Microsoft Excel là một ứng dụng mà nhiều người phải mất thời gian để tự mày mò học hỏi. Nó là một phần mềm phức tạp, với rất nhiều chức năng đa dang. Thật dễ dàng để hiểu tại sao những người mới làm quen sẽ cảm thấy khó khăn bởi một thứ gì đó quá phức tạp, nhưng phần mềm này rất đáng để nỗ lực. Và đây top 7 cách học Excel nhanh do UniTrain tổng hợp.
1. Làm Toán Đơn giản
Cách tốt nhất để bắt đầu là thực hiện những bài toán cơ bản nhất mà bạn cần đưa vào Excel. Điều đầu tiên cần nhớ để Excel giải quyết cách bài toán, câu lệnh chính là dấu bằng “=”.
Nhập = 10 + 10 vào một ô trong bảng tính của bạn và nhấn Enter; ô sẽ hiển thị số 20.
Tương tự, với việc thực hiện phép cộng và trừ để thu về tổng, hiệu. Ngoài ra, bạn cần sử dụng dấu hoa thị (*) để thực hiện phép tính nhân và dấu gạch chéo (/) cho phép tính chia.
2. Sử dụng AutoSum
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với Excel, đây là một cách tuyệt vời để bắt kịp tốc độ sử dụng cơ bản của các Hàm. Đầu tiên, hãy nhập hai số bất kỳ vào các ô kế nhau liền kề trên – dưới, hoặc trái – phải. Tiếp theo, chọn ô trực tiếp ở bên phải hoặc bên dưới các ô đó và điều hướng đến Home>AutoSum (Trang chủ> Tự động cộng gộp).
Thao tác này sẽ tự động điền vào ô đã chọn với công thức SUM, vì vậy hãy nhấn Enter để thực hiện lệnh. Excel sẽ cộng hai số lại với nhau và đưa ra kết quả trong ô đã chỉ định — bằng cách sử dụng menu AutoSum, bạn cũng có thể chọn các hàm toán học khác nhau.
3. Áp dụng định dạng số
Khi các bảng tính của bạn bắt đầu phức tạp hơn một chút, chúng có thể chứa các loại số khác nhau; tiền tệ, ngày tháng, tỷ lệ phần trăm và hơn thế nữa. Để đảm bảo bạn có thể làm việc với dữ liệu này, bạn nên định dạng chúng để dễ dàng thao tác tính toán.
Chọn các số bạn muốn định dạng, tìm phần Number (Số) ở đầu màn hình và tìm menu thả xuống được đặt mặc định là General (Chung).
Từ đó, bạn có thể chọn từ một danh sách các định dạng số khác nhau. Nếu bạn đang tìm kiếm nhiều lựa chọn hơn, hãy chọn More number formats (Định dạng số khác) ở cuối danh sách và bạn sẽ có thể chỉ định các chi tiết như số vị trí thập phân để sử dụng hoặc đơn vị tiền tệ bạn muốn.
4. Tạo bảng
Trình bày dữ liệu dưới dạng bảng cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với thông tin có sẵn và dễ dàng thiết lập. Để bắt đầu, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu mà bạn đang muốn chuyển đổi thành bảng — bao gồm cả các tiêu đề — và nhấp vào phím tắt Quick Analysis sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái của lựa chọn của bạn.
Điều hướng đến tab Tables (Bảng) và chọn Tables (Bảng). Bạn sẽ nhận thấy một số khác biệt ngay lập tức về giao diện của dữ liệu và cũng có một số thay đổi đối với cách nó có thể được thao tác.
Nếu phím tắt Quick Analysis không xuất hiện, chỉ cần Chọn dữ liệu rồi đi đến Insert rồi chọn Table. Sử dụng các nút mũi tên trong các ô tiêu đề bảng để lọc ra các điểm dữ liệu cụ thể hoặc sắp xếp chúng theo cách này hay cách khác.
5. Thêm đường xu hướng vào biểu đồ
Chìa khóa để trở thành một chuyên gia Excel là nhận thức được tất cả các công cụ mà phần mềm cung cấp để tạo biểu đồ hoàn hảo cho nhu cầu của bạn. Đường xu hướng là một trong nhiều thành phần mà bạn có thể cần phải kết hợp lại với nhau để đạt được nhiệm vụ đó.
Đó là một bổ sung mà bạn sẽ thực hiện cho biểu đồ sau khi nó được xây dựng, vì vậy bạn có thể xây dựng biểu đồ thử nghiệm hoặc sử dụng biểu đồ đã được tạo. Khi nó ở đúng vị trí, bạn cần nhấp vào biểu đồ và sau đó nhấp vào lối tắt Chart Elements (Thành phần biểu đồ) được minh họa bằng biểu tượng dấu cộng.
Bạn có thể nhanh chóng thêm đường xu hướng bằng cách chọn hộp bên cạnh hoặc bạn có thể nhấp vào mũi tên ở bên phải để truy cập các tùy chọn chi tiết hơn.
6. Tích hợp định dạng có điều kiện
Tạo trang tổng quan trong Excel có thể gặt hái nhiều lợi ích và tốn nhiều công sức, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, định dạng có điều kiện có thể thêm một yếu tố của trải nghiệm trang tổng quan vào bảng tính tiêu chuẩn và rất dễ thực hiện.
Chọn dữ liệu đó và điều hướng đến Home > Conditional Formatting (Trang chủ> Định dạng có điều kiện).
Bạn sẽ tìm thấy vô số tùy chọn định dạng khác nhau. Chúng tôi đang xem xét tỷ lệ phần trăm, vì vậy thanh dữ liệu có ý nghĩa — tuy nhiên, thang màu và bộ biểu tượng cũng có thể được sử dụng hiệu quả trong các trường hợp thích hợp.
Hãy nhớ rằng bạn có thể kiểm soát các khía cạnh của quy trình bằng cách nhấp vào More Rules (Quy tắc khác) trong menu thả xuống. Nếu định dạng của bạn không cung cấp đủ sự khác biệt để rõ ràng ngay lập tức, hãy xem xét điều chỉnh các quy tắc một chút.
Theo UniTrain lược dịch
Xem thêm
14 hàm Excel không thể bỏ qua trong phân tích dữ liệu (Phần 1)