Power BI là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ có thể chuyển đổi báo cáo qua nhiều phòng ban khác nhau. Nhưng câu hỏi đặt ra là bạn phải bắt đầu từ đâu để sử dụng một công cụ phức tạp như vậy? UniTrain sẽ hướng dẫn 4 mẹo chuyển đổi sang Power BI thật trơn tru.
Xây dựng nền tảng vững chắc cho dự án
Các nhóm khác nhau sẽ sử dụng Power BI theo những cách khác nhau và do đó, kế hoạch của bạn sẽ cần quan tâm đến điều này. Ví dụ: một số sẽ là người dùng nâng cao hơn, chịu trách nhiệm thao tác dữ liệu và xây dựng báo cáo và trang tổng quan, trong khi những người khác sẽ chủ yếu sử dụng các trang tổng quan này để giúp hướng dẫn ra quyết định hàng ngày. Lập bản đồ các nhóm người dùng này và tiến hành khảo sát hoặc tổ chức hội thảo với càng nhiều người càng tốt để hiểu được cảm nhận của họ với các quy trình hiện tại. Xác định cách dùng Power BI sẽ giúp giải quyết những vấn đề này và sử dụng điều này để giúp xác định các mục tiêu chính của bạn. Đồng thời điều chỉnh lịch trình và các mốc quan trọng của bạn với nhu cầu của doanh nghiệp.
Tạo một kế hoạch truyền thông
Nói chuyện trực tiếp với người dùng cuối sẽ giúp bạn hiểu chính xác hơn và sâu sắc hơn về các nhu cầu trên thực tế. Nhưng đó cũng là cách bạn có thể tạo các thông điệp phù hợp để giải quyết cụ thể các điểm khó khăn của người dùng khác nhau.
Nếu bạn biết rằng người dùng cảm thấy bực bội vì bảng tính Excel lộn xộn, không nhất quán, khiến dữ liệu khó hiểu, bạn có thể tập trung giới thiệu vào cách bảng điều khiển Power BI có thể giúp họ hình dung dữ liệu rõ ràng hơn nhiều.
Hoặc một nhóm người dùng khác cảm thấy khó khăn khi phải thao tác thủ công dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Trong trường hợp này, thông điệp của bạn nên tập trung vào cách Power BI sẽ giúp họ dễ dàng tận dụng nhiều bộ dữ liệu theo cách hiệu quả hơn, tốn ít thời gian, công sức hơn.
Làm mượt quá trình chuyển đổi
Bạn nên xây dựng các hướng dẫn đào tạo của công ty cho Power BI để sao lưu các phiên đào tạo này và lưu trữ chúng trong một trung tâm Power BI hoặc trang mạng nội bộ nơi người dùng có thể nhanh chóng truy cập thông tin, cùng với các phiên đào tạo của bạn.
Đừng quên rằng nhân viên mới cũng phải được đào tạo Power BI như một phần của chương trình đào tạo của họ, để họ có thể bắt đầu sử dụng Power BI càng sớm càng tốt.
Bên cạnh đó thiết lập kênh hoặc nhóm người dùng Power BI và đăng các bản cập nhật thường xuyên về dự án từ đó tạo ra sự tương tác giữa các nhóm. Người dùng cũng có thể sử dụng nó để giúp đỡ nhau nếu họ có câu hỏi đơn giản hoặc cần tư vấn nhanh.
Đơn giản hóa quá trình tiếp nhận
Ngay cả khi đã có kế hoạch tốt nhất, sự thay đổi không thể xảy ra trong một sớm một chiều, vì vậy hãy hỗ trợ các nhóm của bạn và dành một chút thời gian cho quá trình chuyển đổi.
Đảm bảo rằng bạn quan tâm đến thói quen cũ của người dùng. Họ có thể đã quen với việc phân tích dữ liệu trong Excel, vì vậy hãy đảm bảo rằng thông tin tương tự có trong Power BI. Ví dụ như thêm các bảng trong Dashboard thay vì hình ảnh đơn giản để khiến người dùng có nhiều khả năng tham gia hơn.
Chuyển đổi là một quá trình tương đối khó và mất nhiều thời gian. Với 4 mẹo trên, UniTrain hy vọng sẽ giúp bạn có kế hoạch chuyển đổi một cách hiệu quả nhất.
UniTrain lược dịch
Xem thêm
Top 5 công cụ phân tích dữ liệu tốt nhất cho doanh nghiệp
Công cụ kinh doanh thông minh tương lai của doanh nghiệp – Power BI
