Các loại tài liệu như hóa đơn, chứng từ, sổ sách… đều có thời hạn lưu trữ nhất định phải tuân thủ quy định của Pháp luật. Kế toán viên nắm chắc những quy định này sẽ linh hoạt hơn trong xử lý sổ sách, chứng từ.
Căn cứ theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể những điều khoản của Luật kế toán và hướng dẫn về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
1. THỜI ĐIỂM TÍNH THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định cụ thể như sau:
+ Căn cứ theo quy định tại điều 12, khoản 1,2 và 7, điều 13,14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính từ ngày kết thúc của kỳ kế toán năm.
+ Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được căn cứ theo khoản 3 của điều 13, Nghị định này là được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
+ Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ còn liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập đơn vị đó. Những tài liệu kế toán mà liên quan đến việc chia tách, hợp nhất hay sáp nhập, chuyển đổi loại hình sở hữu. Những tài liệu liên quan đến giải thể phá sản hay chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản… Những tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận kiểm tra thanh tra.
2. NHỮNG TÀI LIỆU KẾ TOÁN PHẢI LƯU TRỮ TỐI THIỂU 5 NĂM
+ Các loại chứng từ kế toán mà không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo Tài chính (BCTC) như phiếu thu chi hay phiếu nhập xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
+ Các loại chứng từ, tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành của đơn vị kế toán mà không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BTCT.
+ Trong trường hợp tài liệu kế toán quy định cụ thể tại khoản 1, điều 2 của Điều này mà Pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 05 năm thì thực hiện theo quy định đó.
3. NHỮNG TÀI LIỆU KẾ TOÁN PHẢI ĐƯỢC LƯU TRỮ TỐI THIỂU 10 NĂM
+ Những loại chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các loại bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết hay các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, BTCT hành tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, Báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.
+ Những tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán thanh lý tài sản cố định, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
+ Những tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư bao gồm các chứng từ, tài liệu của các kỳ kế toán năm và những tài liệu về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B và nhóm C.
+ Những tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động thành lập, chia tách hay hợp nhất, sáp nhập hay chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp, chuyển đổi đơn vị hay giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
+ Những tài liệu kế toán tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra hay kiểm tra giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của tổ chức kiểm toán độc lập.
+ Những tài liệu khác mà không được quy định tại điều 12, 14 của Nghị định này.
+ Đối với trường hợp những tài liệu kế toán quy định tại khoản 1,2,3,4,5,6 của Điều này mà pháp luật khác quy định thì phải lưu trữ trên 10 năm thì kế toán thực hiện theo quy định đó.
4. NHỮNG TÀI LIỆU KẾ TOÁN PHẢI LƯU TRỮ VĨNH VIỄN
+ Đối với những đơn vị kế toán trong Nhà nước, những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm như Báo cáo tổng quyết Ngân sách Nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, Hồ sơ và Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia, những Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu và có ý nghĩa kinh tế, an ninh quốc phòng quan trọng.
+ Việc xác định thời hạn lưu trữ các tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn là do người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán hoặc do ngành, địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế hay an ninh quốc phòng.
+ Riêng đối các hoạt động kinh doanh, những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa kinh tế an ninh quốc phòng quan trọng.
+ Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
+ Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Leave us a Reply