Giấy bút đã từng là công cụ tốt nhất để làm việc, nhưng đó là nhiều năm về trước. Trước sự phát triển của các thiết bị kỹ thuật số hiện đại như hiện nay, con người đang dần tiến tới phương thức làm việc không giấy tờ (paperless) bởi những hiệu quả đáng ngạc nhiên của nó. Dưới đây là 5 lý do khuyến khích bạn nên theo đuổi xu hướng này.
1. Mọi thứ đều ở một nơi
Trước khi áp dụng phương thức không giấy tờ, bạn chắc chắn đã phải mang theo bốn hoặc năm cuốn sổ lớn chứa mọi thứ cho lớp học hoặc làm việc. Điều này không chỉ cồng kềnh và bất tiện vì những cuốn sổ quá cỡ, mà còn gây khó khăn cho việc sắp xếp thông tin. Bằng cách chuyển sang quy trình làm việc không cần giấy tờ, bạn sẽ đã loại bỏ hàng loạt sổ ghi chép, bởi vì mọi thứ đều có trên iPad, điện thoại hay laptop.
Gói gọn tất cả mọi thứ trên một thiết bị kỹ thuật số nghĩa là không chỉ có ít hơn để mang theo, mà mọi thứ cũng được lưu trữ trên đám mây. Nếu bạn quên một cuốn sách giáo khoa, điều đó không sao, vì bạn có thể đọc nó trên điện thoại của mình. Nếu bạn cần xem một ghi chú trong khi đang đi bộ về nhà, bạn có thể rút điện thoại ra và xem một cách nhanh chóng. Vì mọi thứ đồng bộ với đám mây trên tất cả các thiết bị, bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc quên một cái gì đó.
2. Nâng cao sự cộng tác
Khi ghi lại tất cả các ghi chú của mình trên giấy, bạn gần như không thể chia sẻ chúng với bạn cùng lớp hoặc đồng nghiệp vì chỉ có một bản sao vật lý. Bây giờ bạn có thể viết tay ghi chú của mình trên máy tính bảng bằng bút cảm ứng và xuất chúng dưới dạng PDF. Nếu bạn đang viết một cái gì đó và muốn ai đó xem qua, bạn có thể gửi cho họ lời mời đến Google Doc.
Điều tuyệt vời khi sống trong một thế giới được kết nối chặt chẽ là nó khiến cho việc cộng tác trở nên dễ dàng. Khi bạn sử dụng giấy cho toàn bộ quy trình làm việc của mình, cộng tác là một nỗi đau, trong khi bây giờ nó là một sự tiện lợi.
3. Tăng cường tổ chức, sắp xếp
Vì mọi thứ đều là kỹ thuật số, việc tổ chức ghi chú, tài liệu nhanh chóng trong quy trình làm việc không cần giấy tờ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Đã qua rồi những ngày cố gắng tìm một trang trong sổ ghi chép nơi bạn đã viết ý tưởng nào đó hoặc cho điều bạn cần làm. Với một hệ thống không cần giấy tờ, tất cả các ghi chú của bạn đều nằm trong một ứng dụng và luôn có thể tìm kiếm chúng dễ dàng. Kể từ khi chuyển sang quy trình làm việc kỹ thuật số, mọi thứ được sao lưu và sắp xếp hiệu quả hơn.
4. Tận dụng Internet
Một điều mà bạn có lẽ đã không sử dụng nhiều trong những năm trước là lượng kiến thức khổng lồ có trên web. Không thể đếm số lần mà chúng ta đang thảo luận vấn đề gì đó trên giấy nhưng thiếu thông tin cho nó. Bây giờ, bạn có thể Google mọi vấn đề và có hàng trăm ngàn kết quả trong vài giây. Khi chỉ làm việc trên giấy, đây sẽ là một quá trình khó khăn, vì nó sẽ yêu cầu bạn lấy điện thoại hoặc máy tính xách tay, bật nó lên, đăng nhập, kết nối với WiFi và cuối cùng là tìm kiếm bất cứ thứ gì rồi lại viết chúng vào giấy. Bây giờ, bạn có thể truy cập kiến thức không giới hạn về internet trong một vài lần vuốt ngón tay và dễ dàng copy chúng.
5. Tối ưu hiệu quả
Một trong những vấn đề lớn nhất với quy trình làm việc quá nhiều giấy tờ là sự thiếu hiệu quả. Không có cách nào tốt hơn để nhanh chóng truy cập thông tin. Bạn có thể dễ dàng để mất những thứ cần thiết hoặc quên chúng ở đâu đó khi viết lên giấy. Bạn cũng sẽ mất nhiều thời gian để cố gắng tổ chức thông tin sau đó thực sự sử dụng thông tin đó. Khi chuyển sang một hệ thống kỹ thuật số, điều này không còn là vấn đề nữa, vì bạn chỉ phải lo lắng về một điều: thiết bị kỹ thuật số của bạn. Với máy tính bảng, bạn có quyền truy cập vào mọi thứ cần thiết cho trường học, công việc. Bạn cũng có thể truy cập thông tin khi đang di chuyển qua điện thoại của mình vì mọi thứ đều trực tuyến.
Khi tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình, rất đáng để bạn đầu tư và mất thời gian để thiết lập quy trình hiệu quả. Ngay khi bạn chuyển ghi chép ở trường học và tài liệu làm việc lên đám mây, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, chu đáo hơn và tham gia vào nội dung một cách tích cực, tăng năng suất và làm cho công việc hiệu quả hơn.
Theo Medium
Xem thêm
Top 10 công cụ tăng hiệu quả làm việc tại nhà mùa Corona
5 thói quen lành mạnh khi làm việc tại nhà
Học tập và làm việc khoa học hơn với 10 công cụ quản lý mail miễn phí