Cùng với sự phát triển của các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại, Excel phát triển các chức năng nâng cao nhằm hỗ trợ người dùng trong việc tổ chức, quản lý và xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị thông minh. Nếu không biết cách tổ chức dữ liệu, chúng ta sẽ gặp nhiều khó khăn đôi khi là bế tắc khi không thể thống kê, báo cáo trên dữ liệu đó. Thông qua bài viết này, UniTrain chia sẻ cho bạn bí quyết quản lý dữ liệu của dân trong ngành.
Công cụ quản lý dữ liệu
Cùng với sự phát triển của các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại, Excel phát triển các chức năng nâng cao Business Intelligence bao gồm Power Query, Power Pivot, Pivot Table nhằm hỗ trợ người dùng trong việc tổ chức, quản lý, liên kết dữ liệu và xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị thông minh. Vì Excel rất phổ biến và hầu như ai cũng sử dụng được công với đặc thù công việc phải xử lý nhiều thông tin, thì đây chính là công cụ hiệu quả.
Một số ưu điểm khi quản lý dữ liệu dữ liệu bằng Excel có thể kể đến như:
– Tổ chức dữ liệu từ nhiều nguồn/file khác nhau không sử dụng hàm Vlookup
– Quản lý dữ liệu lớn dễ dàng và tiện lợi ngay trên Excel
– Rút ngắn thời gian chuẩn bị dữ liệu cho các báo cáo bằng các chức năng Business Intelligence của Excel
– Báo cáo được lập và cập nhật kịp thời, nhanh chóng hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng
– Tăng hiệu suất làm việc và tăng độ tin cậy của thông tin.
Một số khó khăn, vấn đề thường gặp khi không quản lý dữ liệu tốt
Khi tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban riêng lẻ trong công ty, bạn sẽ gặp không ít các khó khăn về việc nhập sai, lỗi dữ liệu, khó kiểm soát dữ liệu nhập vào. Thêm vào đó là lượng dữ liệu khá lớn khiến bạn rất khó để quản lý và tổng hợp. Ngoài ra bạn có thể gặp các trường hợp như dữ liệu bị trùng lặp, đặc biệt khi có sự điều chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác. Đôi khi vì tính chất công việc, báo cáo đồi hỏi phải làm theo nhiều cấp nên khá phức tạp, ít nhiều sẽ gây khó dễ cho bạn trong quá trình quản lý và xử lý thông tin.
Những lợi ích đạt được khi quản lý dữ liệu bằng Excel
Excel thể lưu trữ lượng lớn dữ liệu trong sổ làm việc có chứa một hoặc nhiều trang tính. Excel được tối ưu hóa cho việc phân tích và tính toán dữ liệu. Cách tạo file Excel quản lý rất đơn giản và hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tự thiết kế hệ thống quản lý riêng sau khi tìm hiểu để tối ưu được hệ thống quản lý và yêu cầu của doanh nghiệp.
Excel cho phép bạn tạo nhiều file báo cáo với nhiều mục đích khác nhau dựa trên số liệu có sẵn phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Và đây chính là giải pháp này tối ưu với những doanh nghiệp nhỏ, vừa startup, hoạt động kinh doanh đơn giản, ít phức tạp.
Khi nào nên sử dụng Excel để quản lý dữ liệu
Nếu bạn là người đi làm cần xử lý dữ liệu lớn và tổng hợp, phân tích báo cáo không giới hạn ngành nghề. Hoặc bạn là nhà quản lý và phân tích như quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh/sales, quản trị kinh doanh, phân tích tài chính, ngân hàng, kế toán… thì việc quản lý kho dữ liệu khổng lồ bằng excel chính là giải pháp tốt nhất cho bạn trong công việc.
Bạn nên sử dụng công cụ quản lý dữ liệu là Excel để đáp ứng cho yêu cầu công việc khi: công ty, doanh nghiệp thường xuyên chạy các phép tính và so sánh thống kê trên dữ liệu; Bạn có nhu cầu sử dụng báo cáo PivotTable để xem dữ liệu phân cấp được bố trí linh hoạt, gọn nhẹ; Yêu cầu công việc đòi hỏi phải lập kế hoạch tạo biểu đồ thường xuyên và có nhu cầu sử dụng các định dạng biểu đồ mới sẵn có trong Excel, làm nổi bật dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng các biểu tượng định dạng có điều kiện, thanh dữ liệu và thang màu.
Xem thêm
Khóa học Tổ chức và quản lý dữ liệu báo cáo trong Excel
