Có rất nhiều vị trí công việc cần đến kỹ năng Excel nâng cao. Vì vậy, nhiều cuộc phỏng vấn có thể bao gồm các câu hỏi phỏng vấn Excel. Những câu hỏi này tạo cơ hội để bạn thể hiện năng lực kỹ thuật và tư duy toán học của bạn. Cùng tìm hiểu về cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn Excel trước cuộc phỏng vấn tiếp theo nhé.
Có nhiều hàm quan trọng trong Excel và bạn nên chuẩn bị để trả lời các câu hỏi kỹ thuật về Excel so với các hàm hành vi. Bạn nên cố gắng trả lời câu hỏi phỏng vấn Excel bằng kinh nghiệm cá nhân. Cách tốt nhất là sử dụng phương pháp STAR để trả lời phỏng vấn.
– Situation (tình huống): Mô tả một tình huống thử thách có liên quan đến câu hỏi.
– Task (nhiệm vụ): Giải thích vai trò của bạn trong giải pháp, thể hiện các nhiệm vụ bạn đã triển khai để hoàn thành nó.
– Action (hành động): Bạn chịu trách nhiệm cho hành động nào?
– Resolution (giải pháp): Làm thế nào giải pháp của bạn dẫn đến kết quả tốt?
Những câu hỏi phỏng vấn phổ biến về Excel và cách trả lời
Định dạng dữ liệu phổ biến trong Excel là gì? Chúng được sử dụng như thế nào?
Đây là loại câu hỏi cơ bản, được cấu trúc để thu thập sự hiểu biết và kiến thức cơ bản của bạn về phần mềm.
Các câu hỏi tương tự như:
“Một số công thức phổ biến bạn đã sử dụng là gì?”
“$ được sử dụng như thế nào trong Excel?”
Gợi ý trả lời: “Định dạng Excel thường dùng đầu tiên là định dạng số, có thể ở dạng thập phân hoặc giá trị làm tròn. Sau đó có định dạng theo tỷ lệ phần trăm cho số trong một phần của tổng thể. Ngoài ra còn nhiều cách định dạng ngày tuỳ thuộc vào vùng miền để lựa chọn cho phù hợp. Cuối cùng, chuỗi văn bản cũng có thể được xem là một định dạng dữ liệu.”
Thứ tự của các hoạt động được sử dụng trong công thức Excel là gì?
Đây là một câu hỏi khác được thiết kế để kiểm tra kiến thức nền tảng của bạn về Excel, nhưng nó cũng thách thức tư duy toán học của bạn. Bạn có thể trả lời một cách đơn giản, thể hiện chính xác thứ tự của các hoạt động.
Những loại câu hỏi này nhằm chỉ kiến thức kỹ thuật vững chắc và đảm bảo bạn có các kỹ năng tư duy phản biện cần thiết để phân tích được câu trả lời.
Gợi ý trả lời: “Các công thức Excel tuân theo PEMDAS. Từ này là viết tắt của Dấu ngoặc đơn (Parenthesis), Số mũ (Exponents), Phép nhân (Multiplication), Phép chia (Division), Phép cộng (Addition) và Phép trừ (Subtraction)”.
Hãy giải thích hàm VLOOKUP bằng thuật ngữ thông dụng
Khi bạn được yêu cầu giải thích một khái niệm toán học một cách dễ hiểu, bạn cần làm cho hàm đơn giản để ai cũng có thể hiểu được, ngay cả khi họ chưa có kinh nghiệm trước đó về nó. Câu hỏi này cũng tạo cơ hội đưa kinh nghiệm cá nhân vào phần giải thích của bạn để chứng minh thêm sự quen thuộc của bạn với khái niệm này.
Gợi ý trả lời: “VLOOKUP là một hàm phổ biến của Excel cho phép tổng hợp dữ liệu trên các tập hợp và trang tính vào một nơi mà ta có thể sử dụng để vẽ các thông tin chi tiết cụ thể.
Các thành phần của một VLOOKUP là ‘lookup_value’ xác định những gì bạn đang tìm kiếm; ‘table_array’ là nơi dữ liệu tồn tại; (col_index_num) chỉ ra số cột cụ thể của dữ liệu trong bảng; yêu cầu trả về kết quả gần đúng hoặc chính xác hay không.
Theo kinh nghiệm của tôi với tư cách là một nhân viên kế toán, tôi đã làm việc trong Excel để duy trì sổ cái (Ledger) kỹ thuật số. Hàng quý, tôi được giao nhiệm vụ xem qua tất cả dữ liệu bán hàng chung và tách doanh số bán hàng theo mã giao dịch.
Với hàm VLOOKUP, tôi đã có thể thực hiện việc này suôn sẻ và hiệu quả hơn. Tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian để có thể sắp xếp dữ liệu bán hàng theo một số cách khác nhau để vượt yêu cầu ban đầu của tôi, cung cấp những hiểu biết quan trọng khác cho ban quản lý.”
Một số hạn chế của hàm VLOOKUP là gì?
Câu hỏi này giúp bạn thể hiện tư duy phản biện, một kỹ năng mềm quan trọng trong một số vị trí phân tích. Đưa ra những hạn chế cho thấy rằng bạn không chỉ hiểu rõ về chức năng mà còn có kỹ năng lập luận để mô tả những hạn chế của nó.
