Hàm COUNTIF là một công cụ hữu ích trong Excel, giúp bạn đếm số lượng ô thỏa mãn điều kiện nhất định. Trong bài viết này, UniTrain sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý khi gặp phải một số lỗi phổ biển khi sử dụng hàm COUNTIF.
Lỗi sử dụng WILDCARD trong hàm COUNTIF cho định dạng Number (Số)
Wildcard, hay còn gọi là ký tự đại diện trong Excel, là một ký hiệu được sử dụng để thay thế hoặc đại diện cho một hoặc nhiều ký tự. Các ký tự đại diện phổ biến nhất là dấu hoa thị (*), đại diện cho một hoặc nhiều ký tự và dấu chấm hỏi (?) đại diện cho một ký tự đơn.
Ví dụ: Nhà trường muốn đếm mã sinh viên tháng 3 năm 2021. Số cần đếm (mã sinh viên) có dạng 1116xxxx như sau:
Sau khi sử dụng Wildcard trong hàm COUNTIF, ta có kết quả dưới đây:
Nguyên nhân: Wildcard có thể thay thế mọi giá trị trong chuỗi kí tự, nhưng không được dùng để thay thế đối với định dạng số (Number).
Hàm COUNTIF là một công cụ hữu ích trong Excel, giúp bạn đếm số lượng ô thỏa mãn điều kiện nhất định.
Cách khắc phục:
Có 2 cách sửa lỗi này khá đơn giản và nhanh chóng như sau:
Cách 1: Chuyển dữ liệu về định dạng Text (văn bản) trước khi sử dụng hàm COUNTIF
Để chuyển dữ liệu dạng số về định dạng Text (văn bản), bạn có thể tham khảo các cách làm khách nhau ở bài viết phía dưới mục này. Tuy nhiên, ở ví dụ này, các dữ liệu dạng số đã được chuyển sang định dạng văn bản bằng hàm TEXT và thêm vào đó, bạn đọc nên sử dụng hàm ISTEXT để kiểm tra xem dữ liệu có đang ở đúng định dạng không.
Hình dưới đây sẽ minh họa quá trình đó:
Cách 2: Sử dụng phép so sánh trong hàm COUNTIF
Hãy thử dùng hàm COUNTIF để đếm với khoảng so sánh thì sao nhỉ? Bạn có thể dễ dàng nhận thấy những ID học sinh kia nằm trong khoảng từ 11160000 đến 11169999. Cùng xem cách làm này có hoạt động không nhé!
Ở đây, kết quả hiển thị sai , vì chúng mình đã sử dụng thêm hàm AND trong công thức hàm COUNTIF. Để biết lý do vì sao, hãy cùng theo dõi tiếp bài viết nhé!
Lỗi khi sử dụng hàm COUNTIF kết hợp AND hoặc OR
Như ví dụ trên, việc kết hợp này không mang lại kết quả đúng. Mặc dù, xét về mặt logic hàm COUNTIF khá hợp lý.
=COUNTIF(range, criteria)
Việc hàm AND nằm ở vị trí criteria dường như có vẻ đúng. Thế nhưng, có 2 vấn đề ở đây:
- Hàm AND (và hàm OR) sẽ trả về giá trị là TRUE hoặc FALSE
- Logic so sánh trong hàm AND. Cái gì sẽ lớn hơn, nhỏ hơn?
Khi kết hợp hàm AND hoặc OR với hàm COUNTIF, đối số range trong công thức hàm sẽ được so sánh với criteria để trả về kết quả là TRUE hay FALSE (hoặc #VALUE!). Nên chắc chắn ở ví dụ trên, kết quả sẽ trả về 0.
Cách khắc phục:
Bạn có thể sửa lỗi này bằng 2 cách làm dưới đây
Cách 1: Sử dụng hàm COUNTIFS thay thế hàm COUNTIF
Hàm COUNTIFS là một lựa chọn đơn giản và thông minh hơn hàm COUNTIF vì chỉ cần duy nhất hàm này, bạn có thể tìm kiếm với rất nhiều điều kiện. Vậy thì tại sao phải kết hợp nhiều hàm phức tạp?
Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ bổ trợ cho hàm COUNTIF
Bạn đọc có thể lập thêm cột phụ để ghi nhận kết quả của hàm AND trước, sau đó mới áp dụng hàm COUNTIF cho cột phụ đó.
Cách 3: Sử dụng logic toán học trong công thức hàm COUNTIF
Công thức bạn đọc nên sử dụng để giải quyết yêu cầu này:
=COUNTIF(E2:E15, “>=11160000”)-COUNTIF(E2:E15, “>=11169999”)
Công thức này có thể hiểu là: Để tìm số những số thỏa mãn trong khoảng X và Y, lấy số những số thỏa mãn lớn hơn X trừ đi số những số thỏa mãn lớn hơn Y (khoảng X nằm trong khoảng Y).
Kết luận
Khắc phục các lỗi khi sử dụng hàm COUNTIF giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Hãy áp dụng các phương pháp trên để nâng cao kỹ năng Excel của bạn.
Xem thêm
Khóa học Combo Excel for Professionals
10 phím tắt và thủ thuật giúp tiết kiệm thời gian trong Excel
