Excel có những hạn chế, nhưng tại sao các công ty vẫn sử dụng Excel? Cùng UniTrain đọc bài viết này nhé
Đầu năm 2021, chính phủ Anh đã thông báo rằng gần 16.000 người ở Anh đã bị nhiễm coronavirus nhưng không được thống kê — và tất cả là do một bảng tính trong Excel. Sự cố đã xảy ra do chính phủ Anh đang theo dõi sự lây nhiễm bằng cách sử dụng phiên bản Excel cũ hơn (.xls), phiên bản này bị hạn chế khá nhiều về số hàng dữ liệu có thể xử lý. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc Excel đôi khi cũng có giới hạn!
Excel không thể xử lý các tập dữ liệu lớn
Chính phủ Vương quốc Anh đã học được một bài học đắt giá rằng: chỉ cần bạn “ném” quá nhiều dữ liệu vào một bảng tính và đến một lúc nào đó, nó sẽ bị khóa. Hơn 1 triệu hàng dữ liệu và bạn chắc chắn sẽ gặp rắc rối, nhưng những người dùng thành thạo biết rằng các tập dữ liệu nhỏ hơn có thể gây ra sự chậm trễ nghiêm trọng khi tải và xử lý.
Và khi Excel đạt đến giới hạn, nó sẽ không thông báo cho bạn biết rằng nó không thể xử lý. Cách duy nhất bạn sẽ phát hiện ra Excel đang gặp sự cố là khi mọi việc đã đâu vào đấy!
Thật khó hoặc không thể tìm ra cách dữ liệu đã được thay đổi
Nếu bạn đang làm việc với nền tảng dữ liệu, bạn thường có thể tìm hiểu xem kết quả dữ liệu trong phiên bản bạn đang sử dụng. Hầu hết các chuyển đổi chính là kết quả của các tập lệnh được chạy trên dữ liệu hoặc quá trình đầu vào được tích hợp sẵn trong nền tảng dữ liệu. Tính minh bạch của bản script: bạn có thể kiểm tra bản script để tìm ra chính xác thời điểm và cách thức dữ liệu được chuyển đổi (ví dụ: thay đổi định dạng của mục nhập từ “chủ nhật” thành “Chủ nhật” hoặc áp dụng logic kinh doanh quan trọng cho chỉ số cốt lõi).
Tuy nhiên, với Excel, gần như không thể biết được dữ liệu đã được thao tác như thế nào. Chắc chắn, bạn có thể giữ một bảng thay đổi dữ liệu để ghi lại quá trình, nhưng điều đó chứa đầy những cạm bẫy tiềm ẩn. Cùng với việc yêu cầu người dùng cập nhật nhiều tệp, việc áp dụng các phép chuyển đổi theo cách đó thường xuyên hơn, điều này khiến họ khó tinh chỉnh hoặc hoàn tác.
Và những người dùng thao tác dữ liệu bảng tính bằng tay thì sao? Đó là một con đường sai lầm. Bất cứ khi nào bạn lặp lại một quy trình, bạn rất dễ mắc phải — hoặc tiếp tục — một sai lầm. Kết quả cuối cùng có thể dẫn đến những sai sót tốn kém, ví dụ trong một trường hợp cụ thể là mức thiệt hại gần 6 tỷ đô la.
Với Excel, không có Single source of truth (Nguồn duy nhất của sự thật)
Một trong những vấn đề lớn nhất với Excel là chúng thực tế khuyến khích “siloed data” — kẻ thù lớn nhất đối với single source of truth (SSOT).
Không khó để hiểu tại sao: Marketing lấy một phần dữ liệu từ sản phẩm cho một dự án cụ thể mà họ đang thực hiện và họ đưa nó vào một bảng tính. Dữ liệu hóa ra thực sự hữu ích, vì vậy những người khác bắt đầu sử dụng nó. Trong khi đó, một người nào đó trong ngành Tài chính đã xoay xở để lấy dữ liệu tương tự nhưng không giống nhau ra khỏi hệ thống kiểm kê. Và những người khác bắt đầu sử dụng phần dữ liệu đó.
Cả Marketing và Tài chính đều tin rằng bảng tính của họ là SSOT. Nhưng trên thực tế, họ đang làm việc từ các dữ liệu khác nhau, có nghĩa là nhóm của bạn đang sử dụng nhiều tài nguyên để trả lời câu hỏi, không ai trong số họ đưa ra câu trả lời giống nhau và quan trọng nhất, không rõ ràng ngay lập tức câu trả lời nào là đúng.
Một SSOT thích hợp không thể là một tệp bị mắc kẹt trong ổ cứng của người dùng. Chúng phải được người khác truy cập để cả công ty có thể hưởng lợi (và làm việc) từ cùng một dữ liệu.
Vậy tại sao tất cả chúng ta vẫn sử dụng Excel?
Nếu bảng tính là một vấn đề như vậy, tại sao chúng vẫn được sử dụng nhiều? Lý do lớn nhất mà mọi người chuyển sang sử dụng Excel là bởi công nghệ quản lý dữ liệu ngày nay là một lỗ hổng vô tận.
Vấn đề này đặc biệt nghiêm trọng đối với các công ty khởi nghiệp vì chúng phải nhanh, quyết đoán và dựa trên dữ liệu. Họ phải có khả năng lập chiến lược, thực hiện, tìm hiểu điều gì hiệu quả và điều gì không, và nhanh chóng điều chỉnh. Các công ty khởi nghiệp cần các giải pháp dữ liệu mà họ có thể thiết lập nhanh chóng, chia sẻ với bất kỳ ai trong nhóm và điều đó sẽ mở rộng quy mô — về cả kích thước dữ liệu và độ phức tạp — mà không cần nỗ lực về kỹ thuật.
Và đó là lý do tại sao các bảng tính có sức lan tỏa mạnh mẽ… và rất mạnh mẽ.
Bất kỳ ai, từ Giám đốc điều hành đến nhân viên tiếp thị mới được tuyển dụng đều có thể lấy dữ liệu và làm việc ngay lập tức với dữ liệu.
Nguồn: chartio.com
Xem thêm
