Dữ liệu lớn, khoa học dữ liệu, định hướng dữ liệu… những cụm từ này đã trở thành một phần từ vựng hàng ngày của chúng ta. Ngày nay, việc sử dụng rộng rãi dữ liệu giúp bạn có thể theo dõi chính xác những thay đổi trong thời gian thực, một ví dụ gần đây là bảng điều khiển trực tuyến của WHO cho phép theo dõi hàng ngày các số liệu của Covid-19.
Ngành tài chính luôn được định hướng dữ liệu, với báo cáo tài chính, thị giá chứng khoán và thống kê kinh tế vĩ mô. Lấy ví dụ, các công ty quản lý tài sản sử dụng các nhà cung cấp dữ liệu như Bloomberg, Reuters, Factset hoặc Morning Star, sau đó trích xuất và phân tích thông tin trong Excel.
Tuy nhiên, do sự tăng trưởng nhanh chóng về khối lượng dữ liệu cần phân tích, cùng với nhu cầu tự động hóa, tùy chỉnh và khả năng truy cập, một bảng tính Excel thường không còn đủ. Chính vì lý do này mà nhiều người đang chuyển sang sử dụng các nền tảng như Power BI mà chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn trong bài viết này cùng với một số ví dụ thực tế.
Tầm quan trọng của Power BI
Ngày nay, Power BI – phần mềm phân tích dữ liệu do Microsoft phát triển – đã cho phép hàng triệu người dùng tạo các báo cáo tự động có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Công cụ kinh doanh thông minh này được thiết kế cho các công ty cần theo dõi các chỉ số và quy trình chính của họ, đồng thời phân tích khối lượng lớn dữ liệu hoặc chia sẻ kết quả dưới dạng báo cáo trực tuyến an toàn.
Trong vài năm qua, ngày càng có nhiều sự quan tâm đến phần mềm này bởi các tổ chức đang trong quá trình số hóa: hơn 150.000 tổ chức hiện đang sử dụng Power BI!
Việc sử dụng Power BI rất nhiều và đa dạng. Điểm mạnh của nền tảng này chủ yếu nằm ở khả năng bao quát toàn bộ chu trình xử lý dữ liệu (thu thập-chuẩn bị-trực quan hoá).
Những ưu điểm chính của công cụ là:
Vậy Power BI được sử dụng như thế nào trong tài chính? Nó đáp ứng những nhu cầu nào? Và lợi ích của việc thực hiện nó là gì? Khám phá cách thức và lý do tại sao các công ty đang áp dụng Power BI trong ba nghiên cứu điển hình của công ty.
Trường hợp số 1: Power BI để số hóa báo cáo
Ngày càng có nhiều nhóm tài chính đang đạt được tiến bộ với quá trình số hóa, bắt đầu bằng việc tự động hóa các báo cáo của họ, mà họ đang chuyển đổi từ định dạng giấy truyền thống (ban đầu là Word hoặc PowerPoint) sang định dạng điện tử, được kết nối với cơ sở dữ liệu nội bộ của họ.
Tuy nhiên, nhiều công ty lớn vẫn tham khảo các nhân vật chủ chốt của họ trên hồ sơ giấy. Điều này, cho đến gần đây, vẫn là trường hợp của ủy ban điều hành của một tập đoàn năng lượng lớn, mà các thành viên của họ nhận được một báo cáo hoàn chỉnh dưới dạng giấy trước mỗi cuộc họp định kỳ 6 tháng của họ. Những hạn chế của phương pháp này nhanh chóng trở nên rõ ràng, vì độ phức tạp và tính toàn diện của các tệp khiến việc phân tích hoạt động của công ty theo thời gian trở nên khó khăn.
Giám đốc điều hành Tập đoàn Vương quốc Anh đã đưa ra ý tưởng về một dự án cho phép mọi người đều được hưởng lợi từ một cái nhìn vĩ mô đơn giản hóa, có quyền truy cập bất kỳ lúc nào vào các nhân vật chủ chốt của tập đoàn và các tổ chức của nó.
Power BI đương nhiên nổi lên như một giải pháp tốt nhất để đáp ứng kỳ vọng của Ủy ban điều hành. Do đó, một báo cáo tổng hợp các chỉ số hoạt động chính của công ty và cũng cho phép chúng được “lọc” theo thực thể, quốc gia hoặc loại năng lượng do đó đã nhanh chóng được đề xuất để thay thế tài liệu giấy cũ.
