COVID-19 buộc nhiều doanh nghiệp phải thay đổi đáng kể cách họ vận hành và áp dụng công việc từ xa. Có những giải pháp công nghệ có thể giúp kiểm toán viên luôn dẫn đầu trong cuộc chơi của họ. Đó là những giải pháp gì?
Khi khách hàng đối mặt với vô số thách thức để duy trì hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính do tác động của COVID-19, kiểm toán viên cũng gặp khó khăn từ việc truy cập thông tin khách hàng, thiết lập thời gian bổ sung cần thiết để đánh giá tác động của COVID-19 đối với việc suy giảm tài sản…
Trong thời gian này, kiểm toán viên đang tìm cách phát triển và tận dụng các thủ tục thay thế để kiểm toán báo cáo tài chính của khách hàng. Bằng cách khai thác công nghệ có sẵn, họ có thể thực hiện tốt hơn các nghĩa vụ kiểm toán của mình.
Kiểm toán viên đã sử dụng các công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT) khác nhau – bảng tính để kiểm tra các mẫu, macro để chạy các phân tích và email để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, những điều này chỉ cho phép họ làm việc từ xa đến một mức độ hạn chế. Để chuyển đổi hoàn toàn sang công việc từ xa, các kiểm toán viên hiện đại cần tăng cường các giải pháp công nghệ bổ sung, tạo điều kiện cho giao tiếp từ xa trong nhóm kiểm toán, thu thập thông tin, đối chiếu các giao dịch, phân tích và giải thích tài chính.
Một loạt các công nghệ có sẵn có thể cho phép các thành viên nhóm kiểm toán cộng tác hiệu quả trong thời gian thực, ngay cả khi làm việc từ xa ở các địa điểm khác nhau. Một số được sử dụng bởi các nhà cung cấp công nghệ để giúp kiểm toán viên đáp ứng các nghĩa vụ báo cáo của họ từ xa.
Mấu chốt của vấn đề là làm thế nào công nghệ có thể hỗ trợ kiểm toán viên tiếp tục công việc từ xa trong thời buổi COVID-19?
Các công cụ dựa trên Excel có thể tăng hiệu quả
Paul Winter, đối tác CFO Advisory tại KPMG Australia, cho biết công cụ Kiểm tra tài chính của KPMG là kết quả của quá trình giảm bớt các khó khăn của kiểm toán viên. “Lưu ý rằng việc kiểm tra báo cáo tài chính không chỉ tốn thời gian mà còn đe dọa đến chất lượng kiểm toán”, theo Cuộc điều tra của Ủy ban hỗn hợp của Quốc hội về Quy chế kiểm toán tại Úc.
Công cụ kiểm tra tài chính trực tuyến cho phép các kiểm toán viên phân bổ nhiều thời gian hơn để tập trung vào chất lượng kiểm toán bằng cách loại bỏ nhu cầu kiểm tra báo cáo tài chính theo cách thủ công, theo ông Winter Winter.
Công cụ kiểm tra tài chính tự động hóa việc kiểm tra nội bộ báo cáo tài chính. Kiểm tra báo cáo tài chính thủ công có thể mất hơn năm giờ cho mỗi dự thảo, trong khi trình kiểm tra tài chính có thể thực hiện công việc dưới 30 phút. Đáng chú ý, các bổ trợ Excel dễ dàng giúp chúng ta cài đặt và áp dụng, dưới sự đào tạo tối thiểu.
Kiểm toán có thể được thực hiện từ xa với công nghệ phù hợp
Đối mặt với COVID-19, giám đốc khách hàng của Inflo, Olwyn Connolly và nhóm của cô đang giải quyết một thách thức kinh doanh quan trọng: làm thế nào các công ty kế toán có thể làm việc hiệu quả và tiếp tục cung cấp các dịch vụ kiểm toán, thuế và tư vấn quan trọng khi nhân viên của họ không tới văn phòng?
