Có thể nói VLOOKUP – một trong những hàm phân tích dữ liệu đang dễ nhận biết đối với người dùng Excel nhưng chưa chắc là dễ sử dụng và tạo ra kết quả mong muốn một cách mượt mà, trơn tru. Do đó, để giảm được một số lỗi phổ biến trong quá trình thao tác, UniTrain sẽ bật mí cho bạn 6 mẹo viết VLOOKUP tốt hơn nhé!
1. Sử dụng phạm vi được đặt tên
Thông thường, không ai thích VLOOKUP chứa nhiều đơn vị đô la và tham chiếu ô bởi vì khiến người dùng khó đọc được và khó gỡ lỗi. Vì thế, giải pháp tốt hơn đó là sử dụng các phạm vi được đặt tên trong công thức tra cứu.
Ví dụ: =VLOOKUP(valSalesPerson,tblData,3,FALSE) sẽ dễ đọc và dễ hiểu hơn nhiều so với =VLOOKUP(G5,$B$5:$G$17,3,FALSE).
2. Lập bảng hoặc danh sách tham chiếu tuyệt đối
Khi viết công thức tra cứu trong một dải ô, người dùng thông thường viết công thức đầu tiên, rồi kéo và điền. Nếu bạn đã làm theo cách ở trên và sử dụng các phạm vi được đặt tên, thì bạn sẽ thấy cách làm này mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, nếu sử dụng tham chiếu ô, hãy đảm bảo tham chiếu bảng là tuyệt đối. Ví dụ như $B$5:$G$17 thay vì B5:G17.
3. Kiểm tra lỗi
Có thể nói VLOOKUP là một hàm khá là “quyền lực”. Nhưng đôi khi, người dùng sẽ dễ gặp phải lỗi nếu không kiểm tra một cách cẩn thận. Do đó, để xử lý vấn đề này, người dùng nên sử dụng công thức IFERROR().
Công thức: =IFERROR(VLOOKUP(…),”Oops, nothing found!”).
Lưu ý rằng IFERROR là một hàm mới trong Excel 2007. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản 2003 trở về trước, bạn cần sử dụng ISERROR ().
Công thức: =IF(ISERROR(VLOOKUP(…)),”Oops, nothing found!”,VLOOKUP(…))
Nhưng ngược lại, hàm ISERROR() cũng có một số khuyết điểm. Đó là không chỉ dài ngoằn mà đôi khi còn không mang lại hiệu quả cao vì chúng phải tính toán VLOOKUP hai lần. Do đó, một cách khác tốt hơn đó là sử dụng hàm COUNTIF().
Công thức: =IF(COUNTIF(column, value you want to lookup)>0,VLOOKUP(…),”Oops, nothing found!”).
4. Sử dụng 1 và 0 cho đối số cuối cùng
Mặc dù cách này không được khuyến khích, nhưng vẫn có nhiều người làm điều này trong thực tế. Bạn có thể sử dụng 1 và 0 cho đối số cuối cùng trong VLOOKUP để làm cho công thức ngắn hơn.
Công thức: =VLOOKUP(value, range, column #, FALSE) tương tự với công thức =VLOOKUP(value, range, column #, 0). Tương tự vậy, bạn có thể sử dụng 1 cho TRUE.
Ngoài ra, bạn có thể bỏ qua đối số cuối cùng nếu nó là 0, chẳng hạn như: =VLOOKUP(value, range, column #, ). Lưu ý, nếu bạn định sử dụng đối số này, bạn phải đặt dấu phẩy (,) sau số cột nhé.
5. Sử dụng VLOOKUP khi cần thiết
Một số hàm như SUMIF() hay SUMPRODUCT() có thể thay thế cho hàm VLOOKUP().
Ví dụ như công thức =SUMIF(lookup-range, lookup value, return column range) sẽ cho ra cùng giá trị như =VLOOKUP(lookup value, total range, 2, false).
Tương tự, nếu bạn muốn tìm một giá trị có trong danh sách hay không, hãy sử dụng công thức COUNTIF().
Có thể nói một số hàm thay thế như SUMIF không chỉ mang lại hiệu quả công việc cao hơn mà còn không yêu cầu xử lý bất kì lỗi riêng biệt nào. Trong trường hợp, nếu không tìm thấy giá trị, chúng chỉ trả về 0.
Xem thêm
Khai giảng Khóa học Combo Excel for Professionals
Cách sử dụng hàm VLOOKUP nâng cao trong Excel
Download tài liệu: Hàn VLOOKUP nâng cao chỉ trong 1 trang giấy
VLOOKUP tham chiếu kết quả chính xác khi chèn thêm cột, dòng vào bảng dò tìm