Microsoft Excel mặc dù đã khá phổ biến đối với các tổ chức và người dùng, nhưng không phải ai cũng biết cách làm việc với Excel hiệu quả và năng suất. Cùng UniTrain tham khảo 10 cách dưới đây để có thể tiết kiệm thời gian làm việc, trở thành một người dùng Excel thông minh.
Cách 1: Làm quen với các phím tắt
Nắm được các phím tắt cơ bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm nguy cơ mắc lỗi do sử dụng chuột. Một số phím tắt cần thiết bao gồm Ctrl+S: lưu, Ctrl+C: sao chép và Ctrl+V: dán.
Một số phím tắt nâng cao: Alt+F1 để tạo biểu đồ hoặc F9 để tính toán lại trang tính (Sheet). Học cách sử dụng các phím tắt này sẽ giúp bạn nhanh chóng thành thạo Excel.
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt thông dụng trong Excel
Cách 2: Tìm hiểu các hàm và công thức nâng cao
Các hàm và công thức của Excel là những công cụ mạnh mẽ và linh hoạt để phân tích dữ liệu. Chúng cho phép người dùng nhanh chóng tính toán các phương trình phức tạp, thao tác với lượng lớn thông tin và phân tích xu hướng trong dữ liệu. Bên cạnh việc biết cách sử dụng các công thức cơ bản như SUM hoặc AVERAGE, việc thành thạo các hàm phức tạp như Vlookup và IF sẽ nâng năng suất Excel lên một tầm cao mới.
Xem thêm: Tổng hợp các hàm Excel thường dùng nhất
Cách 3: Hợp lý hóa mục nhập dữ liệu với Autofill
Autofill là một công cụ Excel tiện dụng, cho phép điền dữ liệu vào các ô bằng cách sử dụng tính năng kéo và thả. Để làm được điều này, người dùng nhập thông tin vào một ô và sau đó kéo chọn vùng dữ liệu sẽ thấy Autofill Handle xuất hiện, giữ Autofill Handle, kéo đến các ô khác rồi thả ra và Excel sẽ tự động điền các giá trị tiếp theo.
Autofill cũng có thể được sử dụng để điền công thức, vì vậy không cần phải nhập chúng theo cách thủ công.
Xem thêm: Cách áp dụng công thức cho toàn bộ cột trong Excel
Cách 4: Sử dụng tính năng Filtering nâng cao
Filter là một cách xem và phân tích dữ liệu trong Excel nhanh chóng. Filter cho phép chỉ hiển thị thông tin phù hợp với tiêu chí cụ thể mà không cần phải cuộn qua các hàng và cột dữ liệu. Filter có thể lọc theo từng cột một, trong khi Filtering nâng cao cho phép bạn lọc dữ liệu trên nhiều cột.
Xem thêm: Mẹo lọc nhanh dữ liệu trong Excel bằng công cụ Filter
Cách 5: Sử dụng Data Validation để đảm bảo độ chính xác
Data Validation giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin trong bảng tính. Nó cho phép chúng ta chỉ định các tiêu chí cụ thể cho dữ liệu nào sẽ được nhập vào một ô cụ thể. Ví dụ: có thể sử dụng Data Validation để giới hạn đầu vào của người dùng trong một ô bằng cách thiết lập để nó chỉ chấp nhận các số từ 1 đến 10.
Ngoài ra, có thể sử dụng Data Validation để tạo menu thả xuống với các tùy chọn được đặt trước để người dùng lựa chọn, giảm nguy cơ mắc lỗi chính tả hoặc các lỗi ngẫu nhiên khác. Bằng cách sử dụng tính năng này, người dùng có thể tiết kiệm thời gian, tránh phải kiểm tra độ chính xác của từng ô theo cách thủ công.
Xem thêm: Data Validation động – Tạo danh sách chọn giới hạn
Cách 6: Tự động hóa các tác vụ bằng Macro
Macro có chức năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel. Macro về cơ bản là một tập hợp các hướng dẫn được ghi lại và lưu, sau đó sử dụng chúng bất cứ khi nào cần thực hiện lại cùng một tác vụ: như sao chép thông tin từ trang tính này sang trang tính khác, định dạng lại ô, hoặc đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn…
Khi macro được ghi lại, nó có thể được sử dụng chỉ bằng một cú nhấp chuột và sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và công sức về lâu dài.