Inflo là một nền tảng dựa trên đám mây mà các công ty kiểm toán có thể sử dụng để trích xuất dữ liệu tài chính từ các hệ thống kế toán khách hàng và phân tích dữ liệu bằng cách áp dụng một loạt các công nghệ mới nổi.
Khi khách hàng của họ ổn định với tiêu chuẩn làm việc từ xa mới, sẽ có những công nghệ tuyệt vời để triển khai nhằm giữ sự kết nối cho nhân viên hoạt động nội bộ trực tuyến. Tuy nhiên, điều đáng ngạc nhiên là nhiều công ty vẫn không có phương pháp và cấu trúc hợp tác an toàn với khách hàng để hoạt động từ xa.
Việc chia sẻ tệp thời gian thực an toàn dưới sự tham gia của toàn bộ nhóm khách hàng đã trở nên quan trọng. Nền tảng Inflo cung cấp một cổng thông tin an toàn để nhóm tham gia truy cập thông tin từ khách hàng theo cách hợp lý để duy trì hiệu quả.
Sự minh bạch và trách nhiệm giải trình chuyên sâu mà chức năng của Inflo mang lại rất quan trọng để đảm bảo khách hàng có thể thấy quy trình và tiến độ công việc từ xa. Trên nền tảng Inflo, các nhóm tham gia có thể chia sẻ kết quả và yêu cầu thêm thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả và an toàn.
Điều quan trọng, Inflo có thể được thiết lập và triển khai trong vài giờ.
Thực hiện công nghệ mới sẽ là tương lai của làm việc từ xa
John Pointthart, giám đốc bán hàng của MindBridge AI Auditor, John Colthart, cho rằng việc truy cập dữ liệu thời gian thực là rất quan trọng để các kiểm toán viên thực hiện các đánh giá.
MindBridge AI Auditor cho phép đánh giá 100% dữ liệu giao dịch của khách hàng để kiểm toán viên phân tích và hình dung các mô hình giao dịch lịch sử. Nói một cách đơn giản, khách hàng có thể đăng dữ liệu của họ lên đám mây, sau đó kiểm toán viên có thể truy cập.
Ý định của MindBridge AI Auditor là hỗ trợ tăng mức độ đảm bảo cho khách hàng thông qua thử nghiệm dân số đầy đủ, ông giải thích. Đây là điều quan trọng để xem xét tất cả dữ liệu.
Giám đốc bán hàng của MindBridge tại Úc và New Zealand, Shaye Thyer, cho biết thêm rằng các kiểm toán viên thậm chí còn có trách nhiệm lớn hơn trong môi trường hiện tại. Nếu các kiểm toán viên có thể sử dụng công nghệ cho các công việc một cách thường xuyên, họ có thể tập trung vào phân tích và giải thích dữ liệu cấp cao, theo ông Thyer.
Chúng ta cần phải ở trong một môi trường rất thân thiện với đám mây để kiểm toán viên có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi. Điều đó trở nên thiết yếu hơn khi mọi người buộc phải làm việc từ xa. Người dùng mới có thể tìm hiểu trực tuyến về cách sử dụng Ai Auditor và triển khai nó trong vòng vài giờ. Nó cũng có thể phục vụ cho một loạt các công ty kiểm toán kích thước khác nhau.
Inflo, KPMG và MindBridge đồng ý rằng những người hành động ngay bây giờ và tận dụng các cơ hội do công nghệ cung cấp sẽ không chỉ quản lý để giảm thiểu rủi ro mà còn giúp kiểm toán viên kiên cường hơn trước các thách thức trong tương lai.
Tác giả: Tiến sĩ Jana Schmitz – Chuyên viên phân tích chính sách và nghiên cứu tại CPA Australia
UniTrain lược dịch từ In The Black
Xem thêm
Download tài liệu Audit 2020: A focus on change
Cách Blockchain thay đổi công việc kế toán
Download tài liệu 20 key risks to consider by Internal Audit before 2020