Nhờ Power BI, các thành viên của Ủy ban điều hành giờ đây có thể xem các số liệu cập nhật của nhóm bất kỳ lúc nào thông qua một báo cáo:
Trường hợp 2: Power BI để giám sát bán hàng theo thời gian thực
Ngoài khả năng kết nối trực tiếp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, Power BI cho phép bạn đối chiếu dữ liệu này một cách nhanh chóng, ngay cả khi tập dữ liệu rất lớn.
Trong ví dụ về một nhà bán lẻ quần áo may sẵn nổi tiếng, kết quả bán hàng được nhập vào hệ thống quản lý bán hàng và sau đó được tổng hợp thành tệp Excel bằng cách sử dụng macro, mất khoảng 15 phút để thực thi. Việc cập nhật tệp này hàng ngày tốn nhiều thời gian và kích thước của tệp cuối cùng khiến nó không thể chia sẻ được.
Ban lãnh đạo của công ty đã sớm bắt đầu xem xét việc thay thế hệ thống này bằng một báo cáo động, có thể truy cập được cho tất cả mọi người và hơn hết là dễ hiểu đối với những người không có nền tảng tài chính.
Giải pháp? Báo cáo Power BI trực tuyến tự động cập nhật mỗi sáng và cho phép bạn theo dõi dữ liệu bán hàng từ nhiều khía cạnh: địa lý, thương hiệu, cửa hàng, loại mặt hàng đã bán, v.v.
Ở đây, Power BI được chứng minh là giải pháp tốt nhất vì khả năng xử lý khối lượng lớn dữ liệu thay đổi theo thời gian. Hơn nữa, thiết kế năng động và thân thiện với người dùng khiến nó trở thành một công cụ tư vấn phù hợp hơn nhiều so với Excel.
Trường hợp 3: Power BI để kiểm soát tiền mặt
Cơ sở dữ liệu ngày càng chứa nhiều thông tin nhạy cảm: dữ liệu khách hàng, chi tiết ngân hàng, số liệu kế toán, v.v. Thông tin này đặt ra những thách thức chiến lược thực sự cho các công ty, phải đảm bảo rằng những chi tiết này được bảo mật. Để làm điều này, có một số phương pháp:
Một nhà lãnh đạo trong ngành hàng xa xỉ đã theo dõi số dư tiền mặt của mình thông qua các bản trích xuất Excel được các nhà phân tích đối chiếu thủ công trước khi được trả lại cho PowerPoint. Thách thức chính của họ là truy xuất dữ liệu từ nhiều phương tiện và hệ thống – ERP nội bộ, nền tảng và nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Mặc dù quá trình xử lý phức tạp, nhưng báo cáo này rất cần thiết để họ xác định rủi ro do vỡ nợ thanh toán và bảo vệ mình trước rủi ro đó với các công ty bảo hiểm.
Đây là lý do tại sao nhóm đã chọn một báo cáo tự động và an toàn về các chỉ số rủi ro (các khoản phải thu tồn đọng, các khoản phải thu quá hạn, các khoản phải thu chưa thanh toán) – dữ liệu kế toán phải chính xác và được bảo vệ.
Việc giới thiệu báo cáo Power BI đã khiến người ta có thể đặt câu hỏi về các phương pháp và độ sạch của dữ liệu được trích xuất từ một số nguồn, đặc biệt là bằng cách loại bỏ quá trình xử lý lại thủ công. Ngoài việc làm sạch và tổng hợp thông tin, chúng được hiển thị trực quan và người quản lý của từng bộ phận có thể
Cuối cùng, bảo mật dữ liệu được đảm bảo nhờ khả năng hiển thị dữ liệu theo người dùng (đây được gọi là “bảo mật đường truyền”) và khả năng lưu trữ dữ liệu cục bộ.
Cách chuyển đổi cho những người đam mê Microsoft Office
Báo cáo động đang gia tăng, các công ty vẫn cần phải làm lại dữ liệu của họ trong Excel hoặc trình bày nó tĩnh trong PowerPoint để tập trung vào một thời điểm cụ thể trong năm, một sản phẩm cụ thể hoặc một khu vực cụ thể. Điều này giúp bạn có thể chia thông tin được chia sẻ thành các định dạng Office thông dụng nhất.
Ngành tài chính sử dụng bộ Microsoft Office hàng ngày, vì vậy ngày càng có nhiều người tìm cách kết nối Power BI với bộ Office để giúp họ chuyển từ báo cáo động sang báo cáo tĩnh trong nháy mắt.
Nguồn: UpSlide.
Xem thêm
Khóa học Phân tích và trực quan hóa dữ liệu trên Power BI
[Review] tính năng mới trong bản cập nhật Power BI tháng 06/2020
10 lý do khiến Power BI là công cụ phân tích tối ưu cho doanh nghiệp
3 cách để Power BI giúp nhóm bán hàng của bạn thành công
