Dữ liệu đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động hiện đại nào. Thế giới dữ liệu ngày càng phức tạp đòi hỏi nhân sự hiện đại phải trang bị khả năng xử lý dữ liệu để chuyển đổi dữ liệu thô thành dữ liệu chuẩn cho nhu cầu phân tích. Trong bài viết này, UniTrain sẽ hướng dẫn bạn cách để xử lý những dữ liệu đó một cách hiệu quả với Excel.
Xử lý dữ liệu là gì?
Dữ liệu ở dạng thô không hữu ích cho bất kỳ tổ chức nào. Xử lý dữ liệu là phương pháp thu thập dữ liệu thô và chuyển nó thành thông tin có thể sử dụng được. Nó thường được thực hiện theo quy trình từng bước bởi một nhóm các nhà khoa học dữ liệu và kỹ sư dữ liệu trong một tổ chức. Dữ liệu thô được thu thập, lọc, sắp xếp, xử lý, phân tích, lưu trữ và sau đó được trình bày ở định dạng có thể đọc được.
Xử lý dữ liệu là rất quan trọng để các tổ chức tạo ra các chiến lược kinh doanh tốt hơn và tăng lợi thế cạnh tranh của họ. Bằng cách chuyển đổi dữ liệu sang định dạng có thể đọc được như đồ thị, biểu đồ và tài liệu, nhân viên trong toàn tổ chức có thể hiểu và sử dụng dữ liệu.
Chu trình xử lý dữ liệu
Chu trình xử lý dữ liệu bao gồm một loạt các bước trong đó dữ liệu thô (đầu vào) được đưa vào một quy trình (CPU) để tạo ra thông tin chi tiết có thể hành động (đầu ra). Mỗi bước được thực hiện theo một trình tự cụ thể, nhưng toàn bộ quy trình được lặp lại theo chu kỳ. Đầu ra của chu trình xử lý dữ liệu đầu tiên có thể được lưu trữ và cung cấp làm đầu vào cho chu kỳ tiếp theo. Có 6 bước chính trong chu trình xử lý dữ liệu:
Bước 1: Thu thập dữ liệu
Việc thu thập dữ liệu thô là bước đầu tiên của chu trình xử lý dữ liệu. Loại dữ liệu thô được thu thập có tác động rất lớn đến kết quả đầu ra. Do đó, dữ liệu thô cần được thu thập từ các nguồn xác định và chính xác để các phát hiện tiếp theo có giá trị và có thể sử dụng được. Dữ liệu thô có thể bao gồm số liệu tiền tệ, cookie trang web, báo cáo lãi/lỗ của một công ty, hành vi của người dùng,…
Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu
Chuẩn bị dữ liệu hoặc làm sạch dữ liệu là quá trình sắp xếp và lọc dữ liệu thô để loại bỏ những dữ liệu không cần thiết và không chính xác. Dữ liệu thô được kiểm tra lỗi, trùng lặp, tính toán sai hoặc thiếu dữ liệu và được chuyển đổi thành một dạng phù hợp để phân tích và xử lý thêm. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng chỉ dữ liệu chất lượng cao nhất mới được đưa vào đơn vị xử lý.
Bước 3: Nhập dữ liệu đầu vào
Trong bước này, dữ liệu thô được chuyển đổi thành dạng máy có thể đọc được và được đưa vào đơn vị xử lý. Điều này có thể ở dạng nhập dữ liệu thông qua bàn phím, máy quét hoặc bất kỳ nguồn đầu vào nào khác.
Bước 4: Xử lý dữ liệu
Trong bước này, dữ liệu thô phải chịu nhiều phương pháp xử lý dữ liệu khác nhau bằng cách sử dụng thuật toán máy học và trí tuệ nhân tạo để tạo ra kết quả đầu ra mong muốn. Bước này có thể hơi khác nhau giữa các quá trình tùy thuộc vào nguồn dữ liệu đang được xử lý (hồ dữ liệu, cơ sở dữ liệu trực tuyến, thiết bị được kết nối, v.v.) và mục đích sử dụng của đầu ra.
Bước 5: Xuất dữ liệu đầu ra
Dữ liệu cuối cùng được truyền và hiển thị cho người dùng dưới dạng có thể đọc được như đồ thị, bảng, tệp vectơ, âm thanh, video, tài liệu,… Kết quả đầu ra này có thể được lưu trữ và tiếp tục xử lý trong chu kỳ xử lý dữ liệu tiếp theo.
Bước 6: Lưu trữ dữ liệu
Bước cuối cùng của chu trình xử lý dữ liệu là lưu trữ, nơi dữ liệu và siêu dữ liệu được lưu trữ để sử dụng tiếp. Điều này cho phép truy cập và truy xuất thông tin nhanh chóng bất cứ khi nào cần, và cũng cho phép sử dụng nó làm đầu vào tiếp trong chu trình xử lý dữ liệu tiếp theo.
Các loại xử lý dữ liệu
Có nhiều kiểu xử lý dữ liệu khác nhau dựa trên nguồn dữ liệu và các bước đo đơn vị xử lý thực hiện để tạo ra kết quả đầu ra. Không có phương pháp chung nào có thể được sử dụng để xử lý dữ liệu thô.
| Thể loại | Sử dụng |
| Xử lý hàng loạt | Dữ liệu được thu thập và xử lý theo lô. Được sử dụng cho một lượng lớn dữ liệu.
Vd: hệ thống trả lương |
| Xử lý thời gian thực | Dữ liệu được xử lý trong vòng vài giây khi đầu vào được đưa ra. Được sử dụng cho một lượng nhỏ dữ liệu.
Vd: rút tiền từ ATM |
| Xử lý trực tuyến | Dữ liệu được tự động đưa vào CPU ngay khi có sẵn. Được sử dụng để xử lý dữ liệu liên tục.
Vd: quét mã vạch |
| Đa xử lý | Dữ liệu được chia nhỏ thành các khung và được xử lý bằng hai hoặc nhiều CPU trong một hệ thống máy tính. Còn được gọi là xử lý song song.
Vd: dự báo thời tiết |
| Chia sẻ thời gian | Phân bổ tài nguyên máy tính và dữ liệu trong các khe thời gian cho nhiều người dùng đồng thời. |
Phương pháp xử lý dữ liệu bằng Excel
Excel có thể hỗ trợ xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ lên đến hơn 16,000 cột dữ liệu. Thành thạo các thao tác xử lý dữ liệu là tiền đề để bạn thực hiện các bước tiếp theo một cách thuận lợi hơn. Bạn có thể tham khảo Khóa học Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu của UniTrain để áp dụng hiệu quả vào công việc hằng ngày.
Khóa học giúp bạn:
– Trang bị những tips thao tác nhanh và thủ thuật kiểm soát dữ liệu chặt chẽ.
– Xử lý những lỗi thường gặp trong Excel khi làm việc với dữ liệu thực tế.
– Ứng dụng các giải pháp (hàm/công cụ/add-in) để xử lý dữ liệu nhanh và chính xác.
UniTrain tổng hợp
Xem thêm
Khóa học Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu
Tận dụng Excel trong từng “ngóc ngách” của doanh nghiệp