ liệu hoặc dịch vụ, người dùng cần xác thực kết nối bằng cách cung cấp thông tin đăng nhập hoặc khóa API. Khi đã xác thực kết nối, bạn có thể sử dụng trình kết nối để truy cập dữ liệu và thực hiện các hành động trong dịch vụ được kết nối.
Xem thêm
Khóa học Excel for Professionals
Hiểu và cách xử lý dữ liệu bị thiếu (missing data)