Xem thêm: Các Macro Excel và mẹo hữu ích tiết kiệm thời gian
Cách 7: Tận dụng các Lookup Tables
Lookup Tables hay được sử dụng để so sánh và phân tích dữ liệu trong Excel. Tính năng này cho phép tìm kiếm thông tin cụ thể trong một bảng bằng cách sử dụng một hoặc nhiều tiêu chí. Với các Lookup Tables, chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến dữ liệu của mình mà không cần phải cuộn qua tất cả các bản ghi theo cách thủ công.
Ngoài ra, Lookup Tables cũng dùng để so sánh dữ liệu từ các nguồn khác nhau và theo dõi thông tin thay đổi theo thời gian.
Cách 8: Tạo biểu đồ và đồ thị
Biểu đồ và đồ thị là một cách tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu trong Excel. Nhờ đó, người dùng nhanh chóng xác định các xu hướng và thông tin chi tiết quan trọng khác từ dữ liệu. Với biểu đồ và đồ thị, chúng ta có thể dễ dàng so sánh các giá trị theo thời gian hoặc giữa các nhóm dữ liệu khác nhau.
Để tạo biểu đồ và đồ thị trên Excel, có thể chọn bất kỳ phạm vi dữ liệu nào muốn đưa vào, sau đó chọn loại biểu đồ hoặc đồ thị muốn tạo.
Xem thêm: Các loại biểu đồ thông dụng trong Excel
Cách 9: Tận dụng sức mạnh của PivotTable
PivotTable là một công cụ vô cùng mạnh mẽ trong Excel có thể được sử dụng để phân tích và tóm tắt lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng. Tính năng này cho phép chọn bao gồm cột và hàng, cũng như phép tính nào bạn muốn thực hiện trên dữ liệu. Sau đó có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của cùng một dữ liệu để hiểu rõ hơn và phát hiện xu hướng.
PivotTable cũng rất phù hợp để tạo báo cáo tóm tắt vì nó dễ dàng nhóm các dữ liệu có liên quan lại với nhau, lọc các giá trị và tạo tổng. Bằng cách tận dụng sức mạnh của PivotTable, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng khi phân tích các tập dữ liệu lớn.
Xem thêm: Tạo Pivot Table từ dữ liệu ở file Excel khác
Cách 10: Tận dụng tài nguyên trực tuyến
Có vô số hướng dẫn, video và bài viết có thể giúp chúng ta tìm hiểu về các tính năng và chức năng của Excel. Qua đó, người dùng cũng có thể cập nhật các công cụ và kỹ thuật mới nhất. Ngoài ra, có nhiều diễn đàn trực tuyến cho phép người dùng đặt câu hỏi và nhận sự trợ giúp từ những người dùng Excel khác.
Tóm lại, Excel là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu, tạo báo cáo và tự động hóa các tác vụ. Bằng cách tận dụng các mẹo trên, bạn có thể tận dụng tối đa dữ liệu của mình và nhanh chóng trở thành người sử dụng thành thạo Excel.
Bên cạnh đó, để có thể thực sự hiểu và cập nhật nhiều hơn những tính năng của Excel, bạn có thể tham khảo các khóa học tại UniTrain như: Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu để trang bị những tips thao tác nhanh và thủ thuật kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, hay Combo khóa học Excel for professionals gồm 4 khóa học kỹ năng toàn diện: Ứng dụng Excel trong xử lý dữ liệu, Ứng dụng Excel trong quản lý dữ liệu, Ứng dụng VBA trong Excel, Ứng dụng Dashboard reporting trong Excel. Với lộ trình học được thiết kế rõ ràng, giảng viên là các chuyên gia trong ngành kiểm toán, tài chính, kế toán và phân tích dữ liệu, có nhiều năm kinh nghiệm quản lý, tư vấn và giảng dạy.
Bất kỳ ai cũng có thể trở nên thành thạo Excel và tận dụng hết tiềm năng của nó để đạt hiệu quả, năng suất cao và tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc. Vì vậy, hãy bắt đầu thực hiện các mẹo này và xem năng suất của bạn tăng vọt với Excel nhé!
Xem thêm