Excel là công cụ không thể thiếu với “giới kinh doanh” dùng để nhập, thao tác và phân tích dữ liệu. Đặc biệt, đây được xem một trong những công cụ tốt nhất để tạo biểu đồ báo cáo.
Tuy nhiên, với đa dạng các loại biểu đồ trong Excel như: biểu đồ tròn, cột, bảng, thác nước, phân tán,… đã khiến người dùng phân vân không biết nên dùng loại nào để trình bày dữ liệu. Do đó, trong bài viết này, hãy cùng UniTrain khám phá cách sử dụng các biểu đồ được sử dụng cho từng trường hợp nhé.
Xu hướng theo thời gian trong Excel
Đối với tập dữ liệu gồm thời gian và số liệu (như hình dưới), người dùng sẽ thường theo dõi xu hướng về một số lượng cụ thể theo thời gian. Ví dụ như doanh số bán hàng trong một năm.
Để tìm các biểu đồ mà Excel đề xuất cho dữ liệu này, hãy thao tác:
Bước 1: Chèn dữ liệu vào một trang tính Excel.
Bước 2: Chọn dữ liệu > chọn Insert trên thanh công cụ > Recommended Charts.
Đối với tập dữ liệu này, Excel thường đề xuất các loại biểu đồ đường, hình tròn và vùng.
Theo nguyên tắc chung, nếu bạn muốn hiển thị xu hướng theo thời gian, hãy sử dụng biểu đồ đường.
Xu hướng theo thời gian trong nhiều số liệu
Đối với tập dữ liệu gồm thời gian và một số dữ liệu khác (như hình dưới), người dùng có xu hướng theo dõi các thay đổi về số lượng theo thời gian (ví dụ: nhịp tim, huyết áp, v.v. trong một giờ).
Với tập dữ liệu này, Excel đề xuất nhiều tùy chọn khác nhau, bao gồm biểu đồ bong bóng, thanh xếp chồng và biểu đồ vùng xếp chồng.
So sánh các danh mục trên một số liệu
Đối với tập dữ liệu gồm các danh mục và số liệu (như hình dưới), người dùng có xu hướng đánh giá mức độ so sánh giữa các danh mục khác nhau đối với một số liệu nhất định (ví dụ: phiếu bầu của các ứng cử viên khác nhau).
Với tập dữ liệu này, biểu đồ cột, hình tròn và thanh sẽ là lựa chọn phù hợp để bạn trực quan hóa dữ liệu.
Theo nguyên tắc chung, nếu người dùng cần so sánh các danh mục, hãy sử dụng biểu đồ thanh bởi loại biểu đồ này sẽ giúp người dùng dễ dàng so sánh dữ liệu.
Mặc dù biểu đồ cột cũng có thể phù hợp với tập dữ liệu này, nhưng cách tốt nhất là sử dụng biểu đồ cột nếu trục X nằm ngang biểu thị thời gian. Điều này là do người đọc đã quen với việc nhất quán cách biểu thị thời gian theo chiều ngang từ trái sang phải và biểu thị các danh mục theo chiều dọc từ trên xuống dưới. Nhờ đó, người dùng có thể tiếp thu hình ảnh trực quan nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều.
So sánh các danh mục cho các bộ phận của tổng thể
Đối với tập dữ liệu gồm các danh mục và tỷ lệ phần trăm (như hình dưới), người dùng sẽ có xu hướng đánh giá mức độ so sánh giữa các danh mục khác nhau đối với một chỉ số nhất định trong một phần của tổng thể lớn hơn (ví dụ: phần trăm số người đồng ý/không đồng ý trong một cuộc khảo sát).
Với tập dữ liệu này, Excel sẽ gợi ý bạn sử dụng biểu đồ cột, tròn, và thanh.
Tóm lại, Excel có rất nhiều tập dữ liệu và loại biểu đồ khác nhau. Trong bài viết này, UniTrain gợi ý một số loại biểu đồ được sử dụng nhiều nhất cho công việc:
1. Nếu bạn cần thể hiện xu hướng theo thời gian (đối với một hoặc nhiều chỉ số) thì sử dụng biểu đồ đường.
2. Nếu bạn cần so sánh các danh mục (trên một số liệu hoặc cho các phần của tổng thể) thì sử dụng biểu đồ thanh.
Xem thêm
Khóa học Dashboard Reporting trong Excel
Khóa học Combo Excel for Analysts
10 phím tắt và thủ thuật giúp tiết kiệm thời gian trong Excel
Lưu ngay những chức năng Excel mới nhất 2022
Sự khác biệt giữa COUNT và COUNTA trong Excel