Gợi ý trả lời: “Hạn chế chính của hàm VLOOKUP là hàm rất dễ mắc lỗi. Bất kỳ sự chuyển đổi cột nào nhằm thêm dữ liệu mới đều ảnh hưởng đến số chỉ mục cột và khiến công thức bị lỗi và bạn cần nhập lại công thức thủ công.”
Bạn sử dụng Pivot table như thế nào?
Cốt lõi của câu hỏi này là về sự quen thuộc của bạn với chủ đề, vì vậy bạn nên kể về cách bạn đã sử dụng nó trong quá khứ. Câu hỏi này cho phép bạn giải thích khả năng tháo vát của mình với Excel và xác nhận hiểu biết của bạn về phương pháp phổ biến này.
Gợi ý trả lời: “Pivot table là một công cụ cần thiết để tóm tắt, tổng hợp, tổ chức lại, sắp xếp, nhóm, đếm, tính trung bình hoặc tính toán dữ liệu được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu. Tôi đã sử dụng bảng tổng hợp để so sánh các mô hình mua sắm theo mùa cho các khách hàng bán lẻ của mình.
Ví dụ: Tập đoàn Belcher muốn biết thương hiệu nào của họ bán được nhiều hàng nhất trong mùa hè. Họ có một chiến dịch tựu trường kéo dài từ tháng 7 đến tháng 8 và họ yêu cầu tôi xác định thương hiệu nào hoạt động tốt nhất.
Tôi đã lập trình một bảng tổng hợp trong đó Cột A hiển thị các thương hiệu và Hàng 1 chú thích các tháng tháng Bảy và tháng Tám. Trong phần nội dung của bảng, tôi đã lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh số trên mỗi thương hiệu, mỗi tháng. Bằng cách sử dụng thông tin này, Tập đoàn Belcher có thể biết được công ty con nào hoạt động tốt nhất. “
Bảng tính là gì?
Vì không phải tất cả các vị trí được yêu cầu sử dụng bảng tính đều là kỹ thuật, một số vị trí có thể là tài chính hoặc hành chính. Một câu hỏi như thế này cho phép bạn thể hiện năng lực kỹ thuật trong một câu trả lời ngắn.
Gợi ý trả lời: “Bảng tính là một sổ cái kỹ thuật số để lưu trữ các giá trị. Nó chứa các hàng và cột tạo nên các ô để chứa thông tin”.
Các chức năng phổ biến của Microsoft Excel là gì?
Có một số cách để sử dụng Excel và vô số cách nó có thể áp dụng cho vị trí mà bạn đang phỏng vấn. Trình bày sự hiểu biết về các hàm Excel cơ bản và cung cấp thông tin chi tiết về các hàm mà bạn đã quen thuộc sẽ ghi điểm đối với nhà tuyển dụng.
Gợi ý trả lời: “Các hàm phổ biến được sử dụng trong Excel là các hàm toán học như SUM và DEGREE, các hàm logic như TRUE hoặc FALSE, các hàm ngày và giờ, khớp chỉ mục và Pivot table.”
Ribbon trong Excel là gì?
Trả lời câu hỏi này thể hiện kiến thức thực tế về cách làm việc trong Excel và sử dụng các công cụ và tài nguyên có sẵn.
Gợi ý trả lời: “Ribbon chứa thanh công cụ Excel và hiển thị các mục có thể sử dụng được trong Excel. Nó có thể được bật tắt bằng CTRL + F1.”
Macro Excel là gì?
Đối với những người sử dụng Excel theo cách nhất quán và lặp đi lặp lại, việc hiểu và tạo macro có thể sẽ rất cần thiết đối với vị trí này. Để trả lời câu hỏi này, hãy chứng minh rằng bạn hiểu mục đích của macro.
Gợi ý trả lời: “Macro cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ lặp lại đơn giản. Macro có thể được viết để ghi lại và sử dụng khi cần thiết ”.
Biểu đồ trong Excel là gì và chúng được sử dụng như thế nào?
Để trả lời câu hỏi này, điều quan trọng là bạn phải chứng minh bạn hiểu cách sử dụng biểu đồ.
Gợi ý trả lời: “Biểu đồ là biểu diễn dữ liệu bằng đồ hoạ trong Excel. Chúng hiển thị thông tin chi tiết về dữ liệu, như mối quan hệ và xu hướng, một cách dễ sử dụng và dễ hiểu.”
Kể tên hai ngôn ngữ Macro trong Excel.
Loại câu hỏi chuyển tiếp này yêu cầu một câu trả lời nhanh thể hiện kiến thức của bạn về khía cạnh kỹ thuật cấp cao hơn của Excel: Ngôn ngữ macro.
Gợi ý trả lời: “VBA là ngôn ngữ Macro được sử dụng phổ biến nhất trong Excel hiện nay. Tuy nhiên, các phiên bản Excel trước sử dụng XLM.”
Làm cách nào để bạn khóa một trang tính để ngăn mọi người chỉnh sửa nó?
Để thể hiện sự hiểu biết, hãy cung cấp một lời giải thích đơn giản về cách hoàn thành quá trình này.
Gợi ý trả lời: Có một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng thanh menu. Vào Review, chọn Protect Sheet và nhập mật khẩu.”
Trên đây là những câu hỏi phỏng vấn phổ biến về Excel. Hãy chuẩn bị thật tốt để thực hiện tốt buổi phỏng vấn nhé.
UniTrain lược dịch
Xem thêm
Thuyết phục nhà tuyển dụng với 4 mẫu giới thiệu bản thân trong CV
Vẽ “bức tranh CV” bằng những từ ngữ hấp dẫn
Khóa học Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu