Conditional Formatting là công cụ giúp người dùng làm nổi bật dữ liệu quan trọng trong Excel. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục:
1. Lỗi không áp dụng đúng quy tắc
Lỗi phổ biến nhất là chọn sai phạm vi vùng dữ liệu. Khi phạm vi không đúng, các quy tắc định dạng sẽ không áp dụng chính xác.
Cách khắc phục:
Chọn các ô/ phạm vi > nhấp vào tab Home > Conditional Formatting > Manage Rules
Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager được mở ra, liệt kê tất cả các quy tắc đã được áp dụng cho phạm vi đó.
2. Công thức không trả về TRUE hoặc FALSE
Khi sử dụng công thức trong Conditional Formatting, công thức phải trả về TRUE hoặc FALSE. Nếu không, định dạng sẽ không hoạt động.
Cách khắc phục: Kiểm tra lại công thức và đảm bảo rằng nó hoạt động đúng. Bạn có thể thử công thức trên một ô bình thường trước khi áp dụng vào Conditional Formatting.
3. Sử dụng tham chiếu ô sai
Tham chiếu ô sai (tuyệt đối, tương đối hoặc hỗn hợp) có thể làm cho quy tắc không hoạt động như mong đợi.
Cách khắc phục: Bạn cần khoá ô đó lại bằng cách thêm dấu “$” ở tên ô dược tham chiếu
Ví dụ:
B$2 hoặc $B2: tham chiếu hỗn hợp, cố định hàng hoặc cột
$D$1: tham chiếu tuyệt đối, cố định cột và dòng của 1 ô
4. Quy tắc chồng chéo
Khi có nhiều quy tắc được áp dụng cho cùng một vùng dữ liệu, các quy tắc này có thể chồng chéo lên nhau, gây xung đột và làm cho định dạng không hoạt động như mong đợi. Lúc này, Excel sẽ áp dụng quy tắc đầu tiên mà nó tìm thấy đúng và bỏ qua các quy tắc khác.
Cách khắc phục: Sắp xếp lại thứ tự các quy tắc bằng cách sử dụng Manage Rules > Conditional Formatting Rules Manager.
5. Dữ liệu số định dạng dưới dạng văn bản
Khi số liệu dữ liệu dạng số (number) được định dạng dưới dạng văn bản (text), các quy tắc định dạng sẽ không áp dụng đúng.
Cách khắc phục: Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản sang dạng số trước khi áp dụng quy tắc định dạng.
>> Tham khảo bài viết chuyển dữ liệu sang văn bản sang dạng số tại: https://unitrain.edu.vn/cach-chuyen-van-ban-thanh-so-trong-excel
6. Sử dụng hàm không có sẵn trong phiên bản Excel của người dùng
Một số chức năng mới có thể không khả dụng trong các phiên bản Excel cũ hơn, gây ra lỗi khi sử dụng trong Conditional Formatting.
Ví dụ các hàm XLOOKUP, FILTER, SORTBY, IFS,…
Cách khắc phục: Kiểm tra tính khả dụng của các chức năng trước khi sử dụng. Nếu cần, hãy thử trên một phiên bản Excel khác để đảm bảo tương thích.
7. Xung đột với Add-in
Add-in của bên thứ ba có thể gây xung đột và làm cho Conditional Formatting không hoạt động.
Cách khắc phục: Vô hiệu hóa các Add-in và kiểm tra lại.
Xem thêm:
5 ứng dụng hiệu quả của Conditional Formatting
Cách sắp xếp và lọc các ô dữ liệu trong Excel
