Các nhà phân tích FP&A thành công thường có 7 thói quen Excel này và nếu bạn đang trên con đường trở thành một nhà phân tích FP&A, đừng bỏ lỡ bài viết bổ ích này!
Sử dụng check-sums
Danh tiếng của bạn được xây dựng qua nhiều năm và có thể bị hủy hoại chỉ trong vài giây. Ví dụ, một bài thuyết trình trước ban giám đốc với số lượng sai có thể gây ảnh hưởng lớn đến sự nghiệp của bạn. Vì vậy, bạn cần có cách kiểm tra công việc của mình trên Excel trước khi nhấn GỬI.
Check-sums là công thức tính toán các kết quả khác nhau và so sánh kết quả đó với những gì được hiển thị trong bảng. Nếu nó không khớp, rất có thể có sự nhầm lẫn ở đâu đó.
Tách biệt đầu vào với đầu ra
Nếu bạn kết hợp các ô có chứa dữ liệu được sao chép từ một nơi khác với các ô có công thức, sai lầm chắc chắn sẽ xảy ra. Giả sử bạn đang đến một deadline trọng và thật bất ngờ – các đối tác kinh doanh của bạn đã đưa ra cho bạn một giả định mới. Để tránh sự cố, bạn nên đặt tất cả các ô đầu vào của mình trong một tab riêng biệt. Bằng cách đó, bạn sẽ giảm thiểu được rủi ro vô tình phá vỡ công thức.
Sử dụng Index/Match hoặc X-lookup thay vì V-lookup
V-lookup có một số nhược điểm lớn. Ví dụ: nếu một cột được thêm vào bảng nguồn của bạn, công thức của bạn có thể hiển thị kết quả sai. Và nó thậm chí sẽ không cung cấp cho bạn một thông báo lỗi! Đó là vì V-lookup là một tham chiếu ô tĩnh. Ngược lại, Index/match và X-lookup là động, vì vậy chúng sẽ tự động điều chỉnh nếu có sự thay đổi trong nguồn.
Tránh các công thức phức tạp
Các mô hình Excel của bạn cần thực hiện được hai điều:
- – Bạn cần có thể thực hiện các thay đổi càng nhanh càng tốt để có thể trả lời các câu hỏi ngay tại chỗ.
- – Cần có người khác đảm nhận khi bạn bị ốm hoặc không thể đáp ứng được.
Nếu bạn có các câu lệnh IF () lồng nhau ở khắp nơi, việc đạt được cả hai mục tiêu trở nên khó khăn hơn. Luôn nghĩ về cách dễ dàng nhất để đạt được kết quả mong muốn. Ví dụ: nhiều cột trợ giúp có thể dễ điều hướng hơn một công thức dài.
Chỉ dựa vào macro khi cần thiết
Ví dụ: macro có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian lớn khi bạn phải tổng hợp nhiều báo cáo và bạn không có hệ thống FP&A hợp lý để dựa vào. Nhưng chúng cũng dễ bị hỏng vì chúng không động. Và chúng rất khó hiểu đối với bất kỳ ai không tham gia tạo ra chúng. Ít người biết cách đọc mã VBA. Vì vậy, hãy cố gắng chỉ sử dụng chúng khi không còn cách nào khác.
Thường xuyên lưu dưới tên mới
Không có gì tệ hơn việc cuối cùng hoàn thành một mô hình Excel lớn chỉ để nhận ra rằng bạn phải mắc sai lầm vài ngày trước. Cách tốt nhất là lưu mô hình dưới một tên mới, bất cứ khi nào bạn thực hiện một bản cập nhật lớn. Bằng cách đó, thật dễ dàng để “khôi phục” phiên bản cuối cùng không có lỗi và lấy nó từ đó.
Các giả định về tài liệu
Ngay cả mô hình Excel tốt nhất cũng thất bại trước thử thách về thời gian nếu không ai hiểu được các giả định đến từ đâu sau một vài tuần. Luôn thêm một tab liệt kê các đầu vào quan trọng nhất (bạn có thể liên kết với chúng) và nêu rõ:
- – Ai là người đưa ra giả định
- – Nó được cập nhật lần cuối khi nào
- – Sự kiện hoặc điểm dữ liệu nào được dựa trên
Nguồn: Christian Wattig
Xem thêm
Cải thiện hiệu suất làm việc với Recommended PivotTables
Top 10 khó khăn khi nhân viên văn phòng học Excel