Một trong những phần mềm hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp là bảng tính (Spreadsheets).
1. Organizing Data – Sắp xếp dữ liệu
Bảng tính thường là công cụ để thu thập và sắp xếp dữ liệu, đây là một trong những cách sử dụng đơn giản nhất. Thông tin có thể dễ dàng được đặt trong các cột và hàng gọn gàng và sau đó được sắp xếp theo loại thông tin. Mặc dù dữ liệu gốc có thể rất phức tạp, công cụ này cho phép người dùng trình bày và phân tích dữ liệu thông qua các biểu đồ, đồ thị trực quan. Báo cáo dữ liệu trở nên thân thiện và toàn diện hơn, các công ty đang chọn sử dụng các công cụ báo cáo như Dashboard Reporting.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp khổng lồ, bảng tính Excel sẽ không còn hiệu quả cho việc quản lý dữ liệu và phân tích. Các ứng dụng công nghệ hiện đại như Power BI, Tableu, …
2. Calculations and Errors – Tính toán và lỗi
Không ai thích dành tất cả thời gian của họ vào việc làm các phép tính lặp đi lặp lại. Sự hấp dẫn của Excel là có thể tự động hóa thực hiện các phép toán cho người dùng. Khi viết công thức, chương trình sẽ tự động tính toán các phép tính/dữ liệu phức tạp cho bạn, thậm chí tự động hóa nhiều thao tác giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
Tuy nhiên, khó khăn đối với nhiều người dùng là việc nhập liệu vào bảng tính dưới dạng công thức. Điều này đòi hỏi bạn phải nhập đúng cú pháp cho từng loại phép tính mà bạn muốn thực hiện. Mặc dù nhiều bảng tính có sẵn một số công thức này, nhiều người dùng vẫn thấy chúng khó khăn. Bởi nếu cú pháp không chính xác, chương trình sẽ đưa ra thông tin chính xác.
3. User Access – Người dùng truy cập
Trong môi trường làm việc cộng tác ngày nay, nhiều người dùng trong một công ty thường cần truy cập vào cùng một tài liệu. Nếu sử dụng Microsoft Excel, các bảng tính có thể được chia sẻ, nhưng chỉ một người dùng có thể thay đổi dữ liệu cùng một lúc.
Trang tính cung cấp giải pháp chia sẻ tệp và cho phép nhiều người dùng truy cập và cập nhật một biểu mẫu duy nhất. Tuy nhiên, khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện, lịch sử thông tin trước đó sẽ bị mất.
4. Security – Bảo vệ
Một nhược điểm khác của bảng tính là thiếu bảo mật cho các tệp của bạn. Thông thường, các bảng tính không an toàn và do đó có nguy cơ bị hỏng dữ liệu hoặc làm cho việc quản lý thông tin kém hơn. Các tệp chứa thông tin tài chính nhạy cảm có thể không an toàn với tin tặc, ngay cả khi mật khẩu được bảo vệ. Các loại phần mềm thu thập dữ liệu khác có thể là một lựa chọn phù hợp hơn.
Ví dụ: Trong bảng tính, người dùng có thể sắp xếp cột thông tin và vô tình có thể tạo nên sự không đồng bộ trong thông tin. gây ra thông tin liên quan, chẳng hạn như họ và tên, để không đồng bộ. Ngược lại, một cơ sở dữ liệu sẽ giữ tất cả các phần của một bản thống nhất, do đó đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu tốt hơn.
Bất kỳ công cụ nào cũng có ưu và nhược điểm, nhưng để tối ưu công dụng và sử dụng hiệu quả, với các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay, Excel vẫn là giải pháp xử lý dữ liệu hàng đầu bởi tính phổ biến, thân thiện với người dùng và linh động trên mọi thiết bị từ máy tính đến các thiết bị di động (smart phone, Tablet, …)
Xem thêm
Khóa học thực hành Excel trong Kiểm toán
Khóa học ứng dụng VBA trong Excel
Khóa học Dashboard Reporting
Khóa học Tổ chức và Quản lý dữ liệu báo cáo trong Excel
