Bạn có thực sự hiểu về các thành phần chính trong Excel?

• BTV
• Bài viết

Bạn mới sử dụng Excel và không hiểu mục đích của các thành phần xuất hiện trên màn hình. Hay bạn đã quen với các bảng tính nhưng chưa hiểu rõ về giao diện và các chức năng bảng tính? Dưới đây là Hướng dẫn cơ bản về các thành phần trong bảng tính Excel.

Khi mở Excel với một trang tính trống, bạn sẽ nhìn thấy giao diện như dưới đây.

Trên đầu màn hình là các dải ribbon chứa tất cả các lệnh, công thức và tính năng mà bạn sẽ cần để tạo các bảng tính dữ liệu phức tạp. Phần chính của màn hình là trang tính, nơi bạn sẽ nhập, chỉnh sửa và phân tích dữ liệu của mình.

Cụ thể hơn, Excel bao gồm các thành phần như bên dưới.

Ô là nền tảng của Excel (Cell)

Ô là các hộp hình chữ nhật nằm ở trung tâm của trang tính. Các ô chứa nhãn, dữ liệu và công thức. Để làm cho dữ liệu trang tính nổi bật, các ô có thể được định dạng để thay đổi văn bản hoặc thêm màu. Ô cũng có thể chứa biểu đồ và hình ảnh giải thích dữ liệu.

Một số lưu ý quan trọng cần biết về ô:

– Dữ liệu được nhập vào trang tính được lưu trữ trong một ô. Mỗi ô chỉ chứa một phần dữ liệu tại một thời điểm.
– Một ô là giao điểm của một cột dọc và một hàng ngang.
– Mỗi ô trong trang tính được xác định bằng tham chiếu ô, là sự kết hợp của các chữ cái và số, chẳng hạn như A1, F456 hoặc AA34.

Ô hiện hành (Active Cell)

Ô hiện hành được nhận dạng bởi đường viền màu xanh lục. Dữ liệu luôn được nhập vào ô hoạt động. Các ô khác sẽ được kích hoạt khi bạn chọn chúng.

Có một nhiều cách để chọn ô tùy thuộc vào thiết bị bạn sử dụng và sở thích của bạn:

– Bấm vào một ô bằng chuột.
– Nhấn vào một ô bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng 
– Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển đến ô.

Cột (Column)

Các cột chạy theo chiều dọc trên trang tính và mỗi cột được xác định bằng một ký tự trong tiêu đề cột như A, B, C và D.

Thanh công thức (Formula Bar)

Thanh công thức nằm phía trên trang tính và hiển thị nội dung của ô hiện hành. Thanh công thức cũng được sử dụng để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu và công thức.

Hộp tên (Name Box)

Hộp tên nằm ở bên trái của Thanh công thức. Hộp tên hiển thị tham chiếu ô hoặc tên của ô hiện hành. 

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

Thanh công cụ truy nhập nhanh thêm các lệnh thường dùng vào đầu màn hình Excel. Làm cho công việc của bạn diễn ra nhanh hơn bằng cách thêm các lệnh vào Thanh công cụ truy nhập nhanh thay vì tìm kiếm qua các tab để tìm những gì bạn cần. Để tìm các lệnh được sử dụng thường xuyên này, hãy chọn mũi tên xuống Customize Quick Access Toolbar.

Ribbon

Ribbon là tập hợp các nút và biểu tượng nằm phía trên trang tính. Khi nhấp vào, các nút và biểu tượng này sẽ kích hoạt các tính năng khác nhau. Được ra mắt lần đầu trong Excel 2007, ribbon đã thay thế các menu và thanh công cụ được tìm thấy trong Excel 2003 và các phiên bản trước đó.

Các tab Ribbon

Các tab Ribbon là một phần của menu Ribbon chứa các liên kết đến các tính năng khác nhau của Excel. Mỗi tab như Home, Page Layout, Data,… chứa những tính năng và tùy chọn liên quan được kích hoạt bằng cách nhấp vào biểu tượng thích hợp.

Tab File

Tab File đã được giới thiệu trong Excel 2010, thay thế cho Nút Office của Excel 2007 và nó hoạt động khác biệt so với các tab khác. Thay vì hiển thị các tùy chọn trên dải băng ngang, tab File sẽ mở ra một màn hình khác.

Tab File này bao gồm:

– Các mục liên quan đến quản lý tệp và tài liệu, chẳng hạn như mở tệp trang tính mới, lưu và in.
– Mục tùy chọn thay đổi giao diện của Excel. Từ đây, bạn sẽ chọn các phần tử màn hình để hiển thị, chẳng hạn như thanh cuộn và đường lưới. Nó cũng chứa các tùy chọn kích hoạt một số cài đặt như tự động tính toán lại các tệp trang tính và chọn ngôn ngữ nào sẽ sử dụng để kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

Hàng (Row)

Các hàng chạy theo chiều ngang trong một trang tính và được xác định bằng một số trong tiêu đề hàng. 

Tab trang tính

Sổ làm việc Excel mới sẽ mở bằng một trang tính. Một sổ làm việc có thể chứa nhiều trang tính. Mỗi trang tính có một tab riêng ở cuối màn hình. Tab Trang tính hiển thị tên của trang tính, chẳng hạn như Sheet1, Sheet2.

Dưới đây là một số mẹo khi làm việc với trang tính:

– Để thêm trang tính vào sổ làm việc Excel để giữ các tập dữ liệu riêng biệt, chọn New Sheet bên cạnh các tab Trang tính. Nếu bạn thích phím tắt hơn thì nhấn Shift + F11 hoặc Alt + Shift + F1 để thêm trang tính mới vào bên trái trang tính đã chọn.
– Đổi tên trang tính hoặc thay đổi màu tab để theo dõi dữ liệu trong các tệp bảng tính lớn dễ dàng hơn.
– Để chuyển đổi giữa các trang tính để tìm dữ liệu bạn cần, nhấn trực tiếp vào tab của trang tính mà bạn muốn truy cập. Nếu bạn thích sử dụng phím tắt, hãy nhấn Ctrl + PgUp hoặc Ctrl + PgDn để thay đổi giữa các trang tính.

Thanh trạng thái (Status Bar)

Thanh trạng thái, chạy theo chiều ngang cuối màn hình. Nó có thể được tùy chỉnh để hiển thị một số tùy chọn như thông tin về trang tính hiện tại, dữ liệu trang tính và bàn phím. Thông tin bàn phím bao gồm các phím Caps Lock, Scroll Lock và Num Lock được bật hay tắt.

Thanh trượt thu phóng

Nằm ở góc dưới cùng bên phải của màn hình Excel. Thanh trượt thu phóng thay đổi độ phóng đại của trang tính khi bạn kéo hộp thanh trượt qua lại hoặc chọn thu nhỏ hoặc phóng to ở một trong hai đầu của thanh trượt.

Trên đây là những thành phần cơ bản tạo nên một sổ làm việc Excel thường dùng. Hiểu rõ các thành phần trên sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn nhiều.

UniTrain lược dịch

Xem thêm
Hướng dẫn Enable Macro trong Excel

Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong Windows 10